做好会计基础工作对会计电算化的重要性

【摘要】会计基础工作是会计工作的基本环节，也是会计电算化的基础。在实现电算化的过程中，必须使基础数据标准化、会计操作程序化、会计处理规范化，而这些标准化、程序化、规范化实现的基础还是要搞好会计基础工作。

会计电算化是采用计算机替代手工记账、算账、报账及对会计资料进行电子化分析和综合利用的现代记账手段，是以计算机为主的电子信息技术在会计工作中的应用。会计电算化促进了会计工作职能的转变，引起会计人员知识结构的变化和会计人员素质的提高。但会计电算化在提高会计工作效率和降低会计人员劳动强度的同时，也使一些单位放松了对会计基础工作的管理，造成了会计基础工作不同程度的削弱、滑坡甚至混乱，影响了会计工作秩序和单位经营管理的正常开展。

一、加强会计基础工作，进一步促进会计电算化的应用

会计基础工作主要是指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。会计工作是一项重要的经济管理工作，而会计基础工作又是会计工作的基本环节。真实，完整的会计资料，是会计工作最基本的要求，也是最重要的会计行为，在实际工作中，会计行为的规范和会计资料的质量，完全取决于会计基础工作；而会计基础工作的好坏，不单纯是单位内部事务，它影响到会计资料使用者及时知悉、了解和有效利用会计资料的权益，影响到会计资料在加强宏观调控、改善经营管理、防范经营风险等方面功能作用的发挥，影响到会计电算化在实际工作中能否顺利的运用。加强会计基础工作是会计工作质量的基本保障，更是会计电算化工作得以顺利实施的根本保障，只有基础工作完善，业务流程规范，会计电算化才有可能在企业的发展中真正发挥作用，创造效益。

二、会计基础工作中健全的内部控制制度会促进会计电算化工作的深入开展

科学、完整、健全的会计制度的制定是做好会计基础工作的首要保障。在实行会计电算化工作中制定健全、有效的内部控制制度更为关键，更具有举足轻重的作用。内部控制制度是单位为提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循和发展战略得以实现等而由单位管理层及员工共同实施的一个权责明确、制衡有力、动态改进的管理过程，是一整套相互监督、相互制约、彼此联结的控制方法、措施和程序。在会计电算化下只有健全的内控制度才能提高会计的分析决策能力，为管理者提供所需的安全完整的会计信息资料，更好地实现其管理和决策的职能；才能防止浪费和舞弊行为，保护财产物资的安全性和完整性；才能建立科学的岗位责任制，协调各部门的工作，强化管理，提高管理水平及管理人员素质；才能利于提高会计工作质量，增强各种会计信息的信誉度；也才能保证会计电算化信息的安全性和保密性，从而使经济活动能够正常、安全、有效地进行。

三、会计基础工作中核算规程规范是实行会计电算化工作的重要保证

财务会计信息来自于会计核算过程，会计核算过程的确认、计量、记录和报告中的任何一个环节的差错，都会直接或间接影响所提供的财务会计报告资料的真实性。所以，规范会计信息的提供就是要对会计核算过程进行规范，而一个完善的会计核算规范体系，是会计工作最基本的要求，是做好会计工作的前提，也是会计电算化工作的重要保证，应当集中抓好会计基础规范建设。会计人员提供会计资料必须真实、完整，要做到这一点就必须规范会计行为，重视基础会计工作的细致性、明确性和规范性，通过收集、处理、利用和提供会计信息，对经济活动进行核算和监督，建立良好的会计工作秩序，使记账、算账、报账等工作规范化、制度化、科学化。会计基础工作混乱无序，会造成会计工作秩序混乱，必然造成会计电算化工作的信息失真，造成财产不清、家底不实、数据不准、信息无用，不仅给单位内部管理带来消极影响，也容易因提供不真实信息给领导决策造成失误。因此，会计核算规范对正常有序地开展会计电算化工作非常重要。

四、会计基础理数据的准确完整是会计电算化工作的必要保证

真实、准确、完整的会计基础数据是搞好会计电算化工作的必要保证。会计电算化过程中基础数据的采集是指将计算机加工处理的会计数据进行手工准备的过程。为确保系统提供会计信息的正确、可靠，必需使会计人员对取得的原始凭证进行严格审核，编制正确的会计凭证，认真处理发生的每一笔经济业务。在凭证的编制过程中录入的摘要、会计科目、金额等都要认真检查，并经审核后方能进入下一道程序。在会计电算化工作中，大量会计信息要靠会计人员手工录入，这就对录入会计信息提出标准化的要求。其中：会计分录标准化就是要对经济业务进行分析、归纳，整理出标准分录，同时，先借后贷、方向一致的科目按编码顺序排列；错账更正一律采用红字更正法，避免借、贷方出现虚增、虚减的现象；摘要标准化，做到摘要简明、扼要、准确、完整。标准化的会计信息，将为财务分析提供更详细的数据，也才能成为会计电算化工作数据信息的必要保证。

五、做好会计档案管理的基础工作能更有效地为会计电算化工作服务

财务数据往往是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。所以做好会计档案的收集、保存、利用的基础工作非常重要，尤其体现在会计电算化工作中。在传统的手工操作条件下，从原始凭证的制作到会计报表的编制，都是靠人工完成的，因而具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。实行会计电算化以后，所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的。由于计算机是一种特殊的操作工具，财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算、处理。由于这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是电算化会计信息系统能够运行的前提条件，又是保证电算化会计信息系统正常运转的维护，因而这些资料虽然不是会计核算活动的产物，没有具体的数据和表格，但是由于没有它们的支持，整个会计核算过程就无法进行，所以必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，要根据这些信息载体的物理特性采用双备份，并且备份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并将其存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失，以增强会计电算化信息系统的安全性、保密性。