浅析上市公司董事会秘书的勤勉义务与法律风险

摘要：上市公司董事会秘书（简称“董秘”）自1994年被确认为公司高级管理人员，至今已有17年。随着2009年IPO的重启和创业板启动，企业上市的热情空前高涨，这也让董事会秘书这一职业群体成为市场和公众关注的焦点。

今天，董事会秘书已经不再仅仅是监管机构要求设置的，上市公司与监管机构的联络人。董秘从最初公司内部的“对外发言人”已逐步向职业经理人型的群体发展，这不仅要求董秘具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德更高的专业水平性，也对这一职业赋予了更高的要求。

在外界看来董秘风光无限，然而相对义务而言，许多董秘在上市公司面处于“尴尬”的境地，其执业风险令人担忧。

上市公司董事会秘书的勤勉义务概述

作为上市公司的高管，法律规定的董事会秘书所应承担的勤勉义务已从最初的上市公司与监管机关的联络人和公司内部的“对外发言人”逐步向职业经理人型的群体发展。

新《公司法》第一百二十四条规定：上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。

《上市公司章程指引》第一百二十四条明确规定董事会秘书为公司高级管理人员。因此，董秘除了需要承担《公司法》第一百二十四条规定的义务外，还负有与上市公司董事同等的忠实义务以及部分勤勉义务，其中勤勉义务主要包括：对公司定期报告签署书面确认意见。保证公司所披露的信息真实、准确、完整；如实向监事会提供有关情况和资料，不得妨碍监事会或者监事行使职权；法律、行政法规、部门规章及本章程规定的其他勤勉义务。

2008年修订的《上海证券交易所股票上市规则》、《深圳证券交易所股票上市规则》，2009年6月的《深圳证券交易所创业板股票上市规则》又对董秘的勤勉义务作了更具体的规定，主要归纳为以下几点：

（一）明确董秘是公司与各证券交易所之间的指定联络人，负责公司信息对外公布，协调公司信息披露事务，组织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司和相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；

（二）负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）组织筹备董事会会议和股东大会会议，参加股东大会会议、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；

（四）负责公司信息披露的保密工作；

（五）关注媒体报道并主动求证报道的真实性，督促公司董事会及时回复证券交易所问询；

（六）组织公司董事、监事和高级管理人员进行相关法律、行政法规、本规则及相关规定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；

（七）知悉公司董事、监事和高级管理人员违反法律、行政法规、部门规章、其他规范性文件、本规则、证券交易所其他规定和公司章程时，或者公司作出或可能作出违反相关规定的决策时，应当提醒相关人员，并立即向证券交易所报告；

（八）负责公司股权管理事务，保管公司董事、监事、高级管理人员、控股股东及其董事、监事、高级管理人员持有本公司股份的资料，并负责披露公司董事、监事、高级管理人员持股变动情况；

此外，2011年修订的《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法》还要求董秘应协助上市公司董事会加强公司治理机制建设；协助上市公司董事会制定公司资本市场发展战略，协助筹划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务。

这一修订，更加丰富了董秘的职业范畴，也体现了监管机构和上市公司对董秘勤勉义务的新要求。

董事会秘书的尴尬职业现状

虽然在外界眼中董秘是个非常理想的职业，而且基于一系列的法律法规的规定，董秘在上市公司中似乎扮演着非常重要的角色。但在实际中，相对于上文所述的董秘所承担的种种义务而言，相当多的上市公司并没有赋予董秘在上市公司中相应的权利。由于这种职、权不对等的情况，董秘的职业地位非常尴尬。

1、董秘实质上不能进入公司高管行列。

由于董秘分管的业务部门相对于上市公司的其他职能部门而言重要性较轻，因此，“专职”的董秘与上市公司的其他高管相比，在公司内部显得位卑言微、权利较小。

因而，在上市公司中，许多董秘“兼职”担任董事会办公室主任、相关部门(证券部、投资者关系管理部、投资发展部、财务部、公司计划处等)负责人、总经理办公室主任、董事长助理等职务，以此来接触公司职能部门。但是，在现实中董秘兼任公司的董事、副总经理、总经理、副总裁、附属企业负责人的情况却是极为少数的。

2、根据法律规定，董秘由董事长提名，对董事会负责，这就注定了董秘在上市公司行使职权时，很大程度上需听命于公司的管理层。董秘很难在跳过公司董事会和大股东的情况下，独立对监管机构和媒体进行上市公司的信息披露。然而上市公司的管理层往往着眼于公司的利益，并不理会董秘的职责和相关规定。这使得董秘行使勤勉义务受到了影响。

2009年，24岁的董宋萍出任时代科技董秘，获得“史上最年轻董秘”称号。人们在感叹这位年轻的女孩令人羡慕的职业身份时也不禁质疑：作为上市公司信息披露义务人，上市公司聘请如此年轻的高管，是否因为在公司管理层眼中，董秘的职务仅仅是一个符号？

董事会秘书的执业风险

由于很多董事会秘书听命于上市公司的董事长或者大股东，再加上其自身的专业素养较差和尴尬的职业地位，他们会被要求“保守秘密”，不知不觉中成为了公司管理层“违规”行为的挡箭牌，甚至走向犯罪。

根据《信息披露违法行为行政责任认定规则》的规定：信息披露义务人未按照法律、行政法规、规章和规范性文件，以及证券交易所业务规则规定的信息披露（包括报告）期限、方式等要求及时、公平披露信息，应当认定构成未按照规定披露信息的信息披露违法行为。对于上市公司高管中专门负责信息披露的董事会秘书而言，一旦上市公司在信息披露中出现违法行为，董秘将很难避免受到处罚。在过去的一年中，有数十家上市公司更换董秘，有些的确是由于正常的人事更替，但也有许多董秘成为了公司违规事件的替罪羊。他们其中的一些被监管机构认定未履行勤勉义务、未及时准确地披露上市公司的信息，并因此受到监管机构的处罚，这些董秘在受处罚后无一幸免地被公司解聘。

追溯到“伊利事件”，原伊利集团的董事会秘书、财务负责人张显著与其他集团高管一起落马，因犯挪用公款罪，被判处有期徒刑3年。张显著在庭审中反复辩称其犯罪行为完全是受集团董事长指使，并没有谋取个人利益。先不论他的主观上参与犯罪的意图，这一事件也揭示了董秘的执业风险。

此外，随着董秘在日常对外交流中与机构投资者和媒体日益频繁的接触，对于信息披露的尺度一再考验董秘的专业素养。在监管部门对于内幕信息管理越发严格、信息传播越发迅速的情况下，对于董秘一职必须重新认识，否则可能因信息披露失当，断送其执业生涯。

作者简介：

戎纯莉(1983-)，上海人，律师，在读硕士，从事民商法学、证券法研究。