档案管理中的问题与信息化建设

[摘 要] 当今科学技术迅猛发展，人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，目前，科学技术革命的核心和主流是信息技术革命，我们应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的档案管理机制。

[关键词] 档案管理 存在问题 信息化建设

21世纪奖成为信息社会，这一点已成为世界共识。信息技术已当代社会最具潜力的新的生产力，信息资源已成为国民经济和社会发展的战略资源，信息化水平已成为现代化水平和综合国力的重要标志。信息在社会生活中发挥着巨大的作用，可以说信息资源已成为经济发展的首要资源。

一、档案管理中的问题及解决方法

1 档案管理中存在的不足

1）对档案管理工作不够重视。在很多人看来，档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作，档案管理工作只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下，相当一部分单位忽视档案管理工作。

2）部分单位在档案硬件设施上投入不足。档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，从而对档案利用产生了不利影响。

3）档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。在实际工作中，由于对档案管理这项工作没有引起足够重视，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，就会体现管理手段较陈旧，由于不懂得档案管理，直接影响到档案的完整与安全。

4）档案收集工作力度不够。要想管理好档案，就要有一套完整的收集归档工作管理制度。然而部分单位根本就没有这样的制度。大部分单位搞的鉴定、考核和评价材料，套话多，费话多，不能准确反映每个人的真实情况，档案管理形同虚设。

5）更为重要的是档案管理的信息化程度不高。在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用。计算机技术还没有在档案管理中广泛运用，这些不利于管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

2 档案管理的对策与思考

1）加强档案工作的基础建设。要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作。

2）加强档案管理人员队伍的自身建设，提高档案管理人员素质。对档案管理人员进行组织培训，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。

3）建立档案信息系统，提高科学管理水平。在信息化建设的今天，要想真正搞好档案管理工作，就必须充分利用先进技术和手段管理档案和档案信息，全方位建立适合水文工作特点、统一开发的档案信息管理系统，进而实现档案管理工作的电子化、科学化，与此同时还要在提高档案工作的科学管理水平上下功夫，从而为水文工作的顺利开展奠定良好基础。

二、档案管理的信息化建设

1）转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值。

2）应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。

3）提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。随着设备的更新和引进，档案管理部门既要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验，精通业务的各种人才 ，又要注意引进相关学科的专门人才，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。另一方面也要加强对原有工作人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理档案。

总之，改变档案管理存在的问题以及档案管理的信息化建设应该同时进行，才能更好的让档案管理工作适合当今社会的发展需要，不仅改变档案管理的面貌更能发挥其重要性，尤其值得注意的是在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为经济建设和社会发展服务。

参 考 文 献

[1]姜立新.争议档案管理技术创新[J].科技传播,2011(2).