论数字化管理模式下的档案管理新策略

摘 要：档案属于原生的信息资源，在社会运行及发展过程中扮演着重要的角色。在现代信息和网络技术不断发展的大环境下，档案管理工作应当基础数字化管理模式，不断创新发展，以全面提高档案管理效率。本文就此进行简要分析，仅供相关人员参考。

关键词：数字化管理；档案管理；策略

在数字化时代下，档案管理工作若想要实现现代化发展，应当对计算机技术和网络技术进行有效应用，促进档案信息的自动化、创新化发展。尽管数字化管理系统的有效应用，在提高了档案信息管理工作效率方面发挥着重要的作用。因此加大力度探讨数字化管理模式下的档案管理策略，能够为档案事业的未来发展奠定坚实的基础。

1 档案数字化管理概述

1.1 档案数字化管理的内涵

档案数字化管理主要是通过对现代化的扫描技术、电脑技术以及数字化录像技术等进行有效运用，将不同载体的档案资源转变为数字化信息，其有效连接形式为互联网，其存储形式为大数据，在实际管理过程中，通过计算机系统对档案信息资源进行统一化管理，强化档案服务效率，真正实现档案信息资源共享，推进档案管理数字化建设工作的顺利开展。

1.2 档案数字化管理的意义

档案管理的最终目的是满足用户需求，传统档案服务习惯于通过纸质材料、图片材料和声像材料等向客户提供档案信息，而随着互联网技术的发展，人们逐渐习惯于通过互联网获取资源信息，据此英国曼彻斯特大学对未来档案用户类型和用户需求走向做了论述：未来，中国将有越来越多的档案网站在线用户，档案服务将由实体档案馆逐渐向数字化档案馆转变，人们也将通过数字化、智能化、信息化的形式更加便捷地获取档案信息。管理数字化有利于实现档案信息资源共享。未来用户的档案信息需求将由实体化向内容化转变，由纸质型材料向电子型材料转变，从到馆查阅方式向互联网检索方式转变。只有顺应趋势，重新定位档案用户及用户需求，才能不断提升服务水平，发挥档案信息的价值，档案管理数字化建设己经是当下信息资源共享发展的必然要求。

管理数字化有利于完善档案管理、增强档案的保存性。档案在中国己经有数千年的历史，其记录载体经历了从甲骨、竹筏、贝叶、丝帛到纸张的过渡，如今又迅速被光盘、磁带所取代，形成了电子档案。电子档案的出现，不但提高了管理质量和效率，还有效缓解了阅览室、馆藏库房紧张的状况，增强了档案的保存性。传统档案管理职能以保管和利用为主，而信息化时代档案管理职能正在向信息搜集、管理和服务转变。传统的管理模式显然无法适应信息化时代下档案的管理要求，只有创新档案的搜集、整理、保管手段，进行合理化的资源配置，才能有效管理，为用户提供更优质的综合。

管理数字化有利于提高档案可利用性。传统档案内容枯燥单一，只有专业研究学者才会去阅读利用，而对于信息化时代下的网络用户来说，馆藏资料作用不大。由于互联网用户对信息内容层次和个性化服务的需求不断提高，能否提供经过筛选、整合、优化后的个性化信息是衡量档案管理优劣的一项指标，故档案信息化建设成为个性化档案信息服务的基础。

2 数字化管理模式下档案管理的有效策略

2.1 强化档案管理人员的数字化意识

在数字化时代下，档案管理是一项系统性工程，为推进档案建设事业的现代化发展，应当积极加强对信息化介质的有效利用，通过档案管理主体、介质与客体三方面之间的协调配合，规范档案信息资源的搜集、整理和有效利用，切实提高档案管理人员的数字化管理意识，推进档案数字化建设的顺利开展。

2.2 加强档案管理人员储备和数据库建设

就现代社会发展形势来看，档案数字化管理具有较强的综合性，对档案管理人员的综合素质和岗位技能都有着严格的要求，因此在数字化管理模式下，档案管理工作若想要实现创新性发展，应当积极加强档案管理人员储备，定期开展档案管理人员的素质培训和教育，强化其档案管理事业心和责任心，并强化其档案管理服务质量和水平。有计划的组织档案管理人员进修学习，及时掌握计算机新技术，最大程度上满足客户日益增长的服务需求，全面提高档案管理的规范性和有效性。档案管理的数据库建设，就是指在数字化时代下，档案管理人员应当对数据库、数据通信、文字处理以及管理软件的运用等进行充分的掌握，有效运用数字设备从事档案的整理、编辑以及统计利用等工作，全面提高档案数字化管理的效率。

2.3 建立电子档案数据管理中心

在数字化档案管理过程中，为强化档案管理效率，档案馆应当积极与企事业相关单位的信息管理部门加强联系与配合，建立电子档案数据管理中心，将管理范围内的各单位电子档案开展高效化管理，为社会公众提供有限制性的电子档案的查询和利用，真正实现电子档案的资源共享，一定程度上提高了档案服务的效率和质量。

2.4 电子档案的自动上传收集

档案管理的数字化管理，应当坚持与时俱进，通过对现代科学技术的有效利用，转变传统的档案管理工作模式，在网页上建立电子档案自动上传的工作窗口，在第一时间对档案信息资源进行收集，并以服务器为平台，实现电子档案的稳定有序上传。档案管理人员应当以网站为基础，加强档案数据库建设，在网站上实现电子档案的实时管理，促进档案信息服务利用的网络化，提高档案信息管理的法制化。可以通过目录管理数据库，在网络上对一部分档案目录进行公开，便于相关人员对档案信息进行检索和查询，提高档案服务的便捷性。与此同时，应当加强档案管理部门与宣传部门之间的密切配合，将重大活动中形成的重要录像档案进行数字化处理，并及时归档，促进数字化视频档案数据库得以完善，为后期宣传和利用提供可靠的数据信息支撑。

2.5 建立健全数字化档案管理体制

档案管理是一个信息化系统，为强化档案数字化管理的整体效率，应当积极建立健全现代化档案管理体制，基于集中管理和使用方便的因素出发，规范档案管理的技术标准，通过对系统内各软件和硬件的有效运用，加强档案信息资源的集中化管理，坚决避免自建系统而导致档案信息分割或档案信息资源浪费的情况出现，最大程度上提高档案数字化管理的工作效率，为社会群体提供更加优质的服务。

结束语

随着现代社会科学技术的不断发展，档案数字化管理建设应当坚持与时俱进，不断运用新技术，改善新方式，结合档案管理的工作任务和工作要求适度调整管理模式，推进档案数字化管理工作的顺利开展，建立一套科学且高效的档案数字化管理体系，为社会群体提供更加优质的档案服务。

参考文献

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