浅析ERP系统在制造企业材料内控管理中的应用

摘要：材料管理是制造企业内控管理的重要组成部分，ERP可以将过去事后材料管理转为事中和事前管理，能有效的控制材料的成本，提高企业效益。本文首先介绍了制造企业材料内控管理的重要意义；然后分析了制造企业材料管理方面存在的问题；最后，针对这些问题，提出了ERP系统在材料内控管理方面的应用和改进。

关键词：ERP；制造企业；材料管理；内部控制

一、引言

对于制造企业而言，材料是企业从事生产的物质基础和加工对象。如果材料不能按时、按量采购，制造企业就不能向用户按时按量提品。材料的质量对企业产品的质量有着直接的、重要的影响。材料的价格和有效利用直接影响到制造企业的生产成本。所以材料对产品的性能、安全、价格等方面至关重要，并最终影响企业的总体竞争能力与经济能力。因此，材料的内控管理是制造企业管理的关键环节。而利用ERP系统精确数据，快速分析，优化流程的特点来进行材料控制管理对制造企业就显得尤为重要。

二、当前制造企业在材料管理方面存在的问题

制造企业生产往往涉及到多达上千种的原材料。其中，有的材料属于多种产品的通用件，有的是根据用户不同选项的特种件，这就要求不同的原材料在采购和使用中采用不同的管理方式。又由于材料从采购计划到检验入库需要一定的采购时间，而不同材料的采购时间相差很大，时间是企业竞争的有力手段，为保证按时向用户供货，必须提前做好采购计划和准备适当的库存。这就给采购计划编制者提出了很高的要求。同时，材料在合理入库，正确领料，库房有效管理方面都存在诸多问题。

1.制造企业材料采购计划方面

制造企业材料采购计划方面主要问题是采购计划制定不准确，与生产需求不符合。

制造企业多采用按订单生产模式，如果等订单下来之后再下达材料采购计划，又往往难以保证按时向用户交货。因此制造企业必须预先做好材料采购计划，而编制计划者难以估计下期用户订单订什么产品，订多少产品，什么时间供货，所有采购计划只能凭借个人经验进行下达。为了不影响制造企业的生产供货，材料采购计划员往往只考虑保证供应，而忽视库存量过大的弊端。这样材料的库存量必然偏大。即使如此，由于品种过多，市场变化复杂，也经常出现某些材料供应断链现象。

2.制造企业材料采购入库方面

制造企业在材料采购入库方面比较普遍的问题主要体现在两个方面：

（1）厂商选择不当，质次价高

企业对材料供应厂商的质量评定、价格确定虽然是经过企业审批的，但这些信息主要掌握在有关人员手中。尤其是厂商的基本信息大部分都由企业采购部的采购人员掌握。他们与厂商直接沟通，信息没有共享，有个人局限性，人为因素较大。

（2）审核程序不规范，易出现人为因素

材料入库实虽有部门审批、材料管理人员记账，但账目繁多。在材料出现问题时，很难追溯原始记录，不易查明原因。尤其是两次购买间隔较长的材料，在下次购买时，通常情况下想不起来以前在哪买的，价格是多少了？这种情况导致了入库价格不规范，具有随意性。

3.制造企业领料出库方面

（1）手工出料时订单配套用料不清楚，出错料

手工出料因为受到人员和信息的制约，往往不能正确的根据订单产品的型号、规格、数量出料。由于人员受到对产品熟悉程度的限制，某种订单应该领用何种规格的材料、数量，不能达到百分百的正确率，审核人员也因为精力有限，不可能完全发现问题。

（2）重复出料或少出料

有些材料因为当时缺料需要以后补领，时间一长，品种一多，就容易忘记是哪个订单上的。有可能出在别的订单中，或者重复又出一次。不容易控制材料正常使用。

4.制造企业库房管理方面

（1）库存过少，无法保证订单用量，生产供应断链

由于制造企业生产是以销定产，这就要求库房要有一定的库存量来保证订单的生产。而企业管理者因为没有有效的使用数据很难科学的对库存进行分析，对某种材料的库存量是否合理进行判断。库存太少生产供应断链，不能保证订单按时完成。

（2）库存过大，积压材料，占用资金

采购部为了能保证原材料的供应，通常会加大采购量，这样又容易导致库房积压。时间一久，忽略了库房中长时间不用的材料，长期占用了企业的资金。

三、ERP系统在材料内控管理的应用

ERP系统能够利用其现代化的管理手段，实现本企业材料内部控制管理的精细化管理，较成功的改进制造企业上述材料管理方面的问题，具体体现在以下方面：

1.采购计划方面

（1）综合历史同期数据，提早应对销售旺季的到来

制造企业利用ERP管理系统的丰富功能，能方便的查询和分析材料供应方面的数据，材料消耗数据以及企业不同时期的材料需求数据。以此推断出每一种材料在一年中的用量规律，提早进行备料，以应对产销旺季的到来。

（2）确定合理单次采购数量信息和最佳供货时间

计划员可通过ERP系统的提示，制定材料的采购计划。使材料的采购计划更贴近企业的不同时期的使用需求。在保证生产需求的情况下，减少材料的库存量，提高企业资金使用率。

2.入库方面

在ERP中建立厂商基础信息资料和定价政策可以有效控制材料入库中的问题

（1）收集厂商的基础资料，从源头保证材料质量

财务人员把每一个已进行资信评估的厂商，按照厂商代码编制要求，建立一个代码，录入厂商基础资料中，包括厂商名称、代码、资信等级、地址、电话、联系人等。把全部厂商都归纳起来，进行规范管理。避免了订货时选择进货厂商的随意性。

（2）编制材料的基础信息，使材料名称唯一性

把采购的每一种材料，按照材料代码编制要求编成唯一的品号，标记品名、规格、单位、库位，根据价格的高低列入对应的ABC大类，依据生产性质归入相关的种类。可以有效避免相同的材料有不同的名称。使每种材料的名称标准化，唯一化。在进行查找此材料时可以按照品名、品号、规格、中类等各种方式进行查找，方便不同部门和管理者的需要。

（3）制定材料的定价政策，避免人为因素

为了方便企业的管理人员和财务人员规范材料入库价格，使价格风险可控，还要在ERP中制定定价政策。财务人员将每一种材料与相对应的供货厂商（可以是多个，利于企业扩大厂商选择范围，进行价格比对，降低采购成本。）按照已审核批准的采购价格录入到采购定价中，任何人无权更改。当每一批材料入库时，系统会显示此种材料对应的厂商价格。此时财务人员对采购单据和付款审批单进行核对数量、金额，确定应付账款。

（4）特殊情况的审批、处理

如遇特殊情况，需由采购人员做出说明，生产部门主管经理批准后方可入库。将采购信息、采购记录通过ERP进行共享，使管理层、生产部门、财务部门、采购部门随时查看监督采购记录，规范了采购程序，有效避免了人为因素对材料价格的影响。

3.材料的领料出库方面

通过财务人员在ERP中建立BOM商品物料表，将每种产成品所需要的配套原材料，按照用料比例依次录入系统中，可以有效解决多出料、少出料和出错料的问题。

（1）按照订单要求领料，规范领料品种、数量

当销售部门签订合同生成受订单后 ，系统将根据受订单的产品型号、数量和交货期形成制令单，财务人员将制令单中的应发原材料按照库存情况打印出领料单，可以有效避免多出料、少出料和出错料的现象。如果库房没有某项材料，系统将记录应领未领材料，待库房有料时再对应不同的订单进行补领，完成订单生产过程。

（2）监督研发过程，核算研发成本

现代企业为求发展，研究开发力度加大。对于研发过程中的试制产品和小批量产品领用的材料，财务人员应根据研发审批单计入相对应的非生产领料中，集中反应每一项研发课题的领料情况，计算研发成本，监督研发过程。

（3）分析材料耗用异常原因，确定改进方向

产品的售后维修用料和生产过程中的报废材料，财务人员要按相关规定审核产品维修单、报废单的审批手续是否齐全合规，按领用材料的规格、数量开具领料单。使每一件材料的出库有据可查，能正确反映材料的领用情况。并且了解哪一种产品的返修率高，哪一种材料常出现什么问题，查找产品技术和工艺上的不足，及时进行调整和改进。

4.库房管理方面

在ERP中根据制令单统计表和产销存统计表，分析订单完成情况和领料情况，确定最佳库存量，保证材料有一定的合理库存。

（1）按照领用和库存情况，确定最佳采购量和最佳采购时间

制造企业在ERP系统中录入材料库存的上下限制，当库存量超出上下限值是，ERP系统提示有关管理人员采取相关措施，以确保材料的正常库存。当超过此量时，采购部如有入库，系统将进行提示，财务人员对该批材料拒绝入库。同时设定材料的最低下限，当库存量低于下限时，系统发出警报，提示采购入库。有了库存的最佳库存量、最低下限和单次采购数量，既能保证订单的正常生产又可以有效预防库存过大。

（2）按照产品ABC类分别进行管理

为了提高材料管理效率，体现成本效益原则，库存材料按照价值进行ABC分级管理。AB类按照订单数量配套领用，库房保管每日核对领料数量和库存量。C类材料则按规定的批出数量出料，每月进行盘点。

（3）按照材料盘点及时发现问题，及时处理

定期对库房进行盘点，盘点中出现的问题要及时上报主管领导，找出原因按批示处理。对用量较多的材料和长期闲置的材料进行分析总结，把闲置材料改变用途，用于替代其他材料，充分加以利用。对于已经毁损的材料，要上报主管领导，并按规定的审批程序进行报废处理，不能放置不管，任由问题越积越多。

5.加强产销存一条龙管理，形成快速有效的监管反应机制

在材料审批、采购、检验、入库、付款过程中，每个不同岗位的人员在ERP系统中都分别具有相应的使用权限 ，使各个部门能分级管理、相互监督、相互制约。

并且ERP根据生产用料，筛选出超出订单标准配料表的材料领用，使管理人员找到发生材料异常消耗的产品和工序，从而帮助管理者决策工艺改进，技术研发的课题方向，从源头上找到降低产品成本的有效方案。从单纯的事后成本核算，变为指导产品改进，有效降低产品成本的事前预防，这也体现了ERP系统管理的精髓。

综上所述，企业要始终将材料管理工作作为重点内容，它直接关联到企业产品的质量、产品供货的及时性、企业资金周转利用率等。如果材料管理工作存在制度不全、管理不细的现象，那必然会直接影响企业经营的效益。

所以制造企业应尽快建立健全配套制度，构建纵横结合的内控链条，结合ERP信息化的现代管理系统，运用现代化的信息手段，提升科技管理水平，加强材料管理的检查、考核、整改，并使之形成长效机制，提升企业市场竞争能力，切实提高企业的经济效益。

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