巧用Excel实现二级学院低值易耗品库存高效管理

摘要：Microsoft Excel作为通用办公软件，其操作简便，广泛地应用于管理、统计、金融等众多领域，除具有表格制作方便、灵活、输出数据美观等优点，还提供了强大的Excel函数、数据检索、查询、排序、筛选等功能，可以作为办公管理和库存管理的平台，以提高使用者的工作效率和决策能力。通过应用Excel函数实现二级学院实验室低值易耗品库存管理的实例，进行研究与探讨。

关键词：Excel函数 二级库存管理 低值易耗品 高效率

1 Excel实现二级库存管理的可行性分析

由于资金实力、高额成本、技术和人才障碍等因素的限制，目前高校二级库存统计工作绝大多数采用传统手工模式处理库存信息，虽繁琐但很重要。从申购到使用，涉及的环节、部门较多，长期以来对这方面的管理重视不够，要求不规范，管理模式相对滞后；品种多样化、工作量大容易出错，统计采购工作难以合理化、操作重复性、效率低下。而大多院校又会觉得性价比不高，而不愿花费专项资金购买相关信息软件。即使有些企事业单位使用了库存管理系统，由于管理理念缺陷，无法从本质上满足库存管理的实际需求。因此，寻求一种性价比高、操作简便的软件解决这种现状，将会是用户乐意接受的。Excel软件在报表统计中的应用就是基于这种需求存在的。

Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，是由Microsoft为Windows 操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。具有完美的图形用户界面，采用标准的Windows的窗口形式，由标题栏、控制菜单、最大化按钮、最小化按钮、菜单栏等组成。

通过Excel函数应用于二级库存管理，实现物品采购入库、使用出库、库存查询操作。其特点是：层次分明，功能使用一目了然，查询功能强大，界面设计精简，操作方便简单，出入库记录修改方便；硬件要求低，仅需office应用软件；报表包含信息量大，任何需要的信息都可以在一张表里找到，只要对一张表进行编辑即可。且与一些专业信息软件相比，易于上手，操作门槛低，只要学习过办公自动化就能轻松掌握；避免了后期维护难度大，管理成本增加等问题；也便于审计部门进行监管，既合理利用了资源，又节约了办学资金。

2 常用Excel函数简介

Excel强大的数据处理功能和分析能力在现有的文字处理软件中可以说是略胜一筹。为用户提供了十一大类函数，包括财务函数、数学和三角函数、数据库函数、信息函数、日期与时间函数、逻辑函数、工程函数、查询和引用函数、文本函数、统计函数等，用户可以利用这些函数进行复杂的数学计算、统计、财务分析等工作；对数据进行检索、排序、分类、筛选、统计、汇总、自动求和、求平均值、求最大最小值等；还可根据自己的需求自定义函数。所需数据、信息都可以通过工作表的形式进行管理，以单元格为基本单位，符合数据库系统的要求，数据间的相互关系明确清晰。

2.1 DATEVALUE函数

用途：返回date_text所表示的日期的序列号。该函数的主要用途是将文字表示的日期转换成一个序列号。

语法：DATEVALUE（date_text）

参数：Date_text是用Excel日期格式表示日期的文本。如果省略参数date_text中的年代，则函数DATEVALUE使用电脑系统内部时钟的当前年代，且date_text中的时间信息将被忽略。

2.2 TEXT 函数

用途：将数值转换为按指定数字格式表示的文本。

语法：TEXT（value，format_text）

参数：Value是数值、计算结果是数值的公式、或对数值单元格的引用；Format_text是所要选用的文本型数字格式，即“单元格格式”对话框“数字”选项卡的“分类”列表框中显示的格式，它不能包含星号“*”。

2.3 SUMPRODUCT 函数

用途：在给定的几组数组中，将数组间对应的元素乘，并返回乘积之和。

语法：SUMPRODUCT（array1，array2，array3，...）

参数：Array1，array2，array3，...为2至30 个数组，其相应元素需要进行相乘并求和。

2.4 VLOOKUP函数

用途：在数据表的首列查找指定的数值，并由此返回数据表当前行中指定列处的数值。

语法：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_

num，range_lookup）

参数：Lookup_value代表需要查找的数值；Table_array代表需要在其中查找数据的单元格区域；Col_index_num为在table_array区域中待返回的匹配值的列序号（当Col_index_num为2时，返回table_array第2列中的数值，为3时，返回第3列的值……）；Range_lookup为一逻辑值，如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值；如果为FALSE，则返回精确匹配值，如果找不到，则返回错误值#N/A。

3 Excel在二级库存管理中的功能实现

二级学院实验低值易耗品管理需求分为采购预算制定计划、采购及库存管理三个方面。根据此需求设计Excel表库功能模块主要有：实时统计功能、入库功能、出库功能、最低库存量报警功能等。具体功能实现方法：

3.1 实物出入账

建立物品实物出入账工作表，以物品“总账”为例。设计表样如图1，再利用sum函数，实现物品总账每日实时结存。“结存数量F4”值的公式为：SUM（实盘统计！E3+D4，-E4）。其中E3为第一次实盘库存.D4为购入物品数量，E4为支出数量。其它物品同理建立自己的实物出入账工作表。

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图1

3.2 库存统计表

统计表主要实现功能：根据统计时间查询各年度或各学期购入物品数量、支出数量及当前库存实时情况。如：只需在统计时间处，输入2012-02-10至2012-07-30，即可自动显示2012-2013学年第二学期所有物品购入总量、支出总量及学期末结存数量查询。

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图2

①单元格为某时间段总收入数量，输入函数公式：SUMPRODUCT（（总账！ $A$4： $A$10000>=DATEVALUE（TEXT（$I$1，"e-m-d"）））*（总账！$A$4：$A$10000

其中： TEXT（$I$1，"e-m-d"）函数：将I1日期格式转换成Datavalue函数所需引用的日期值；Datavalue函数将日期值从字符串转化为序列数；总账！$A$4：$A$10000>=DATEVALUE（TEXT（$I$1，"e-m-d"）函数：实现自动检索工作表“总账”A列大于等于I1单元格输入的值；总账！$A$4： $A$10000

同理，其它物品总收入数量，用Excel十字星下拉命令，执行相同公式；并修改对应工作表名称即可实时将数据反馈到统计表中。

②E3单元格为总支出数量，输入函数公式：SUMPRODUCT（（总账！$A$4： $A$10000>=DATEVALUE（TEXT（$I$1，"e-m-d"）））*（总账！$A$4：$A$10000

同理，以上总收入数量函数计算方法。

③F3单元格为现结存数量，输入函数公式=VLOOKUP（$K$1，总账！A：H，6，1） 同理，向下复制到F列，并修改对应工作表名称即可获取所有物品实时结存数量。

3.3 库存报警

根据各物品每学期使用数量设置最低库存量，以便及时提出购置申请，进行采购。具体实现方法：选中现结存数量单元格，打开条件格式-新建规则-选择规则类型：只为包含以下内容的单元格设置格式，设置最低库存值，并设置为红色字体。

3.4 超级链接

为了快速访问另一个工作表上的相关信息，可以在工作表单元格中插入超链接。将A列品名，对应链接至相对应的实物出入账工作表，再将每个实物出入账表利用超链接返回统计表主页，实现完美切换及操作需求。操作实现：选中A3单元格文本，右键选中超链接，在“本文档中的位置中”，选定需要链接的工作表即可。A列其它品名超级链接与此同理。

3.5 安全性

考虑使用过程中，被误删、篡改，影响数据准确性。将对整个工作薄中使用Excel函数的单元格进行锁定。具体实现方法：选择允许修改的单元格区域，然后按CTRL+1 或右键打开设置单元格格式，在保护中取消“锁定”前面的勾。再选择工具-保护-保护工作表，设定保护密码，在下面的复选框中选择第二个（未被锁定的单元格），选择确定即可。

4 结语

实践证明，利用Eexcel函数建立二级库存管理系统以来，管理员摆脱了繁重的手工登记管理方式，实时统计功能避免了某种物品囤积过多，占用资金；或库存不足影响实验教学进度等现象。满足了二级库存的高效率管理。但也存在不足之处：本系统建立仅考虑在单机环境下操作，二级库存管理系统在全院统一使用情况下，还需进一步开发网络运行模块。

参考文献：

[1]李洋编著.EXCEL函数、图表与数据分析应用案例[M].清华大学出版社.

[2]黄善斌，覃勇军，胡忠，廖安平.高校实验室低值耗材管理模式的改革[J].实验室研究与探索，2013（11）：229-231+250.

[3]白杨.EXCEL在高校劳动工资统计中的应用[J].黑龙江生态工程职业学院学报，2013（01）：29-30.

作者简介：

王敏，女，四川人，本科，实验员，研究方向：计算机科学与技术。