数码照片与传统照片的统一管理

数码照片是指用数码相机拍摄，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依托计算机阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。而传统照片(即带有底片的照片)是用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的载体。

虽然数码照片在各项工作中应用越来越广泛，但是目前对数码照片的管理还没有出台相应的规范标准，因此数码照片仍不能完全取代传统照片。在目前数码照片与传统照片并存的时代，我们应该怎样操作使之既符合《照片档案管理规范》，整理简捷、便于利用和保管，同时还能达到数码照片与传统照片的统一管理呢?笔者谈些看法。

制定合理的数码照片与传统照片统一管理分类方案

可以将数码照片和传统照片视为一个整体，统一作为归档照片进行管理。制定统一的管理分类方案，采用年度一一问题(机构)分类法，即一年内按问题(机构)分若干个二级类目，在二级类目下将发生的每一事件所形成的若干张照片作为一组，以组为单位按时间顺序排一个流水号；每个二级类目下的照片、底片(仅传统照片含有底片)的张数也按时间顺序各排一个流水号。

例如各单位可根据实际情况将每一年产生的照片，分为党务(01)、行政职能活动(02)、工会(03)、业务(04)、科研(05)、教学(06)等若干个二级类目；又如工会一年发生的第一个事件是“职代会”(即03－01)，第二个事件是“纪念三八活动”(即03－02)，依次类推。“职代会”中形成10张照片，起止号为1－10，“纪念三八活动”中形成8张照片，起止号为11－18，依次类推。底片流水号的编排类似，例如，“职代会”中形成的10张照片均为传统照片，那么，底片的起止号为1－10；“纪念三八活动”中形成的照片为数码照片，没有底片；第三个事件“表彰活动”形成的5张照片又为传统照片，那么，第三个事件的底片起止号即为11－15，依次类推。

这种分类方案可使一年一个二级类目产生的事件有一个统一的流水号；照片的张数和底片的张数也分别各有一个流水号。

此分类方案的优点：一是事件结束后形成的照片可随时冲洗、整理、装册，数码照片也可直接在计算机内随时整理、编目，避免形成积压。二是年底可直接统计出一年内同一类目下的事件数，照片、底片的张数。三是能够实现年度照片档案按事件整理编目，按张进行统计管理。

实行照片档案管理网络

目前，各单位大都已实行了部门归档制度，各部门、各门类的档案都有专门的兼职档案员负责，建立起了档案管理网络。因此，档案管理部门要协调单位各部门的工作关系，支持兼职档案员的工作，充分发挥兼职档案员的作用，使他们能够按照照片档案管理方案，各尽其责地做好数码照片及传统照片的收集、整理、归档工作。如果是由宣传部门承担单位的拍摄工作，档案室一定要与宣传部门做好协调，安排一名负责任并熟悉业务的兼职档案员，使其能够认真准确、及时地做好照片的收集、整理、编目工作。

做好数码照片与传统照片的收集、整理、编目及移交工作

(一)对档案工作人员的要求

档案室工作人员一是要定期监督、指导各部门对归档照片的收集、整理工作，杜绝积压、不及时整理现象，特别是数码照片具有无底片、不必冲印即可观看的特性，并且复制方便，操作简单，如果收集、整理不及时很容易丢失，从而加大收集归档的难度；二是要及时解决平时工作中兼职档案员提出的疑难问题；三是年终要按时完成一年全部照片档案的移交工作。

兼职档案员要各尽其责，及时将本部门开展的每一项活动或工作结束后产生的照片，及时收集、整理和编目。在收集整理的过程中，要去粗存精，归档照片要配套，尽可能保持一个事件、一次活动的整体面貌。数码照片在归档前，兼职档案人员应对数码照片的有效性和完整性进行审核，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，对同一场景有多张图像的，尽量选择一至二张保存，对图像不清晰、角度不佳的要剔出，以保证质量，节省存储空间。

(二)数码照片与冲洗出的纸制数码照片可采用非全对应保存

笔者认为数码照片与冲洗出的纸质数码照片没有必要一一对应保存，保存在计算机系统内的数码照片的数量可以相对大一些，以备将来多方面的需求。但为了实现数码照片与传统照片统一管理，可以采用从每组照片中精选出有代表性的几张加以冲洗，并且将冲洗出的数码照片与传统照片一并进行统一整理、编目、装册。

(三)冲洗出的数码照片与传统照片统一整理、编目的操作方法

1　整理、编目

将冲洗出的数码照片与传统照片按照分类方案规定(按事件发生的先后顺序排列)进行整理、编目。

2　装册

选用的照片、底片可同时一一对应装入相册。内容包括：每一组照片的总说明、照片、每张照片的简要说明、传统照片对应的底片等。

每组照片的总说明包括：分类号(由二级类目号和一组照片的顺序号组成)、照片起止号(一组照片在本二级类目下的起止号)、底片起止号(一组底片在本二级类目下的起止号)、事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。

如果是一组冲洗出的数码照片，在“底片起止号”处填“数码”。

总说明模式如下：

每张照片的说明包括：照片号(本张照片在本二级类目下的顺序号)、底片号(本张底片在本二级类目下的顺序号)、事由、时间、地点、人物、摄影者等。

如果是一组冲洗出的数码照片，在“底片号”处不填内容。

每张照片说明模式如下：

每一册照片装满后，都要在册内写清本册照片内容的总说明及册内归档照片目录。

(四)依托计算机系统对数码照片的整理、编目

依托计算机系统对数码照片的分类、整理、编目与装册的归档照片的整理方法相同，只是照片的数量比冲洗出的数码照片多。

一年的工作结束后，要将整理、编目好的数码照片及时刻盘进行保存。刻录的光盘应一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

(五)数码照片与传统照片归档目录的统一

综上所述，对数码照片与传统照片的统一管理，实际上实行的是在两个环境下(即计算机系统及相册)对照片的管理。二者的统一管理还体现在两个环境下的归档目录的一致。无论是依托计算机系统处理的数码照片，还是装册的归档照片都要有一个完整的归档照片目录，且填写内容一致。

1　归档照片目录模式如下：

类别是指某个二级类目，顺序号是指一组照片的编号(事件的流水号)；照片起止号是指本组照片在本二级类目下的起止号(照片的流水号)；底片起止号是指一组照片是传统照片(仅传统照片含有底片)，它的底片在本二级类目下的起止号(底片的流水号)。

题名要简明概括，准确反映照片的基本内容。

照片、底片张数分别是本组照片、底片的张数。

2　在相册内的目录里，是冲洗出的数码照片，底片起止号内填“数码”，在备注里标明此组照片数码照片的位置(包括光盘号、类别、组号)。

3　计算机系统的目录里，是传统照片，照片起止号内填(传统)，在备注里注明本组照片所在的相册的位置(包括类别、相册号、组号)。

这种归档目录的一致，便于照片档案的查找与利用，体现了数码照片与传统照片管理的一致，体现了照片档案管理的规范、完整、统一。

总之，数码照片与传统照片的统一管理，不但符合目前的照片档案管理规范，而且还方便照片的归档，利于照片档案的保管和利用，更解决了目前数码照片与传统照片并存的问题。