OA系统流程分叉问题研究

摘 要：协同办公系统（OA）的核心是流程的设计与开发。实际的办公流程中会出现分叉和交叉的情况，造成了流程的混乱和无法正常结束的情况。针对这种问题，提出了一种分叉前选择的解决方案，并对这种解决方案进行了分析与测试。

关键词：协同办公;流程;分叉;分析;测试

一、引言

OA系统的全称是协同办公系统，目前高校行政部门已经普及了该系统。该系统在行政办公过程中优势明显。首先，OA办公系统可以打破时间和空间的限制，实现随时随地的办公，大大提高了工作效率;其次，OA系统能够代替纸质文件，并能实现永久保存，这样就节约了行政成本，提高了信息资源流转效率，为单位提供了信息沉淀和数据库资源;再次，OA系统运用的是基于工作流的概念，在传统的行政办公中，一趟审批流程往往通过填写纸质表单、一级一级签批因而浪费很长的时间，而OA办公系统可以通过工作流的形式传递，大大提高了工作效率和效益;OA系统还可以整合许多其他的相关系统，形成统一平台。

二、流程分叉问题

在实际的行政工作中，工作流程经常出现分叉的情况。我们以一个收文流程来进行说明。流程如下：从校办秘书到党政办主任再到分管校长然后到部门负责人最后到经办人处结束。这里我们以一个具体的流程为例：校办秘书将收文提交到校办主任处，然后校办主任提交到分管校长处，分管校长审阅过文件以后认为该文件需要多个部门协同工作，因此将该文件转发到到多个部门负责人进行处理，问题就在这里，多个部门负责人可能会给他们的经办人（甚至多个经办人）转发该文件，形成了树状结构的流程。分管校长作为根节点，部门负责人作为一级叶子节点，经办人作为二级叶子节点，不断分叉。

三、分叉前的选择

要解决这个问题就需要在分管校长到部门负责人之前进行选择，以单选和多选来划分选择类型。当只给一个部门负责人时，就按照原来的流程走，分管校长转发给一个部门负责人，然后该部门负责人再将文件转给一个或多个经办人，最后结束。当需要给多个部门负责人转发文件时，需要再设计一个流程，即分管副校长给多个部门负责人，然后多个部门负责人直接审阅结束。这样可以避免流程分叉带来的无法闭环的问题。

具体配置的过程如下：首先用后台管理员账号登录OA以后，选择工作流程选项卡中的收文流程，在节点信息中添加部门负责人（多选）这个信息点，在流向设置中添加从分管校长到部门负责人（多选）这个流向，然后添加部门负责人（多选）到经办人这个流向。经办人到结束的流向不用再设置了，可以复用以前的流向。流向设置完成后，流程就可以起作用了。在分管校长转发文件的时候就可以有两个选项，分别是部门负责人（多选）和部门负责人单选，当选择多选时，流程到部门负责人就结束;而选择单选时，部门负责人还可以交给经办人然后结束。

四、测试

OA流程设置后的测试工作也是十分重要的，测试能够发现设计过程中存在的问题以便及时修正，否则一旦运行起来将有可能产生难以预料的问题。这里可以在OA的后台配置环境中专门配置一个测试部门，里面建立3到5个测试账号。我们这里设为ceshi1，ceshi2，ceshi3。在测试过程中，首先要赋予一个测试账号能够具有收文转发的功能，比如设置ceshi1具有该功能，同时在后台流程的发起范围中加上ceshi1账号。还要注意的是在收文流程的每一个节点都需要加入测试的账号，即将测试部门分别放在每个节点的经办范围选择人中，以方便测试。用ceshi1账号登录以后，在公文管理里面单击新增，建立收文管理的提交界面，然后将测试的收文信息发送给党政办主任节点，这里选择ceshi2账号，登录ceshi2账号后，将会收到ceshi1账号发来的收文信息。然后在ceshi2账号的登录界面将信息提交给分管校领导，这里用ceshi3表示。根据上面的配置ceshi3账号登录后的下一环是部门负责人，在这里，设置的一个分叉，一个是将信息发送给多个部门负责人，第二个是将信息发送给单个部门负责人。一发多的情况下，下面的一环是多个部门负责人，这些部门负责人就无法再次提交，只能审阅然后结束。如果是第二种情况，即一对一的进行发送，则部门负责人还可以选择经办人然后结束，当然，这里也可以选择多个经办人，然后流程结束。通过测试，该流程运转良好，流程设计成功。

五、总结与展望

高校OA办公系统的部署虽然提高了办公效率，但是也存在很多问题，其中比较重要的就是流程走向问题。在实际办公过程中，情况非常复杂，有多重交叉和迂回的情况需要处理，而从技术层面讲，许多分叉的流程是无法实现的，因为流程需要唯一确定，需要最终进行闭环结束，而许多分叉的节点由于下一级节点仍然分叉造成了多个流程，无法用唯一的代码进行标识。而通过前面分叉前选择的方法可以很好地解决流程分叉的问题，通过测试账号测试了流程的整个运转过程，因此，这种解决方案是解决流程分叉问题的好办法。