企业合同管理效益之考量

[摘要] 在贯彻执行上级合同管理文件及有关规定的过程中，合同管理工作应结合本企业的实际情况，制定相应的实施细则，切实抓好各项规章制度的落实，并按照“有所为、有所不为”的原则，注重把握防范经营风险的关键环节，更好地为企业经营活动提供法律服务。该文就这几个方面进行了有益的探讨。

[关键词] 多经企业 经营活动 法律事务

近几年来，福建铁路投资发展总公司（以下简称福铁投总）的合同管理工作能够较好地执行上级文件的有关规定，严格按照规范的程序审批合同，在合同履行过程中能实时跟踪管理，及时掌握合同履行动态，在各项经营活动中，特别是重大经营活动都能按合同约定正常履行，无发生一例合同纠纷案件，同时，历史遗留的法律纠纷问题也得到妥善处理，多经企业的合法权益得到充分维护，有力地保障了企业日常经营活动的正常开展。

1 健全组织机构，重视合同管理

福铁投总始终重视抓好合同管理工作，充分认识到合同管理工作在市场经济条件下，对企业经营活动的重要意义，把合同工作当作对外经济协作活动的必备纽带，作为企业管理的重要一环。要求各控股企业及投总本部各部门切实做好这项工作，根据本企业的实际情况，健全完善合同管理组织机构，配备专（兼）职合同管理员，保证合同管理各项工作落到实处。投总本部设有专职合同管理人员，各控股企业均设有兼职的合同管理人员。福铁投总在总结以往合同管理工作经验的基础上，有针对性地建立合同管理例会制度，专题讨论合同的疑难问题及需要上报路局法律室审查的重要合同初审工作，大大加强了合同审查的力度。由于领导重视，组织机构健全，为做好合同管理工作创造了一个良好的条件。

2 完善管理制度，强化制度保证

根据南昌铁路局及局多经处有关合同管理办法的文件精神，结合福铁投总本部及所属控股企业的实际，福铁投总对合同管理组织、合同签订、合同专用章管理、合同结算、合同报表、合同检查与考核等内容进一步加以细化、明确。同时，强调了签订合同应遵循“谨慎原则”，严格履行“论证、会签、审查、批准、盖章”五道程序，对履行期限超过二年的各类合同审批程序也作了相应规定。以上这些规定，为多经企业日常合同管理工作提供了操作依据，对防范经营风险、规范经营行为提供了制度保证。

3 严抓制度落实，确保规范操作

福铁投总严格执行上级合同管理部门的有关规定，做到合法经营、规范管理，合同管理部门、合同承办部门及合同中涉及的会签部门都能较好地履行各自的职责。

3.1 合同签订

订立合同前，合同主办部门（经办人）负责对对方主体资格、履约能力、资信程度等基本情况的调查核实。签订重要合同，主办部门预先进行可行性论证，并形成书面材料，召集合同管理、主办、财务及有关业务部门共同研究分析，形成统一意见。对于重大的事项，由公司分管领导组织可行性论证。合同条款尽量由我方起草，争取主动；重大合同事前请法律顾问参与；合同正式签订前，按规定报请路局法律室审查。

3.2 合同审查

严把合同审查关，对选定的项目及合作对象，合同主办部门事前进行充分调查论证，并写出书面调研报告，提交总经理办公会审议，集思广益，集体决策。合同条款中所涉及的货、款交付时机、数额等关键内容，我方尽可能争取主动，由对方先履行债务（义务）。正式签订合同前，执行会签制度，并按规定上报合同主管部门审查。

3.3 合同履行

合同主办部门、财务部门坚持定期检查、督促，及时掌握合同履行动态。合同主办部门在合同履行期内同合作方保持密切联系，并从与对方有业务关联的第三方那里，侧面了解其经营动态，发现对方轻微违约或部分不履行时，特别是货、款交付时机、数额与合同约定不吻合时，及时采取应对措施。变更合同时，均依照法律、法规和合同管理办法的规定，签订该合同的补充协议。当市场发生变化，需要调整交易价格时，双方另行签订书面补充协议，确认后方可发货。财务部门严格按照签订的合同条款办理结算手续，保证资金流转过程与合同约定的渠道、时机相吻合。

3.4 合同档案管理

合同档案管理是合同管理工作的一个重要组成部份，我们对合同档案实行严格管理，要求主办部门必须按规定时间将签订的合同文本及相关资料交合同管理部门，按编号整理归档，实行专人管理，注意保护商业机密，并按照上级文件要求，及时、准确上报季度（或半年度）的合同统计表。合同专用章实行使用登记制度，原则上由合同管理部门专人保管，对确需由合同主办人携带合同专用章外出签订合同的，须办理领取登记手续，注明使用范围、时限、承办人、批准人等事项。

4 把握关键环节，促进公司发展

为适应新形势发展的需要，客观上要求我们在合同管理措施上有所创新，善于从复杂的合同关系与交易链中把握问题的关键，做到“纲举目张”，确保合同全面得到履行，更好地为企业经营提供法律服务。

4.1 加强合同管理，确保资金安全

对商贸合同履行期限以一年为限，单笔商贸控制在1~2个月以内全部完成。公司硬性规定，年底所有商贸资金必须回笼，这样有利于检验对方的现金流状况，确保资金安全。货款年底没有回笼的，次年全力追回货款，不再与其再做商贸业务。这样规定后，可以及时发现问题，在对方有偿还能力时予以了结。到了年底，在确认资金及收益全部回笼后，第二年再重新签订合同。在合同签订时，我们还要求对方提供保证我方资金回笼安全的《承诺函》，以确保资金安全。公司还规定，根据合同约定超过1个月货款未清的，必须向分管的副总经理报告，并立即研究处理；超过2个月货款未清的，必须向总经理报告，由总经理组织公司有关部门及时处理；超过3个月货款未清的，由总经理牵头，组织法律顾问研究，依法追回货款。切忌为顾及合作方的面子久拖不决，要抢在合作方有资金、有资产时抓紧了断。

4.2 认真处置历史遗留问题，减轻企业发展包袱

在2000年以前，原福州铁路分局多经企业累计问题资产数额较大，对此，我们进行了认真探讨，采取了现金清偿、股权转让、以物抵债、坏账列销、法律诉讼等的处理方式，先后处理了某铁道大厦乱投资、乱借款、乱担保的问题；积极参与某房产开发项目遗留问题的处理；认真参与处理某水泥厂担保责任的问题，以较小的代价避免了重大损失；处理三家大酒店长年拖欠租金问题，通过采取协商及法律诉讼等手段收回历年所欠租金；与某集团发生的商贸纠纷，历经多年多次法院审理，最终我方胜诉，减少了近千万元的资金流失；采取专司清欠、追究责任等，收回其他欠款3000余万元。在这些工作过程中，我们通过签订相关的合同，通过认真履行合同，取得了直接的经济效益。

5 进一步加强合同管理的思考

5.1 坚持抓好制度落实

5.1.1合同主办人责任制度。合同签订前所涉及的项目可行性论证、对方资信调查工作、起草合同文本、确定交易方式、合同生效条件等基础性工作，对合同能否得到全面履行起着决定性的作用。合同主办人是合同最主要、最直接的承担者，落实主办人责任制不仅是必要的，而且是必须的。

5.1.2合同会签制度。一般情况下，一份完整的合同都包括技术（业务）、财务、法律三个方面的内容，任一方面存在问题都有可能导致纠纷的产生。通过执行集体联签制度，可以有效弥补这个缺陷；同时，对加强廉政建设也起到促进作用。

5.1.3合同履行跟踪制度。依法订立的合同，对当事人具有法律约束力（《合同法》第八条规定）。但单凭法律约束力，仍不足以促使合同的全面履行，任一方的主观因素或客观因素（不可抗力）都可能造成合同被中止履行。合同订立后，合同主办人应当在相关部门的紧密配合下，对合同约定的权利义务的履行情况实时跟踪。

5.2 建立和健全企业的合同管理体系

合同的管理体系包括组织机构和制度建设两方面。组织机构是指企业要建立和健全合同的管理机构(包括专职机构和兼职机构)，使企业合同管理覆盖企业的每个层次，延伸到各个角落。合同管理部门的主要职责是起到法律咨询、合同评审、履约监督的作用。制度建设首先是指, 企业要就合同管理全过程的每个环节，建立和健全具体的可操作的制度，使合同管理有章可循。这些环节包括：合同的洽谈、草拟、评审、签订、责任分解、履约跟踪、变更、中止、解除、终止等。建立和健全企业的合同管理制度，必须根据我国的《合同法》和相关的法规，以及企业的实际情况。《合同法》是建国以来，特别是开放改革以来，合同管理经验教训的总结，又是合同理论的实际运用。《合同法》的大多数法律条文都可以纳入企业合同管理制度之中。

5.3 正确处理合同管理与服务企业的关系

合同管理是手段，通过加强合同管理来防范经营风险，为企业资金安全、合法权益不受侵害提供法律保障，最终目的是为了促进经营。如果片面地强调防范风险，把合同管理蜕变为经营的障碍，显然是本末倒置；反过来，如果为促进经营、鼓励交易，而无节制地放松合同管理的要求，给资金安全埋下隐患，其后果是十分可怕的。两者之间既有矛盾，又是辩证的统一，相辅相成，合同管理必须为经营服务，同时，经营又必须要以资金安全，保证企业的合法权益不受侵害为前提。

5.4 合同管理工作要做到“有所为、有所不为”

鉴于不同的合同其潜在的风险程度不同，应当采取有差别的审查程序和防范力度，以最大可能地提高交易效率，促进经营开发。例如：运输合同，我方除了提供一定的劳务外，无需资金投入，并且掌握运力的主动权，承担的风险较小，可以采用格式合同文本，不必重复审查，对对方的资信调查可适当降低要求；对南昌铁路局管内的各企业之间的常规性关联交易合同也可简化审查手续。而对重大合同，如涉外合同（含港、澳、台）、对外长期投资（含股权转让）合同、标的金额较大的买卖合同、建设施工合同等，在合同纠纷案例中一直处于“领头羊”位置，风险度极高，务必谨慎对待，严格按规定的程序执行。

防范经营风险的关键在于事前把关，履行过程中实时跟踪、及时规避。当产生纠纷、双方无法自我调和时，上法院“打官司”，无异于生病后，到医院“看医生”，应当视为不幸之事、无奈之举。因此，风险防范不要过多地依赖于法律诉讼，更别指望通过“打赢官司”能给企业带来额外经济效益。由于经营风险是客观存在的，因此，在正式订立合同前，有必要对合同潜在的风险以及可能产生的后果进行合理评估，分析风险与效益的临界点，为领导决策提供参考。企业应当以积极、稳健的姿态参与市场交易，减少低级失误，提高合同履约率，最大可能地促进交易量的增长，才是合同管理工作的终极目标。