工程档案资料管理工作的思考探讨

摘要：本文主要阐述了工程档案资料管理工作的重要性，提出了工程档案资料管理存在的问题，并对加强工程档案资料管理工作的措施进行了探讨。

关键词：工程；档案资料；管理

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

引言

档案资料是工程单位工作中的重要组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，档案资料为单位事业的发展提供了依据。国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，传统的档案管理工作中同时产生了问题和困难，只有及时的做好档案管理工作，才能为发展和谐社会提供服务。

一、工程档案资料管理工作的重要性

工程档案资料来源于工程建设全过程。工程项目具有投资大、周期长、环节多、要求高、涉及面广、内外协作等关系复杂的特点，因此形成的档案有多种载体，档案数量多、保存价值高。工程在建设过程中往往采用先进的工艺设备及周密的组织管理，使得档案具有较高的利用价值。它不仅对建设过程中的质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收及其他日常管理工作具有重要的作用,而且在工程运行管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。有了工程档案资料，可以了解工程的前期工作、建设情况，也可以搞好运行管理，预见工程将来可能发生的问题，帮助控制不良事态发展趋势。工程档案是工程建设全过程活动的真实记录，是不可再生的信息资源，也是国家财产管理的依据和凭证，它对于保存历史、指导现实和服务未来具有重要的作用。

二、工程档案资料管理存在的问题

1、档案管理制度不能适应工程建设项目管理体制的改革

近年来，工程建设项目管理工作发生了很大变化，国家对建设管理体制改革逐渐深入，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度逐步完善，政府转变职能，行政审批进行改革，对不适应深化改革新形势的部分规章和规范性文件进行了系统的清理、修订，使工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改，工程档案还没有纳入新的管理机制，如何尽快建立完善的项目档案法规制度，目前缺乏研究和应对措施。

2、重工程建设，轻档案管理

建设单位的工作人员从领导到同志，对工程建设倾注了全部的时间和精力；而对工程档案管理工作，各建设单位一般不设专职的档案工作人员，把档案管理工作只看作是一种资料的简单存放、堆积、保管，只有在工程阶段验收、竣工验收时，才进行资料建档、归档等整理工作。这种管理方式影响档案工作的质量,给工程档案造成很大的危害，使相隔时间较长的资料零散，无法完整无误地归档，由此给工程建设、管理造成重大负面影响。

3、档案管理水平普遍较差

在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。许多施工企业档案管理体制不健全,档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制，在制度执行上也存在“软”的现象。

4、档案专业人才缺乏，知识结构老化，知识层次低

在工程建设中，档案人员一般是新参加工作的同志多、工程技术人员多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少,熟悉档案法规和制度，熟练掌握网络技术、软件应用，用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。

三、加强工程档案资料管理工作的措施

1、建立科学的适合工程实际的档案资料管理体制

做好档案工作要把档案工作纳入工程总体格局之中，实行统一领导，专人负责，部门分级配合、协调的原则。工程实行业主负责制、招标投标制和建设监理制。新的建设管理体制，致使建设期间档案资料管理体制及机制与过去有所不同。首先，建设管理局是项目法人，代表出资各方负责工程建设管理。工程的档案资料必须实行业主统一集中管理，无论是施工单位、监理、设计单位都必须把所有的档案资料按时、保质、保量地提交给业主。由工程建设管理局牵头，明确建设、设计、监理、质检、施工等各有关单位和人员的职责范围，理顺关系，落实任务，以形成档案工作一级抓一级，层层负责，各单位密切配合，有机组成一个档案工作大网络的格局。另外，监理单位又具有审核把关职责，档案资料是否完整、系统并符合要求，监理单位有着不可推卸的责任。监理工程师在审核档案资料过程中，对于质量检验资料的审核，必须如实反映情况、不得擅自修改、伪造和事后补作；对于质量评定资料的审核，必须要求各种试验、验收、质量评价资料齐全、完整；对于竣工图的审核，必须要求如实记录并反映各种地上、地下建筑物的详细情况，特别要反映出设计变更后的真实情况;所有工程档案资料均应按照工程档案管理的要求，分类进行整编；竣工验收的档案资料必须保证在4个月内( 尾工验收1个月) 归档完毕。因此，作为业主必须充分依靠监理单位，通过监理工程师的现场工作，把好档案资料质量第一关。

（1）工程建设初期要根据档案管理的有关法规、规定和技术要求，制定本工程的档案管理办法、实施细则，对档案机构及其职责、，材料归档要求、档案的案卷质量、档案的利用与管理等作出具体规定，使整个档案工作从工程建设一开始就纳入正常管理轨道，真正做到档案工作的各个环节有章可循，有法可依。

（2）在工程准备与建设阶段，档案业务指导人员应及时了解工程建设项目的计划、规模、性质、进度等，并且经常与工程资料员保持联系，使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。同步进行是指，下达工程建设计划任务与提出档案工作要求要同步；检查工程进度、施工质量同检查档案文件材料的形成要同步；单元、分部、单位工程验收及工程竣工验收前必须先对相应的档案进行验收,凡归档文件资料的质量达不到规定要求的，不得进行验收，在规定期限内未完成归档任务的建设项目不能评定为优质工程。档案管理采取责任到人的措施，全部档案落实到每位业务指导员的头上，每位业务员有针对性地介入各自负责的工程，跟踪指导、监督、检查，对各自负责的建设单位、施工单位、监理单位跟踪服务,耐心讲解档案收集、整理、归档的要求，对施工中档案存在的问题进行业务指导。

（3）在工程建设后阶段，要认真做好档案验收工作，档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制，对建设周期长的工程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误，加强对档案的预验收工作,以确保资料齐全、完整和准确。

2、提高专、兼职档案资料管理人员的综合素质

档案人员不但要学习档案理论，精通档案业务，同时，还要真正做好新时期档案管理工作，运用现代化办公手段，实现档案网络化管理。要提高思想素质，提倡爱岗敬业，增强服务意识，具备良好的职业道德和心理素质；要提高业务素质，做到依法治档，自觉参加岗位培训；要塑造复合型人才，既有档案管理专业能力，又善于计算机应用和网络信息管理。总之，档案工作者应该解放思想，转变观念，勇于创造，适应档案信息化建设和工程档案事业发展的需要。

结束语

总之，档案资料管理工作在工程建设中也占据着不小的地位。这要求我们抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

参考文献：

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