油田档案数字化研究

摘要:为了使档案的利用率达到最高,我们依据档案数字化技术的标准把现有的档案进行了数字化改建,首先把最初的油田开发、基建、会计、科研、设备、荣誉、声像和文书类的纸质目录都录入计算机,转换成电子的形式;其次是把所有的文件都转换成统一的电子格式,以便于保存和管理。档案数字化就是为了档案资料的安全和以后更好的利用,但是这个资料又不是所有人都可以随便查看的,这样就需要根据档案管理办法中的使用权限分成不同的使用密级;为了防止丢失还要分成不同的地方进行电子文件的保存。所有的条件都具备后,再利用程序控制操作,实现最终的档案数字化。

关键词:档案数字化保存利用

1、档案数字化实施

通过调查和分析,档案数字化是解决传统档案保管与利用的问题最有效的方法,因此我们根据档案数字的标准对传统档案进行了档案数字化的改建。

1.1 档案数字化标准研究

档案数字化就是指利用软件编制控制程序以及计算机等设备进行处理,将经过原本存储与传统载体上的档案信息转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

我们本着档案数字化后能够更加便于管理与利用,对档案数字化条件的标准进行了反复的试验,例如可以使用WORD、EXCEL、PDF等格式存储,在我们反复的对比之下得出,PDF具有忠实再现原文性。PDF格式的文件能如实保留原来的面貌和内容,以及字体和图像,屏幕上文件可以放大到800%而丝毫不是清晰,浏览和打印可以根据不同需要选择制定程序,创造不同尺寸和不同精度的PDF格式文件;不依赖该计算机的硬件配置、操作系统和创建文件的应用程序,用户只要安装一个PDF阅读软件,就可以在微软各操作系统上阅读由苹果机操作系统创建的PDF,也可以在纯英文版的操作系统下打印含汉字的PDF文件;在文件保护方面,PDF文件可以进行加密,控制敏感信息的访问权限,防止PDF被改动或打印,因而能用来传送有知识产权的电子文件。

因此,我们确定档案数字化的标准如下:

 采用扫描仪、缩微胶片扫描设备等设备对档案进行数字化加工,纸质载体的文件扫描时分辨率不低于200dpi,以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰可见为标准,采用灰度和彩色两种方式扫描,存储格式为具有多页文件浏览功能的PDF格式;

 纸质载体的照片扫描时分辨率应不低于400dpi,也用灰度和彩色两种方式扫描,扫描图像缩放比为100%,存储格式为JPEG或TIFF;

 胶片载体的档案需要利用计算机、放像设备及视频采集卡将录像带中的视频信号转化为计算机可识别的数字新号,数字化的视频数据传输率不低于4MB/S,存储格式为WMV形势;

 数字化档案命名时由“全宗号―目录号―件卷号”组成;

 所有电子格式都要在虚拟服务器中存储,另外为了安全还应可入光盘中一份,作为另外一种保存载体,刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。

1. 2实施具体做法

首先,为了档案利用时的检索方便,实现档案目录数字化,并使目录与相应的电子文件一一对应,建立索引,各档案库的档案管理员要把对应档案库的共10万余条档案目录逐条录入计算机。例如文书库的目录一共3万多条,目录项目需要包括档案号、文件题名、文件编号、文件责任者、文件保密级别、文件一共页数、文件产生日期、归档日期、保管期限、档案所在库房位置、档案所在档案盒号,由于来查档人员也许只知道所要查档的一个信息,其余都不知道,所以我们要把每件档案所包含的各类信息尽量的都在目录中体现,这样查找时只需输入一个条件就可以快速的找到所需要的资料。

其次,把室藏档案数字化,严格按着档案数字化标准进行档案扫描、刻录保存。如单井的施工图,由于施工图都是没口井最开始打井时所测得到的,纸张又都非常脆,在扫描时需要夹在大的透明塑料与塑料中间,然后平铺着一点点进行扫描,扫描后都采用JPEG或TIFF存储,然后再备份刻录在DVD光盘中,每完成一张图纸需要10分钟左右。

2、使用的级别和数字档案的保护

2.1 用户分级

档案电子化后档案得到了充分的共享,但是并不是所有档案所有人都可以随便查看的,根据档案管理办法把不同用户分成不同的使用级别,确保用户既可以充分利用档案资源,用能使档案保密工作得到保障。

根据工作的需要,按使用权限分为统管理员、档案管理员、普通查询用户三类用户,管理员拥有最高权限,档案管理员按档案库房类别区分不同的操作权限,普通查询用户根据档案保密级别、所在单位、电子文件共享范围等条件分配不同的查询权限。

2.2 档案的保护

档案电子化后,由于电子文件本身的特殊性,为了长久、安全的保存,还需要经常进行更新、维护、拷贝和迁移。为了档案更加安全,我们采取了如下措施:首先,接收入库的电子档案应进行有效的检测与维护,定期对储存电子档案的载体进行检测,发现问题及时采取恢复措施。档案管理系统所有数据库内的数据都应建立备份,复制到耐久性的载体上,脱机保存。

其次,文件形成单位应加强计算机的病毒检测,确保储存电子文件的光盘等载体不带病毒,档案管理人员接收电子档案归档时应进行计算机病毒检测,确保入库的电子档案不带病毒,并定期进行计算机病毒检测,确保档案数据安全、有效。

再次,必须对归档封存的载体和数据库备份载体采取防改写措施。要加强对电子文件制作和管理人员的管理,避免人为原因更改电子档案原始信息。要做好局域网的安全防护工作。通过访问控制,规定哪些用户能够登录档案服务器,并获取档案信息资源。设权限控制,限定用户对档案资源所能进行的操作,确保电子文件的安全。

3、统实现

以Windows2003为系统开发环境,利用Web服务器,用.Net2003为开发平台和Oracle数据库服务器,编制了数字化档案管理系统,有5个方面14个模块。具体功能如下:

3.1用户管理

建立分级用户管理制,不同用户对应不同类型的档案,可以查询和利用相应密级的档案。确保用户既可以充分利用档案信息资源,又能够使档案保密工作得到保障。

3.2档案收集

管理各档案库的档案管理员可以对相应档案库的档案目录进行维护操作,包括新增,删除以及查询到相应的目录进行修改等操作。在收集过程中针对不同的档案库形成对应的移交目录和卷内目录表格,生成的表格可以导出备份,也可以直接进行打印操作。

3.3档案查询

由于档案管理涉及的部门比较多,考虑到电子档案的保密和安全性,不同的级别的用户所见到的查询界面不同,因此需要把每个级别的档案分开,并按使用权限分级建立用户。用户可以方便的查询到自己所需的档案资料。

3.4借阅管理

用户在查阅电子文档目录的同时,可同时了解当前档案的实物档案的相关借阅信息。管理各档案库的管理员可以利用系统对实物档案的借阅流程进行管理,包括借阅登记、借阅归还以及借阅情况统计,使系统中电子目录的借阅状态与实物档案进行相关对应,从而实现了数字化档案与实物档案的业务一致性。

3.5汇总统计

档案使用情况的统计汇总,包含档案借阅日志、档案利用率、借阅年报等相关的统计信息,通过统计汇总可以了解用户对系统及电子档案的使用情况。

4、总结

随着油田数字化进程的加快,档案信息资源已经成为油田中重要资料来源。档案数字化的重要性可以分为以下几点:

数字化档案是油田信息化建设发展的需要。

数字化档案具有利用效率高、易管理和安全性高等特点。

建立完善的档案数字化管理系统,是数字化档案得以实现的关键。

用户分级管理方法是实现档案保密工作的有效途径。