谈如何加强公路工程档案管理

摘要：公路建设对地方经济发展具有重要意义,那么建立一套完整的公路工程档案,对公路工程的科学管理也同样具有非常重要的意义。

关键词：公路工程；档案；管理

在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。

在公路工程建设过程中形成的各种技术资料和相关文件,真实记录了施工和管理的详细情况,既是公路工程质量的评价依据,又是维护、改建、扩建不可缺少的依据;既是公路工程项目管理的基础,又是国家科技档案的重要组成部分。管理单位必须科学建档并长期保存档案。

一、思想上要重视工程档案管理工作

工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

二、建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础

为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

三、严格把好竣工验收档案资料质量关

工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

四、公路工程档案收集要系统完整

公路工程收集整理是一项系统性、长期性、繁琐乏味的工作,牵涉的部门很多,覆盖的范围很广。因此需要本系统本单位领导职工的共同努力。我们要改变档案工作长期封闭的局面,摒弃“档案工作无关紧要”的旧观念,创新发展,开拓视野,全力以赴地搜集相关的档案信息。单位各部门、各科室的每个职工均负有搜集上交相关数据文件的职责,部门领导要周密部署,明确专人负责工程的文件、具体数据、声像资料的收集归档整理工作,对每个公路工程都不放过,要把施工中形成的报告、请示、批复、图纸、合同、招投标书账册、协调活动、会议记录等资料收集归档,做到应收尽收,应纳尽纳,确保归档文件、数据和声像资料的完整性。从领导到职工 都要增强“档案意识”,通过强有力的舆论宣传,发动全体领导职工,抓实抓好档案管理,营造“公路工程档案、人人有责”的浓厚氛围,激发大家收集整理档案的工作热情,为档案工作的完整提供坚强的组织保证。在档案资料的收集中要做到两个结合:1、是办公室收发文件时把关收集与档案管理 人员专项收集相结合。2、是日常收集与每年年底归档整理时查漏补缺相结合。通过领导职工的共同努力,将公路工程档案收集得更为齐全完整,在今后的公路建设中,把最系统的、最有价值的档案信息传递给使用者,更好地为我国道路交通现代化建设服务。

五、公路工程档案的软件、硬件建设

要做好公路工程档案工作,必须坚持以人为本,加快档案基础设施建设。既要抓“软件“――队伍的建设,又要抓”硬件“――办公设施的建设,两手抓,两手都要硬。首先,要加强档案员队伍建设。打造高素质的档案管理人员的培训,通过培训,强化档案人员的信息意识、经济意识、保密意识和现代化意识,不断提高档案人员职业操守和业务技能。档案员作为国家财产的保存者、守护者,应本着对历史负责的态度,认真钻研业务,开展深层次的研究,发挥档案的价值,为实现档案的社会功能尽到自己的责任。新时期的档案工作者应具有较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好风范与气质,应不断增加自身的学识,提高自身的修养,陶冶自身情操,以自己的博学以及良好的职业道德,赢得社会公众的敬重从而提高档案工作在社会中的地位,采取“走出去,请进来”的办法,到外地兄弟单位学习档案管理先进经验,取长补短,不断改进。其次,要加大对档案管理的硬件投入。

要加快档案室硬件的建设,档案室要配备必要的铁制柜、灭火器、装订机、灭鼠药、除湿机等,改善档案保管条件,做到防盗、防火、防虫、防鼠、防潮等工作。要加强档案室软件的配备完善,通过购置照相机、录像机、电脑、扫描仪和专用软件,实现档案存储介质多样化,信息交流网络化,与时代同步,有效改善档案管理环境。再次,在软硬件建设逐步完善的基础上,要尝试和推动档案管理信息化和现代化。改变“重藏轻管”的传统档案管理观念,充分调动档案管理人员的主观能动性,使他们抛开顾虑,大胆工作,不断创新,锐意进取,运用信息资源管理理论和先进的电脑网络技术手段,最大程度上开发和利用档案,服务于交通事业和社会其他部门。

六、及时做好传递和变更记录

在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

【参考文献】

[1]冯惠玲，张辑哲《档案学概论》[M]，中国人民大学出版社，2001年

[2]徐英浩《浅谈施工档案在工程管理中的作用》[J]，工海煤气，2004

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