阿拉善盟尝到了视频会议的甜头

除了穿过金黄的胡杨林，从额济纳旗镇政府所在地达来库布镇出发到阿拉善盟政府开会，途中还要穿过沙漠、戈壁，一路上满眼荒芜，经过680公里的跋涉才能到达盟政府所在地。

对于身为额济纳旗办公室主任的孙兴钰来说，经历这种历程去开一天或半天的会议已经成了一种常态，一个月总有三五次，开车来回近1400公里，回到家总是筋疲力竭。

然而，自今年来，孙玉钰去盟政府开会的机会明显少多了。现在，每次参加盟里的会议，他只需要通知相关人员到旗政府会议室参加视频会议就行了，不用再驱车到千里之外。帮助孙玉钰解决麻烦的是甄学泓。

自从盟政府视频会议系统开始使用后，在不到三个月的时间里，各部门习惯了这种会议形式，很少有部门像以往那样召集各旗的人来开实体会议――因为视频会议免去了会议接待、人员安排等一系列杂务，只需要准备好会议材料和议程就可以了。

第一次看到网络的价值

内蒙古阿拉善盟有27万平方公里的面积，巴丹吉林、腾格里、乌兰布和三大沙漠横贯全境。

在没有开通空中航线的情形下，即使陆路交通状况好起来，阿拉善盟各级政府的面对面沟通仍然是一件困难的事。离盟政府所在地最近的旗（区）也相距100多公里，最远的额济纳旗离盟政府680公里，因此，开会就成了一些旗区领导们的一大压力，有时为了开半天会，来回路上也得两三天，不仅劳累又花钱，行车安全也是个很大的问题。

为了解决这个现实问题，阿拉善盟于2007年着手进行盟政府的视频会议系统建设，整体工程主要建设分布在三个旗（县级政府）、一个经济开发区和一个农业示范区等五个分会场，以及一个主会场（一个备用主会场），另外还有70个PC软件端。

据称，这项当初并不被看好的工程，在建设初期，有些旗甚至连会议室都不想给一间，但在建成后三四个月里，它就成了各旗及部门离不开的一项信息化工程。

“视频会议系统建成时快到年底，试用了一个多月后，申请开会的单位越来越多，保障人员不得不由原来的3人增加到6人，最忙的时候一天三次会议。”甄学泓对《IT时代周刊》介绍说。

在以前，阿拉善盟也有视频会议系统，只是音频断断续续的，图像看不清，因为路途遥远，传输线路没有铺到各旗去。新的视频会议系统改变了传统的会议形式，特别是专业实体会议未必能把要展示的图表、数据让与会者都看明白，而现在因为有数据显示部分，可以很细致地向与会者展示相关图表数据，同时进行说明发言。

更让甄学泓高兴的是，现在开会，不管是谁，如果他需要参加某一次会议，只要获得授权，他就能在任何有互联网的地方通过普通PC来参加会议。

到目前为止，阿拉善盟没有仔细统计视频会议系统使用后，办公成本下降的数额，但对比近3个月召开的会议和以往会议所花费的成本，仅节省下来的会议差旅费就超过了工程的总投入。甄学泓介绍说：“2010年，我们用视频会议召开会议的次数总计87次，到2011年7月份，视频会议已经使用了97次，全年估计会有150次以上。如果按这个使用率，视频会议累计减少的会务费用是巨大的，在所有的信息化工程中，这是一项让我们实实在在看到真实价值的工程。”

视频会议之难

阿拉善盟当初建设视频会议系统时就面临着这样一种两难的境地：一方面，随着全盟各领域的迅速发展，迫切需要一种更便捷更有效的沟通手段；另一方面，从以往信息化建设的经验和教训来看，工程的效果与初期的预想差距很大。

当初，甄学泓在接过视频会议建设项目后，他和部门的人员几乎跑遍了内蒙古盟市级视频会议现场，从同行那里了解到的使用效果和维护经验，与他从厂商产品的宣传材料中看到的信息出现了极大的反差，视频会议的实际使用效果远远低于他们对项目的预期，这让他对这项目的实施充满了担忧。

在亲眼观看了国内外一些主流厂家的视频会议产品后，甄学泓的印象是：很多视频会议产品，看起来更像是一个未完成测试的半成品。在他看来，目前许多针对不同客户的视频会议产品，厂商没有尽职完成客户需求调查，不管从使用便捷性还是流程、习惯来看，都只是程序员依据自己的习惯方式做出的产品，离实际客户的需求差得很远。而视频会议服务提供商在细节上的忽视，最让甄学泓感觉为难。

在国外的会议中，会议“主席”可能等同于国内的“会议主持人”，但要是在国内视频会议界面上出现“主席”一词，很可能让人觉得那个ID代表的是会议主要发言人。“其实改这一个名字应该不困难，但这种现象代表了一种产品开发的思想，厂商的产品是给自己用还是给客户用？”甄学泓说。

更可怕的是，甄学泓在考查过程中发现了另一种现象，许多厂家的产品在系统设置中，出现了很多让他这个学物理出身，又在电视和信息化行业从事技术工作十多年的人都不太明白的所谓的视频会议“专用术语”；另一个问题是，即使是厂家的技术人员，要把十多个会场的音视频信号调整到正常，往往需要半小时以上的时间，这种情况，要是发生在政府的正式会议上，后果将是灾难性的。

不过与此同时，在考察过程中，视频会议产品目前的画面质量确实给了阿拉善盟电子政务办足够大的信心，在他们所在的这片地广人稀的土地上，这种接近真实面对面的交流方式，如果真能发挥作用，将会让旗区的同事们免除常年在路上奔波。

为了避免建设完视频会议系统后因为使用不便效果不佳而最终弃之不用的后果，在左右权衡后，阿拉善视频会议系统最终选择了以软硬结合的产品形态，专网与互联网混合组网的建设方式，尽可能地在保证系统的可靠稳定性的同时，兼顾系统的便捷性和灵活性。

在产品设计缺陷无法避免的行业背景下，如何避免在后期的使用中造成维护不便和维护成本较高又是一道难题。为此，阿拉善盟在视频会议建设过程中，除了严格控制工程设备和所需要的一切配件的质量外，还要求厂家必须从技术上交底，要从每个名词到会议流程对维护人员进行解释和说明，直到维护人员理解并能独立操作，而且还要对可能出现问题的地方提供解决方案。

据称，这种做法一度使阿拉善盟视频会议工程中的甲乙双方产生过冲突，甚至使整个技术培训过程在用时上远远超过了原来的预期。但事后事实证明，这一做法为日后视频会议系统的常年高负荷运行奠定了技术基础。

规范化运营

视频会议建成后的第一次演示性会议，虽然受到了盟里领导和参加会议人员的高度肯定，但对甄学泓来说，能在多长时间内保持会议效果和系统的稳定运行，他心里还没有十分的把握。因为他从兄弟城市看到了太多积满灰尘的视频会议设备了，从投入资金到所配备技术人员的水平，许多城市在视频会议项目上的建设比他们要专注得多，但最后还是偶尔用一次。

仔细分析了视频会议系统普遍存在的使用率不高的现状――这也曾是阿拉善盟电子政务办建设时最为担心的问题，甄学泓认为，除了音视频信号不好，声音还原差等产品缺陷外（这些问题在阿拉善视频会议系统中已经得到了解决），还有一个根本性的问题――视频会议本来应该是一类民用产品，但目前的产品现状是使用太过复杂，不是专业人员就很难将多个会场的音视频调整到一个可以接受的水平。因为使用太麻烦，各种软故障不断，最后大家只好不用。

针对这个视频会议行业普遍存在的难题，一个在建设之初就在甄学泓脑海里浮动的想法迅速成型，那就是把视频会议当作电信运营级产品管理，用规范化流程控制出现故障的几率，让管理来保障视频会议的效果。

为此，阿拉善盟电子政务办与视频会议服务提供商一起，客观分析系统存在的不足，把可能存在的视频会议的形式进行了分类，并对每一类会议流程所涉及的操作进行了逐一的拆解，然后再优化流程，详细编制了《视频会议系统操作规范及使用流程》。阿拉善盟电子政务办的工作人员在向本刊记者展示这一规范流程时介绍说，它甚至详细到会议前几分钟主机预热、会议主持人要求某人发言后几秒钟内画面和音频切换到位等内容。同时对保障人员的分工进行了角色定位，让技术人员在熟悉全流程的前提下，只专职自己负责的操作范围。并明确规定，任何在操作规范里没有出现的功能按键，任何人不允许使用。阿拉善盟方面认为，这样流程化后，可使每次会议基本上都能按统一的效果展现。

正是在这样一种严格而科学的管理体制下，建成后的阿拉善视频会议系统能够保持常年的稳定运行，让使用会议系统的单位按时到场就能按时开会，彻底改变了人们对视频会议系统好看不好用的看法。

在一次厂商回访的过程中，当厂商代表看到厚厚一本记载阿拉善视频会议系统的使用记录时，他们感到非常惊讶：“我们的产品在客户中应用最多的也就一周两三次，你们竟然可以一天开三次会！”

当阿拉善视频会议系统运行后，只要是用过一次视频会议的部门，都很快地接受了这种新的沟通和交流方式，而且在目前，除去那些必须要面对面召开的会议外，视频会议是盟与旗区之间交流的主要工具。

会议方式的改变，已经悄悄地提升了阿拉善盟各种会议精神的传达效力，也悄悄地提升着盟政府的办事效率。而这才是甄学泓最想要的结果。

国内视频会议市场烽火将燃

2006年我国视频会议行业市场规模为26.35亿元，2007年为29.83亿元，而在全球经济危机最严重的2008年和2009年，国内视频会议行业的增长率分别为15%和7%，市场容量历史性地达到35.8亿元和38.3亿元，至2010年市场容量达到了44.1亿元，增长率达到了15.1%。其中，2010年软件视频会议的增长率达到了22.4%，软件视频会议部署便捷和低成本的优势在市场上得到印证。