对偏远地区档案信息化发展建设及管理应用的几点认识

[摘 要]本文介绍了档案信息化建设与应用的一些工作，以及档案信息化与塔里木河流域水利水管工作同步进行以提高档案利用率的一些做法。

[关键词]档案；信息化；利用率；对策

计算机和网络的产生将我们带入网络时代。档案信息化是档案部门运用现代化信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用的一个必然发展趋势，它把分散的信息资源以信息化的形式储存，以标准化的方法管理，以网络化的方式连接，从而提高资源的利用率，实现资源共享。

一、档案信息化的概念

档案信息化是指在各级档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。档案信息化建设是信息化建设的一个组成部分，它直接带来档案管理模式的革命便从以档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息为主要形式对社会提供服务为重心的转变。

档案信息化建设的内涵。①档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用。②档案信息化建设的阶段性目标是提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架。③在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法。如档案部门的职能与档案工作体制的变化问题、档案职业走向问题、电子文件管理系统问题、电子档案鉴定问题、数字档案馆问题等。④档案信息化建设的最终目标是实现社会公众满意的档案信息社会化服务。其目标是在建立良好信息基础设施的前提下，逐步实现档案信息公开，以提高档案信息利用率。

二、档案信息化必要性、重要性以及主要任务

随着计算机技术的飞速发展及逐步推广应用，对档案进行信息化管理的条件也已日趋成熟，档案管理信息化已成为发展的必然趋势。

（一）必要性

1.档案信息化管理不但能减少档案管理人员手工操作的错误，同时也能提升档案管理人员对其管理的各类档案案卷属性的掌握度与认知度；

2.档案信息化管理可以提高档案管理人员为客户服务的效率，从而提高客户的满意度；

3.档案信息化管理可以增加信息存储量，合理利用馆藏空间，大大减少不必要的空间浪费；

4.档案信息化管理系统的建立，可以让机关内部员工自行查询所需信息，并且能和档案管理人员及时沟通、联系，提高本单位的工作效率。

（二）重要性

1、档案信息化，可改善档案管理工作。

2、档案信息化，可用翔实的档案信息支持决策和管理。

3、档案信息化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。

4、档案信息化，可避免出现“时空黑洞”。

5、档案信息化，可拓展档案工作的服务领域。

（三）主要任务

1、以研制和指引电子文件归档管理的标准为重点，加快档案信息资源管理标准规范的制定和推行。

2、以档案部门的内网、外网，党政机关专网的建设为重点，加强档案信息化的软硬件基础设施建设。

3、学习引进先进地区档案信息管理系统，加强偏远地区档案管理应用系统的建设。

4、以馆藏档案的数字化为基础，以电子文件的归档管理为重点，加强档案信息资源的建设。

5、以档案专业人才，计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，加强档案信息资源管理专门人才队伍建设。

三、偏远地区档案信息化建设中存在的问题

1、档案信息化建设中缺少规划。2、偏远地区数字档案资源短缺且结构不合理。3、受到经济发展和基础建设等制约，偏远地区档案信息化的重要地位与作用还未充分显示出来。档案信息化在偏远地区各项建设过程中的作用不够突出。4、档案信息化人才匮乏。5、偏远地区档案信息化规范管理体系不够健全。6、偏远地区档案信息化建设具有明显的自发性、分散性特点。

四、针对档案信息化的几点认识与看法

1.档案信息化包含宏观、中观、微观三个层面的内容。宏观层主要应由各地区人民政府相关部门承担，主要研究制定各地区对于档案信息化建设的基本政策，如档案信息化建设的目标定位、方针原则、发展规划、工作体制、法律框架等，使档案信息化建设明确基本走向和获得基本保障；中观层主要由各地区信息建设管理相关厅、局承担，主要研究制定档案信息化建设具体实施的制度，形成科学、配套、使用的制度体系，如档案信息化建设中相关方面的管理制度、管理程序、技术标准，为档案信息化建设提供适当的技术环境支持；各地区信息管理具体应用单位及各单位档案部门承担微观层，主要研究解决档案信息化建设具体实施的项目与措施保障问题，包括重要项目规划、项目实施中的管理措施和技术措施，立项项目主要涉及的电子文件管理系统和电子档案资源建设，如“电子文件管理系统功能需求规范建设”、“数字档案建设布局和计划”，微观层的作用主要是推动档案信息化建设技术应用不断加快、全面实施和走向成熟。

2.档案信息化组织原则和方法。将档案信息化建设提升为各地区统筹发展战略目标，目的是要改变各自为政的分散现状，加强政府和各具体实施单位层面的统筹、规划、研究和推广，大力提高档案信息化工作的组织程度，整合各类社会组织、机构的工作优势和资源，自上而下地有序推进工作发展。

3.档案信息化建设必须与社会的信息需求相协调。作为档案职业生存发展依据的社会档案需求，是档案信息化建设的推动力。档案信息化建设是社会对档案信息需求不断发展的结果。近年来，随着我国政治经济体制的改革和科技文化的快速发展，社会对档案信息的利用发生了新的变化。因此，与社会信息需求相协调，理应成为档案信息化建设中应该注意的一个问题。设定档案信息化建设中目标、方案时，必须立足于社会的档案信息需求，关注这种需求的变化态势。因此，其规划建设必须立足于信息技术的现状与发展，与信息技术的发展态势相协调。在设计档案信息网络的体系结构、选择网络的软硬环境、确定相关的技术标准时，一方面，应尽可能采用已成熟的信息技术及其成果，确保其可行性和可靠性；另一方面，要考虑信息技术的发展，使档案信息网络系统在技术上具有先进性、前瞻性和可扩展性。

4、档案信息化建设必须注意前瞻性与安全性。现代信息技术和社会信息需求都处在不断发展变化之中，因此，设计建设档案信息网络时，必须充分考虑这种需求与技术的变化，在立足现实的基础上把握未来发展，尤其是信息技术的发展，注意技术标准的更新。安全性是发挥档案信息网络功能的前提条件。信息网络在带来数据共享等优越性的同时，也相应地带来档案信息利用方面的安全性问题，档案信息化建设的安全性原则是一项综合性的系统工程，信息网络的基础设施建设、上网档案信息的准备、网上档案信息管理服务及网络环境的维护等各个环节安全问题都密切相关。

五、档案信息化建设需注重档案信息化资源建设

档案信息化资源包括数字信息数据的构成形式和来源两个方面。数字信息数据的构成形式主要有文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件及其他文件。数字信息数据的来源和采集范围包括以下方面：

1、通过多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、网络技术等手段，将现存各种载体档案进行数字化处理，并整合到相应的档案信息数据库中。

2、收集和接收各种形式的电子文件。有两种形式：①网络在线移交接收，②介质移交接收。

3、采集各种具有档案性质的政府和行业信息及专题资源库，主要途径有：①通过网络在线采集网络上现有的各种信息资源库的信息，如国土信息资源库、人口统计数据库等；②根据社会需求，采购一些全文光盘数据库补充数字档案馆数字资源建设不足，如《中国科技文献数据库》等。

4、互联网上其他具有档案价值的信息。

六、档案信息化建设必须坚持标准化

标准、规范建设是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标示、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面制定标准、规范，并指导实施的过程，建设内容包括：

1、管理性标准。是对电子文件、档案信息进行管理的一套规则，包括计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等，标准由国家档案行政管理部门统一制定并推广实施。相关法规与标准有《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，《计算机信息网络联网安全保护管理办法》，《计算机病毒防治的办法》等。

2、业务性标准规范。是对电子文件，档案业务处理的规范，其范围包含电子文件、档案的术语标准及管理规范。它包括与档案信息化建设相关的术语标准、资源的标示、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准。

3、技术性标准规范，包括电子文件、档案的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件技术标准等。标准化是网络的生命，档案信息化建设目标的实现，必须建立在统一规范、统一标准的基础之上。网络建设的目的是实现网上信息的共享，而共享是以标准为前提的，在开放式的网络体系中，缺乏标准化的任何信息或技术都会被拒之网外。档案信息化建设必须自始至终地强调标准的制定和推行，否则无法实现信息联网、资源共享的目的，而且将造成巨大的资源浪费。网络建设标准是一个庞大复杂的标准体系，包括网络体系结构方面的标准、网上数据方面的标准及网上信息管理与服务方面的规范等。档案信息化建设的相关标准，不仅体系复杂，而且因信息技术的急速发展而处于相对的变动之中。

七、提升档案人员素质，适应档案信息化管理要求

档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它既需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术和网络技术方面的复合型人才。

1、转变观念，改变角色。档案工作者应从根本上转变观念，立足提高自身综合素质，培养新的合理的知识结构以适应档案信息化的需要。档案人员在信息化建设的过程中应由传统向现代、由单一向多元化转变，成为信息专家，凭借所掌握的专业知识，除了从事信息的收集、整理、编研、提供利用等工作外，还应帮助利用者建立其所需要的数据库。档案人员不仅成为信息的提供者，更是管理者对信息进行甄别和选择，进行信息资源重组以方便快捷提供利用；还要成为系统专家，负责本部门系统与外部信息网的联系与协调，维护系统的正常运转与信息安全。

2、更新知识结构适应工作需要。档案工作者在信息化建设管理的今天，应该是具备多学科知识，掌握新技术，具有一定专业能力、技能的创新型、复合型人才，既要掌握档案学、情报学知识，又要掌握计算机网络知识、信息处理知识与经营管理知识，同时还要具有一定的外语水平。使自己开拓视野，增加新知，与时俱进，全面提高技术水平和综合素质，成为档案管理现代化与科技进步的重要推动力。

3、档案信息化人才必然是档案信息化建设事业发展的核心。首先，在知识、技术方面，要求档案管理人员有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作，还需要具备档案软件系统的开发与维护、档案数据库系统的建立与维护等高一级的能力。如既懂现代档案管理基本知识，深谙计算机技术及网络知识，又能独自开发、使用、维护档案管理软件，进行档案信息的编辑、存储、检索、利用等工作的实用操作人才。其次，在思想政治方面，相应的要求则更严格些。因为档案或多或少涉及到一些企事业单位乃至国家的机密，必须加强对档案信息化人员的培养与选拔。

八、结束语

偏远地区档案信息化建设是一项时间长、内容多、要求高的任务，是一项复杂的系统工程，必须本着“有计划、按规范、先近后远”的思路进行，同时坚持“两条腿走路”的方针，即搞好传统档案建设的同时搞好数字档案的建设。尽快形成档案信息化建设的工作机制。随着计算机及其网络的普及应用和大数据时代的到来，档案信息化管理已成为提高档案利用率的必由之路。档案信息化不仅能使档案检索和使用便捷、存储无限化，还为实现档案信息资源共享提供了最便捷的平台。要加强行业档案信息化建设的交流力度，形成加快推进档案信息化建设的压力和氛围，以上下联动的创新机制，加快偏远地区档案信息化建设的进程。