机关公文文种的区别及公文文采的讲究

摘要正确分清文种之间的差别,才能更有针对性地运用不同的原则、方法和手段撰写特定问题的公文。公文的文采可以增强公文的生动性、逻辑性、准确性、可读性,从而增强公文的实用性。

关键词公文 文种 文采

中图分类号:I253文献标识码:A

目前我国公文文种的数量较多,只有正确分清文种之间的差别,撰写者才能更有针对性地运用不同的原则、方法和手段撰写特定问题的公文。另外,准确地标注文种还可以帮助阅读处理公文的人一目了然地了解和把握具体公文的性质,从而迅速确定办理这一公文的基本方法、程序与需采取的有关措施。

1 机关公文文种的区别

1.1 “条例”、“规定”与“办法”

“条例”特点是所涉及事物和问题的性质更重要,范围比较宽,内容高度概括,有效的时间与空间范围广阔,稳定性强。“规定”的特点是使用范围广泛,对制定和机关的地位无严格限制,所涉及事物和问题不如条例重大,范围相对窄一些,内容详尽具体,针对性强。“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些,性质也相对轻一些,针对性更强,内容也更加详尽、具体和精细。

1.2 “通报”与“通知”

“通报”与“通知”的不同点主要在于“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作,而是用典型事例、有关情况来传达意图,启发教育有关人员,指导有关方面的工作行为;有关执行方面的要求也比“通知”要原则,甚至不涉及直接具体的执行要求;发送范围广泛,一般情况下,均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。

1.3 “通报”与“处分决定”

“通报”与“处分决定”有很大不同,首先是制发公文的目的不同。“通报”是为了教育当事人,更是为了教育更多的人,指导和推动有关工作;“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次,对象不同。“通报”的对象必须是具有典型性的人或事,“处分决定”则是针对所有需要给予处分的人及事。再次,内容性质不同。“通报”介绍说明错误事实时概括而原则,以能引出结论为度,“处分决定”中的这部分内容则具体而微;“通报”中常需有要求其他有关人员汲取教训,采取有关措施的基本要求,“处分决定”则无此类内容;“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见,“通报”则不一定有。最后,发送范围不同。“通报”发送范围广泛,“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面,很少普发。

1.4 “请示”与“报告”

“请示”与“报告”的不同主要在于“请示”用于对上级机关有所呈请的情况下,可向其请求下达指示,请求其允许“自己”去做某一件事情,“报告”则用于汇报、反映情况、问题或提出建议、答复询问,不能带有“呈请”事项;“请示”能强制对方复文,“报告”则不能,上级对“报告”可以复文,也可以不复文;“请示”必须是形成于事情发生之前,“报告”则可根据情况,既可在事前,也可以在事后或事情进行当中形成。

1.5 “会议纪要”与“会议决定”

“会议纪要”与“会议决定”(决议)之间有如下不同:“会议纪要”一般不能独立对外发出,往往需要以“通知”等指明有效执行的范围与要求等;“决定”则可独立发出;“会议纪要”所记载的是会议的情况和议定事项,不一定必须如“会议决定”那样只针对重要重大事项;“会议纪要”不仅仅只反映议定的事项,“会议决定”则必须是完全确定的决策而不必反映其他意见;“会议纪要”中的议定事项是有关与会各方确立的意见,只要有一方反对即不成立,“会议决定”的内容则可根据有关会议规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效,产生法定效力;在表达方面,“会议纪要”需综合反映会议的全面情况,对有关意见和观点进行阐述,“会议决定”则一般无这些内容。

2 机关公文文采的讲究

2.1 什么是公文文采

提起公文,都认为是平铺直叙、语言枯燥、缺乏感染力,这是我们当今公文中的一个十分严重却又未被充分认识的问题,缺少文采也就成了当今公文的一个通病。所谓公文的文采是经过选择、加工后,能够增强公文表现力的词藻,但它不一定是华美的语言词藻。正如巴尔扎克所说:“是来自思想而不是来自词藻”,那种能激起人们思想活力和高操的语言词藻是文采,那种质朴无华、情真意切、能浅中见深、平中见奇效果的语言词藻也是文采,这就在于对语言词藻的选择与加工的艺术如何。

2.2 公文为什么要讲究文采

不少人对公文语言必须庄重、朴实的要求作了片面的理解,以为庄重就不能抒感,朴实就不能使用华丽的词句。于是公文语言在运用上便越来越枯燥乏味,在表情达意上便越来越平淡浮浅。还有不少人认为公文属于应用文,又不是文学作品,只要通俗、明白、易懂就行了,要什么文采?于是不少公文便只有抽象的道理,缺少具体的形象,只有一二三四的叙述,没有生动鲜明的论证。还有一些人则死守着公文的既定框框和固有程式,不敢超越雷池一步。而我们经常接触到的一些调查报告,虽然是既合规范,又有章法,却是没了生气,没了个性,形式呆板,不要说群众不愿意看,(下转第92页)(上接第90页)就连自己读起来也味同嚼蜡。

2.3 增强公文实用性需要公文文采

实用性主要体现在公文对象对公文的认识、理解、执行程度上,这里除了公文的客观内容外,公文写作上的表现力、说服力、感染力,即公文的文采,也起很大的作用,主要增强公文的生动性、逻辑性、准确性、可读性。这四个方面都从属于公文的实用性,并为公文的实用,因而必然增强公文的实用性。

2.4 怎样有效地增强机关公文文采

一要提高对公文文采重要性的认识,摒弃那种公文是应用文不需要文采的偏见,树立正确的公文文采观。充分认识文通字顺还只是对公文的起码要求,要适当追求一些文采,写得更有思想性、艺术性,更具感染力、说服力,而且要是高层次、高水平、高品位、高素质的体现。

二要加强学习。有针对性地学一点古代公文中的范文和老一辈无产阶级革命家的优秀公文,多读点文学作品,多学些文言文知识,不断从中汲取营养,充实写作功底。

三要端正写用态度。以高度的责任感、爱憎分明的激情、勤奋踏实的精神从事公文写作,敬业爱岗而淡泊名利,做到反复推敲,字斟句酌。

四要建立主笔责任制,摒弃一人写一部分拼凑材料的写作方法。提倡由主笔人拟定思路,一气呵成,其他人只负责提供素材的写作办法。

公文处理工作是一项政策性、时间性、准确性及保密性等方面要求很高而又十分具体细致的工作,机关必须高度重视,指定有较高政治素质和业务水平的秘书人员具体负责公文处理工作,以提高机关公文处理的效率和公文质量。

参考文献

[1] 应用写作,2007(8).

[2] 应用写作,2007(9).