企业会议管理系统的设计分析

【摘 要】企业需要经常通过会议进行沟通、问题解决以及决策制定。从提高企业会议管理的实际出发，深入了解企业的需求， 设计开发一套会议管理系统，能够使整个会议从时间到地点，从会议名称到主办单位，会议内容到会议结果联为一体，能够有效提高会务管理工作的效率和质量。

【关键词】企业 会议 管理系统

一、引言

在不断变化的竞争环境之中，企业经常需要召开有效的会议，进行沟通，迅速做出决策。会议在不断增加，会议的信息量也在与日俱增，这便增加了企业会议管理工作的难度，通过有效的信息化手段提高企业会议管理工作的效益和有效率，对于企业来说，具有极其重要的现实意义。

二、系统分析

需求性分析是软件定义时期的最后一个阶段，它的基本任务是准确的回答：系统必须做什么。需求性分析通常提出对系统的功能需求、性能需求、可靠性和可用性需求等多种需求。会议管理系统应该有对各种会议信息的处理功能，包括会议室的安排，会议设备的安排，以及会议人员的安排等信息的处理，还有对会议主题的描述等，这些都是一个完善的会议系统必备的。举行一个会议时，首先，要对会议室管理部门下个开会的定单，以免会议室没有空闲。然后再由该部门进行会议所需要的设备的管理和与会人员的管理，当通过审核人审核后，该会议就可以举行。

三、总体设计

（一）系统功能模块设计。企业会议管理系统软件结构需要进行精化，进行合理的分解，得到尽可能高的内聚、尽可能松散的耦合，最终要的是，为了得到一个易于实现、易于测试和易于维护的软件结构，应该对模块进行再分解或合并。企业会议管理系统可以分为用户管理、会议人员管理、会议管理、系统管理、帮助这五个功能模块。

（二）数据库概念设计。数据库一般分为三级模式：外模式、概念模式和内模式。在此将设计的是数据库的概念模式，通过对数据流程分析及E-R图，设计如下数据项和数据结构。会议设备信息主要包括设备编号，设备名，负责人，使用时间，联系电话，摆放位置，备注等信息。与会代表信息主要包括代表名称，性别，出生日期，年龄，联系电话，审核人，备注等信息。

（三）数据库逻辑结构设计。在数据库设计中相当重要的一步就是将概念模型转化为计算机上DBMS所支持的数据模型，例如，将E-R图模型转化为关系模型，道理很简单，我们设计概念模型基本上都是一些抽象的关系，在再数据库设计的实现过程中，在计算机上有效地表示出这些关系就成了数据库设计的关键。根据会议管理系统的功能要求，选取Access 2003作为后台数据库。在实体和实体之间的E-R图设计基础上，形成数据库中的表格及表格之间的关系。

四、详细设计

（一）系统的主要功能：1.根据可行性研究结果和客户的要求，分析具体情况及问题，采用C/S结构，将会议管理系统划分为：会议室管理、会议设备管理、会议人员管理、会议信息管理、信息查询等；2.系统要实现基本信息录入、修改、查询等功能；3.系统要实现满足多种条件的统计分析功能，有些统计数据要采用图表的格式呈现；4.系统要有一定的安全控制策略；5.整个系统可以选择采用二层C/S结构或3层B/S结构。数据库系统可采用Access2003，前台开发工具可以选用PowerBuilder或Visual Basic、ASP或JSP等；6.会议管理系统所涉及的信息有设备、会议室等方面，可通过系统流程图、数据流程图和数据字典对其进行描述，在分析和设计的基础上，提出系统的总体框架并进行详细设计编码；

（二）用户界面设计

1.一般交互设计。一般交互涉及信息显示、数据输入、和系统整体控制等方面：（1）一致性。面向客户交互界面中的菜单选择、命令输入、数据显示以及众多的其他功能，使用一致的格式。在设计的过程中，基本上保持系统的格式一致；（2）信息的反馈。向用户及时提供视觉和听觉的信息反馈，以保证在用户和系统之间及时地建立双向通信。在本系统设计过程中，基本做到了信息的及时反馈，在信息显示的大部分窗体中包括了刷新按钮，会对数据库中的数据进行及时地显示。另外，在进行错误操作是，会弹出提示窗口并发出警告提示音；（3）执行有较大影响的操作前提示用户确认。在设计过程中，如果用户要执行删除操作，以及对数据库的读写操作时，都会有窗体弹出询问继续操作或者予以提示；（4）减少两次操作间需要记忆的内容。为了避免用户为下一步操作而记忆大量数据，所以在设计过程中在需要数据传递的窗体中设置全局变量，来传递数据。例如在入账和入库的模块的操作中都用到了这样的方法；（5）对话、移动和思考的效率。尽量减少用户击键的次数，在设计时考虑到了用户屏幕的布局以减少用户鼠标移动的距离，尽量避免用户在操作中发生疑问的情况；（6）按功能对动作分类，并据此设计屏幕布局。屏幕布局尽量将软件所具有的所有功能在主页面展示，界面一目了然。

2.数据输入设计。用户的大部分时间用在选择菜单命令、键入数据和向系统提供输入。在系统中，键盘是主要的输入介质，但是鼠标等设备的也是重要的输入手段，所以，对于它们的数据输入操作有如下约定：（1）保持信息显示和数据输入间的一致性。为了方便用户的使用，鼠标应当尽量减少操作的幅度；（2）保持显示信息和输入信息之间的一致性。对于用户来说，要保证其输入的数据在显示上与其他显示的视觉特征要一致。对于不同类型的用户在登录到系统后，由于有不同的权限，所以在主界面中会有一些项目受到限制而无法使用，所以要使这些项目不发生作用，以保证系统安全。

五、结束语

企业会议管理系统能够将企业相关的会议管理工作有机地结合起来，以信息化的管理方式，完成繁琐的会议管理工作任务，提高工作效率，降低差错率，节省成本，使执行者认同，提高现代化办公的水平，高效达成企业的战略目标。

参考文献：

[1]徐卫军.基于SIP协议的多媒体会议管理系统的设计与实现[D].东南大学 2006

[2]李志德.基于WEB的学术会议管理系统分析与设计[D]. 电子科技大学 2011