刍议会计电算化档案管理

【摘要】各单位在会计电算化档案管理工作中存在很多问题，本文对此进行了分析，并提出了一些解决措施，期望对单位会计电算化档案管理有一定的借鉴意义。

会计电算化档案管理对于各基层单位来说是重要的基础工作。实现会计电算化后，会计档案具有磁性化的特点，因此认真分析会计电算化档案管理中存在的问题，对提高各单位的管理水平有着重要意义。

一、会计电算化档案管理中存在的主要问题

从传统的手工会计系统转变为会计电算化系统后，许多方面都发生了变化，这给各单位的会计工作带来了新的要素，从而在会计电算化档案管理中也产生了一些相应的问题。

（一）会计电算化档案管理内容不全

我国自开展会计电算化以来，实现会计电算化的单位数量很多，但多数单位真正运行时间较短。有些单位为了适应会计电算化系统技术环境、制度环境的变化，对会计软件进行了升级，而原有的会计软件及相关资料未能及时进行整理归档。这样，这些会计档案资料就得不到利用，而且这也不符合控制制度的要求。随着时间的推移，会计档案的完整性、安全性就得不到保证。

（二）会计电算化档案损坏严重

很多单位在实现会计电算化后，认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，所以会计档案管理的制度仍沿用手工系统的制度，对保管会计档案的环境没有采取任何改善措施，致使防尘、防潮、防毒、防磁的要求得不到解决。由于灰尘过多，使得很多存储设备无法正确读出数据或根本无法打开；由于环境潮湿，使得存储设备变形、发霉；作为保存各种重要数据的存储设备在多次借阅中，被多次进行读数据的操作，造成了存储设备的自然损坏，而使数据无法读出。这些情况都造成了会计电算化信息系统档案的人为破坏。

（三）输出材料达不到规定的保管期限

利用计算机进行会计核算的单位应保存打印输出的纸介质会计档案，如凭证、日记账等，这些会计档案的保管期限为15年或永久保存。会计业务与其他业务相比，有时又有特殊性，如一次多份输出，手工系统是通过复写纸来实现的，那么在资金有限的情况下，考虑到这种特殊的业务需求，在会计电算化系统构建时，在选择打印机时应以针式打印机为首选，而针式打印机输出的材料在6、7年后，有的就字迹不清了，起不到档案资料的作用。

二、加强会计电算化档案管理的措施

针对上述存在的问题，各单位应采取相应措施来加强对会计电算化档案的管理，从而提高单位的管理水平。

（一）要统一思想认识

会计电算化与手工会计系统相比，有许多不同，应当在各单位中统一思想认识。因此对于实现会计电算化的单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。不少已实现会计电算化的单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的认识，因此，应当进一步提高会计电算化档案管理者的素质，把信息化档案资料的管理落到实处。

（二）注重硬件环境管理

对于会计电算化系统来说，应提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。在拥有针式打印机的同时，再配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以便输出的纸质会计档案符合保管要求。选用功能符合本单位实际管理要求的会计软件，最好是具有会计档案管理功能的会计软件。加强会计电算化系统的安全管理，注意进行定期的补丁维护、数据备份，尽量避免因计算机病毒等不安全因素而导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

（三）建立有效的会计电算化档案管理制度

在进行会计电算化档案管理时，应注重有效管理制度的建立，这对于其管理工作会有事半功倍的效果。

1.建立有效的档案归档制度

会计电算化档案不但包括原有手工的相应档案资料，也包括会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。未打印成书面形式输出之前的会计数据，应妥善保管其电子形式的数据并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

2.建立有效的借阅制度

任何人在借阅会计电算化档案时，需经财务部门负责人批准，按照本单位会计电算化档案管理的有关规定，办理借阅手续；单位外部人员借阅本单位会计档案时，要特别注意，必须经主管领导、财务部门负责人批准方可。

3.建立有效的档案保管制度

在制定会计电算化档案保管制度时，应依据国家有关的档案法规、档案标准等来进行。在进行数据备份时，应选择优质的存贮介质进行会计档案数据备份，做好防潮、防尘、防磁、防腐蚀工作；对用来进行数据备份等的电子会计档案要标明时间、文件内容、负责人员等，并制作档案管理文件卡片。

4.建立有效的档案备份制度

对于各单位的会计电算化档案，应由相应负责人定期将会计数据备份到磁性介质中。由于磁性介质的特殊性，相应管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期复制、检查，以防止会计信息丢失。同时要建立相应的登记簿，记录备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。

5.建立有效的档案权限调用制度

在各单位中，不同的人对会计电算化档案资料应有不同的使用权限，因此对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。一般数据，可较大范围共享；保密程度较高的数据，只能供一定范围内的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，应只有单位的主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样分权设置，可以在一定程度上保证会计电算化档案的安全性，减少人为修改的可能。

（四）加强复合型人才的培养

会计电算化，在可以快速实现传统会计功能的基础上，还可以快速实现对会计数据的分析，因此要求相关人员的知识结构要多元化，以便加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时会计软件维护及系统安全方面对系统中的相关人员要求也较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的复合型高级人才来维护会计电算化系统的日常运作，开发更合理、更高效的会计软件。

综上所述，针对会计电算化管理中的管理内容不全、档案资料损坏严重等实际问题，可通过统一思想认识、建立严格有效的会计电算化档案管理制度、注重复合型人才培养等相应措施来解决，这样会更加有利于各单位管理水平的提高。