新时期计算机在档案管理中的应用

【摘要】 随着社会的飞速发展，如何进行档案现代化管理成为关注的焦点。科技的进步，促进了计算机在档案管理中的应用，实现了管理的规范化、查询的便捷化。然而面对信息化社会中计算机带来的不安全因素，也要采取相关的有效措施，做到防患于未然，使档案管理工作朝着现代化方向迈进。

【关键词】 计算机 档案管理 应用分析

引言：文件管理是社会生活中不可缺少的一部分，而传统的人工档案管理方式，已经满足不了现代科技对档案利用的需求。计算机的运用与普及，正顺应时代的潮流，具有重大意义。采用计算机管理的方式，不仅便于管理，还可压缩保存，促进了档案管理的数字化发展。

一、计算机在档案管理中的应用

在现代化的社会中，大到国家安全，小到生活琐事，都存在着资料、文件的保存与管理。就国家大事而言，由于其重要性，相关的档案部门必须进行认真严格的管理，及时并准确的完成该部门和上级业务部门的材料整理归档工作，以及档案资料的保密工作。这些档案资料可能包含文书材料和多媒体文件，例如行政文件、技术信息、图片、影音资料等。在人们的日常生活中，照片的保存就是最常见的文件管理。

1、档案管理规范化。在科技快速发展的今天，面对数量庞大的档案文件，如果依旧采用传统的人工管理方法，极易出现文件错误分类或不明确定义、管理不妥善、效率低等问题，甚至造成无可挽回的巨大损失。而应用计算机的方式进行管理，可大大减少工作人员的负担，能够高效率高标准的完成工作。将文件转换成计算机能够识别的文本文件，图纸可用计算机扫描处理，图片、影音等媒体文件传到计算机内，各式各样的文件在计算机内部进行压缩保存与管理，不仅能够节省存储空间而且能够长时间储存，同时方便修改或输出。由此可见计算机的数字化管理，有利于档案管理的规范化有序化。

2、档案查询便捷化。对于种类丰富数量巨大的资料，人工查询是一件浩大费力的工程，而计算机处理信息的能力是毋庸置疑的，快速输入数据、存储、输出信息等。此外，通过工程师的编程设计，可以实现逻辑判断甚至更高级的功能，更加有利于档案信息的分类、提取、分析、加工，避免杂乱无章的情况出现。经由应用计算机的方式，可以更高效、更精准的检索提取信息，避免费时费力而得到的结果却不准确，同时更有利于提高档案信息的时效性。

二、计算机在档案管理中存在问题

运用计算机，是为了方便存储、管理、输出，但如果存储的数据得不到保护，计算机的使用就没有意义了。数据安全方面常见问题有以下两点：

1、网络安全问题。存储大量文件资料的是计算机数据库，在保证数据库安全的前提下，例如对数据库备份、加密、设置权限等，更要注意网络安全，这是常见的损坏性较高的一点。伴随全球互联网的逐步发展，网络的不安全因素日益增加，资料数据的安全性和可靠性面临挑战。一般规律是当网络用户迅速增加时，网络的危险性会以几何数字增加。目前主要的不安全因素有：非法黑客的入侵、计算机病毒的感染、修改网络的关键数据等。虽然现有的防火墙、应用权限、口令等能够预防一些此等因素，但仍拦不住一些黑客高手，对于重要的数据信息，应采用内网，以保证其安全。

2、电子文件受损程度大。电子文件虽然易于管理，但也有弊端，其原始性容易遭到破坏。由于目前的科学技术，对于修改的文件尚无法辨别真假，这是世界性难题。随着全球信息化、网络化，网络黑客来自世界各地，电子文件的安全性面临严峻的挑战。

三、计算机在档案管理中的应用对策

1、加强档案管理措施。为了实现档案管理的现代化进程，必须针对工作中出现的问题寻找解决措施。可从以下几方面分析：首先，管理人员应摆正工作意识、树立服务观念，规范的使用计算机处理工作。其次，应对计算机操作人员进行培训，提高专业技术水平，更加熟练高效的完成工作。最后要重视计算机的使用和维护，尤其是硬件方面。目前可通过添加一些新的技术设备，例如防磁柜、多磁盘备份、硬件防火墙等来保证电子档案的安全。

2、优化文档保存问题。一方面，统一各部门的管理模式以及使用的系统软件，避免出现文件资料不一致的现象。另一方面，针对现有的电子文件特性进行研究、监管、分析，对重要的数据资料实行手工保存，确保原始文件的真实性和安全性，同样也是作为一种备份文件。计算机在文档保存中的应用，具有一次输入反复利用的优点，同时方便快捷高效的对文件进行保管、整理和利用。

结语：伴随着全球一体化的进展，计算机技术也将高速发展，因此档案管理工作也要跟上世界的脚步，与计算机应用更好的结合起来，促进档案管理的信息化、网络化，实现现代化管理，而这是一项综合性的系统工程，也是工作者努力的目标。

参 考 文 献

[1]王伟力.浅析计算机在档案管理中的应用[J].中国电子商务，2013，21（18）：34-35.

[2]任绪娥.计算机在档案管理中的应用[J].轻工科技，2012，36（44）：67-68.

[3]沈晓妹.计算机在档案管理中的作用及应用探讨[J].计算机光盘软件与应用，2015，42（25）：51-52.