大型医院院务系统招投标及工程资料信息化

摘要：工程项目招投标及工程资料信息化管理是医院院务部门的重要业务之一。随着医院建设和投资规模的日益扩大，招投标管理涉及的部门、机构、单位越来越多，现行的管理手段已不能适应高效率、高质量的要求，迫切需要新的管理手段。结合实际工作经验，设计开发了适用于大型医院院务系统工程的招投标信息管理系统，解决了的招投标及工程海量信息管理的难题。

关键词：招投标资料信息化管理

中图分类号： TU723 文献标识码： A 文章编号：

0 引言

医疗现代化、建筑智能化、管理现代化是在大型医院建设的基本要求。在医院建设发展和日常运行时需要进行大量的物资采购、基础设施改造、扩建、科研及技术研发项目的招投标工作，在这些招投标活动中，院方要面对各种不同的供应商和工程商的信息资料需要维护。如何管理各时期的历史资料，如何高效率地进行大量的招投标活动，已成为院务建设部门面临的急切解决的问题。本文针对某大型医院的实际需求，提出并实现了招投标及工程资料信息化管理方案。

1 系统方案设计

招投标及工程资料信息化建设基于医院招投标规范及档案信息化管理的要求进行设计，系统包含招投标信息化管理及工程资料管理两个基础部分。

招投标信息管理需涉及供应商资料、采购物资信息、市场参考价格、招投标管理及中标信息查询、打印等几个部分。合理解决了物资信息维护、采购海量种类的物资时有效的提升招投标效率的问题。

工程资料信息化管理需涉及工程合同、实施方案、设计图纸施工图纸、竣工资料、审计报告等从工程签订到实施、竣工等各个阶段的资料，通过扫描电子文档等形式对资料进行信息化存储，便于查询管理。合理解决海量资料查找不方便等问题。

系统设计采用数据库进行存储，开发用户界面程序用于实际招投标流程及工程资料的管理。

2 系统设计及开发

鉴于该大型医院建设的现状，系统的开发分两步进行，第一步解决物资采购的招投标管理，之后再进行海量的资料信息管理开发。

2.1 招投标信息管理系统

本系统由物资信息管理、供应商信息管理、投标信息导入、中标机制、预中标信息查询打印等几个基础模块组成，系统数据流程如图1所示。

图1系统数据流程

物资信息管理：对所采购物资进行编码作为物资系统索引以联系整个系统，物资信息可包含材料的名称、规格型号、计量单位、生产厂商、产地、执行标准等基础信息，并对物资材料再进行分类管理维护。提供参考价格维护接口，自动以前次中标价格做为市场参考价格并可进行编辑更改，可增加其他信息；

供应商信息管理：同样进行编码索引，存储供应商的联系信息及基础介绍资料；

投标信息管理：基础信息输入后，可根据需要生成该年招标采购的物资报价表，发送给经过筛选的供应商，由供应商按照规范填写报价表，开标时通过导入模块导入报价信息；

中标机制：根据该医院招投标管理规定开发自动评标模块，生成招标物资的预中标信息；

预中标信息管理：经自动评标模块生成的预中标信息可根据供应商或产品分类、产品名称两套规则进行查询，根据供应商进行查询用以打印预中标信息，经人工审核签字生效，根据物资查询用于日常采购。

图2 系统运行界面

系统采用Microsoft Visual C# 2008进行开发，系统数据存储基于Microsoft Office Access 2003数据库系统，招投标信息表采用Microsoft Office Excel 2003格式最大程度兼容供应商报价文件格式。部分系统运行界面如图2所示：

2.2工程资料信息化建设

工程资料信息化管理进行了初步的系统设计，分工程信息编码、信息数据存储、信息录入、信息查询维护等几个模块。

工程信息编码：对每个已建及在建工程进行编码索引，索引电子文档资料信息及纸质文档存放位置等相关信息，对工程资料进行分类如招投标书、合同、技术规范、设计资料、施工资料、竣工资料、审计资料等以及每个类型下的细致分类，为信息数据存储提供分类索引；

信息数据存储：结合该医院的现状，采用数据库存储、磁盘文件存储位置索引及纸质文档编码存放等多种手段相关技术对工程资料进行归档存储；

信息录入：对在建工程要求开发商根据国家标准及规范提供全面的工程资料电子文档，，对缺乏电子文档的已建工程采用扫描或录入归类存放位置，用以录入信息数据库，为日常查询使用提供数据信息基础；

信息查询维护：提供工程、建设位置、开发商等关键字供信息查询，查找在建或已建相关工程的具体细节资料，直接打印或给出文档存放位置。

3 结语

所开发的招投标信息管理已投入该医院的物资采购招标工作中，在实际运行中接管了计价统计工作，节省了大量的人力时间，极大的提高了招标工作效率，也为之后招标工作提供了历史报价数据基础，实现招标工作的规范化，避免供应商联合进行虚假报价等行为，结合后续开发的工程资料信息化系统将极大地提高该医院的运行管理水平。

参考文献

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