Interwoven标准作业流程――企业效率提高的依靠

在当今经济全球化、竞争全球化的知识经济时代，企业都在关注经营效果和效率的问题。在同业竞争中，除了产品之外，更关键的竞争优势在于成本最低化或差异化。有时候，一些细节往往可以改变企业的命运，即细节决定成败。特别是一些规模庞大的公司，员工数量很多，由于不同的成长经历、性格、学识和经验，可能做事情的方式和步骤各不相同，很难正确贯彻企业所有的规章、标准和流程。此外，由于一些职位的变动，新员工需要花费一些时间去熟悉公司的流程和业务内容。因此，企业需要一个强大的内部平台将内部的业务流程、各种制度进行量化，从而使得员工能够在一个标准化的平台中进行操作，从而提高运行效果和工作效率。

标准作业流程(SOP，Standard of Process)文件管理平台是业务运作与公司内部治理的重要依循，因此SOP文件管理制度的落实，不仅能够增进企业运作的效率，亦能有效降低企业的营运风险。

通过Interwoven在以往项目实施的经验，通常可将企业的SOP文件管理环境分为两个工作区：

1.SOP制作区 由各业务部门产出内容，并在上载文件时进行文件类型分类、浏览权限、关键词的设定；接下来，经各部门跑审批流程后，最后由负责的单位，如风控或企划部门冻结这份文件。

2.SOP最终分享区 所有SOP文件将依据各自的属性归类，被系统地分类、编号、归档与保存。

面对多数企业所遭遇到SOP管理的议题与改善期许，Interwoven提供最佳解决方案协助企业建立高效率的SOP文件管理平台，为企业提供包括创建阶段的文件分类、审核流程与批审、查询与分享机制、严谨的安全控管机制等重要功能。

进行SOP文件上载与审核时，可以单笔输入，也可以多笔数据批次上载。上传档案后，首先完成属性、权限、文件主附从属关系的设定；然后再通过图形界面轻松设定该文件的审核流程；设定完成后,系统便会以电子邮件方式通知相关人员进行审批；当批示通过后，文件便会依据原先制定好的规则被与归档。值得一提的是，在上传文件时，原创者还可以选择当这份文件通过审核之后是否要转成只读、不可更动的PDF格式档案，以顾及文件的机密性与安全性。另外，由于Interwoven SOP文件管理平台的安全控管机制可直接和AD与LDAP整合，更可直接降低信息部门在设定权限时的负担与增进上线的效率。

通过建立SOP文件管理平台，企业能够加强经验与知识的传承。企业建立SOP文件知识库，让“有价值“的SOP文件得以保存。通过将SOP文件系统地保管，藉由树状浏览的文件逻辑、SOP文件属性及关联性查询，有权限的同事能够容易搜索、浏览、下载、共享或打印其所需要的文件，同时，各部门制作文件与审核的流程自动化，节省人工制作与整理文件的成本，加速文件收集的效率，而风控或企划部门则只须汇整、统计与管理，避免收集后人工处理作业的繁重负荷与效率低下，最后还可以提升员工的工作效率。藉由“流程“以及“SOP文件格式“的标准化，员工在面对工作任务时有可靠的参考模板与一致性的依循标准，有助于提高员工的生产力。

由于SOP本身也是在实践操作中不断进行总结、优化和完善的产物，在这一过程中积累了许多人的共同智慧，因此相对比较优化，能提高效率。通过每个SOP对相应工作效率的提高，企业通过整体SOP体系必然会提高整体的运行效率和效果。