提升我国企事业单位存货管理水平

【摘要】 为了保障生产经营的顺利进行,企业往往要储备一定的存货,对存货的管理控制就显得尤为重要,如何加强存货管理,提高管理成效,成为企业不断探讨的课题。就目前企业加强存货管理的对策做一阐述。

【关键词】 存货管理;库存管理;归口分级管理

存货是指企业除固定资产以外,在日常生产经营过程中的物资。是企业在正常生产经营过程中持有的以备出售的产成品或商品,或者为了出售仍然处于生产过程中的在产品,或者将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料。对于生产和销售企业以及服务业来讲,存货是企业得以生存和发展的基本元素,是企业重要的流动资产。包括库存商品,产成品、在产品及自制半成品、原材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等。存货既是资产负债表中流动资产的一个重要项目,也是损益表中销售收入和销售成本的来源。对存货的管理直接或者间接的关系到企业财务状况和经营成果是否正确,进而还会影响所得税、收益分配和对企业管理当局的业绩评价等各个方面。

存货管理的方法有很多,不同性质的企业采取的存货管理方式也不相同,库存管理的主要思路是实现存货成本与存货效益的最佳组合,一些企业通过合理的计划能够有效的实现存货结构的优化,为企业盈利。要实现存货成本与存货效益的最佳组合,达到提高资金使用效益的目的,充分发挥流动资金在生产经营过程中的作用,保证企业现金流量的较好衔接,需要做到以下几点:进行管理创新,改变传统的管理模式,学会在存货管理中系统思考;全员参与,使企业所有与存货购、产、销、存有关的采购、生产、保管、计划、财务等各方面人员均参与到存货管理中去,充分调动广大员工的积极性;完善激励机制和考核制度,引进对存货的分类管理和账龄动态管理,并把责任层层分解落实。

一、建立健全库存管理制度

企业应当制定账务处理制度,严格按照企业会计准则的规定制定存货的购进计价方法、发出方法、盘存方法,并且计价方法一经确定,不得随意变更。企业应严格建立商品的出入库制度,存货的收发均通过已经授权批准的出入库单来控制,出入库单一式三联,一并作为各方记账的凭据;企业应建立系统的存货明细账和仓库保管账,明细账为数量金额三栏式,保管账可只登记数量,保管员应保证账实相符,每月两账进行核对,保证账账相符。企业应建立至少每年一次的存货清查制度,确定存货的实有数量,并与账面资料核对,从而确定存货实存数与账面数是否相符,对不符事项进行查找处理;可以发现存货的质量状况,对残次商品进行分类处理,进而影响企业的经营策略,促进企业健康发展。企业内部设立严格的监控制度,明确请购、购进、付款、销售、收款、保管等岗位职责,对于人员较少的小单位来说,有的岗位职责可能会交叉,对于交叉的这些岗位,管理当局更应该关注职员的尽责情况以及采取相应的防范措施,防止在交叉岗位出现漏洞,管理人员利用职务之便谋取私利。

二、建立存货归口分级管理制度

建立归口管理制度有利于将具体责任明确到个人,避免因某一环节的的漏洞影响全局。具体应该:(1)在厂长经理的领导下,财务部门对存货资金实行统一管理,企业要加强对存货资金的集中统一管理,促进供、产、销相互协调,实现资金使用的综合平衡,加速资金周转。(2)根据使用资金和管理资金相结合、物资管理和资金管理相结合的原则,每项资金由哪个部门使用就归哪个部门管理。(3)各归口的管理部门要根据具体情况将资金计划指标进行分解,分配给所属单位和个人,层层落实,实行分级管理。

三、加强存货在进销存过程中的管理

1.进货业务。对于企业来说,存货的采购是生产的准备阶段,为了生产适销对路的盈利产品,必须采购生产适用、价格低廉、质量合格的原材料。为管理好进货业务,必须建立健全存货采购业务的内部监控制度。为使存货既能够满足需要,又能防止由于存货过多而造成的积压风险,在确定存货采购时,必须由存货的使用部门根据未来一定期间的需要量提前通知存货保管员,由保管员再根据现有存货的库存量计算出请购单。经过存货使用部门和存货保管员签字的请购单还必须通过采购员和财务主管的确认后方可生效。采购员凭被批准的请购单办理订货手续,首先必须向不同的多家供应商发出询价单,待获取报价单后比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应信誉等有关资料,初步确定适应的供应商并准备谈判,然后根据谈判结果签订定货合同或订货单,并将订货单及时付给生产、销售、保管、财务等有关部门,以便合理安排生产、销售、收货、付款。企业所订购的货物到达是由保管进行验收保管。由采购请购单、订货单和收货单共同构成的收货业务完成后,会计部门就取得了供货方的发票和收货单等表示货物已经验收进库并应支付货款或应付账款的原始凭证。这些原始凭证要先经过审核,审核无误后财会部门应该及时记录存货的增加和银行存款的减少或应付账款的增加。在做好以上几项的同时还应进行职务分离。避免出现漏洞。

2.销货业务。销售环节要根据不同的客户和销售形式设计订单格式,以满足企业内部各个部门协调工作、相互制约的经营管理需要。当企业发生的销货退回时,要建立退货损失惩罚制度。当发生退货业务时能够找到承担损失的责任人,并给予相应的处罚,以加强业务人员的责任意识,减少不必要的退货损失。企业还要建立销售折让优先制度。对确认为本企业责任的,应给予客户销售折让,以减少可能发生的退货损失。最后是理顺销售折让和销售退回的凭证流转程序,它可使会计记录使用的原始凭证真实可靠,从而保证相应会计记录的客观性。

3.存货的储存。首先落实保管责任制度,通过设置专职仓库保管人员,明确其职权范围,落实存货保管的经济责任。通过建立严格的存货收发和计量制度,对各种存货的收入、发出必须根据有关业务凭证办理手续,并签字盖章。健全存货明细设置,做到账务明晰。建立库存存货质量管理制度,还要必须结合存货的盘点,及时发现并采取措施处理,以保证存货质量的良好,减少发生的损失,并保证会计存货核算资料的真实可靠。健全存货盘点制度,设置计量工具,对收入、发出的存货精确计量。加强会计对各项存货的控制。将定期盘点与不定期盘点相结合,防止并及时揭示出现差错或舞弊行为,保证账实相符。

四、管理当局加大培训力度,提高人员素质

存货管理是由存货管理人员完成的,其管理效果主要取决于管理人员的素质与业务能力。所以,加强存货管理必须从加强存货管理人员的培训入手。具体包括对采购人员、保管人员、销售人员、核算人员及部门负责人的培训。通过培训,使存货管理有关责任人建立起有关存货采购、发运、销售、储存、核算、管理的科学管理理念。采购人员能运用经济批量法,降低采购成本和订货成本;仓储保管员能严格管理存货,做到账目清晰。对重要岗位人员实行定期轮换制。企业应像对生产岗位的技术人员要求一样,选拔或招聘学历相当、专业技能具备、工作经验丰富的人员担任存货的供销、管理岗位,定期或不定期的对在岗人员进行业务培训,并对“敏感性”岗位实行定期轮换制。存货的工作涉及到企业管理的许多环节,特别是存货的供销人员,经常与外界打交道,过硬的政治素质更是其必不可少的条件,企业应采用多种方式对岗位人员进行政治教育,同时应制定岗位人员业绩考评制度,加大考核力度,奖惩分明。

值得注意的是,企业因经营模式、主营业务的不同,对存货的管理方式也不完全模式化,作为企业的管理者应当深刻认识到存货管理的重要性并且能够将存货管理理论灵活运用。通过发现自身存货管理存在的问题,选择适合自身企业模式的存货管理方法,有效的实施对存货管理的监控,合理提高存货管理效率,最终达到资源最佳利用,提高企业经济运行质量的目标。

参考文献

[1]王岚.《关于企业存货管理问题的探讨》.《辽宁行政学院学报》.2007(2)

[2]林萍.《存货管理》.《消费导刊》.2007(3)

[3]石军璞.《谈存货的有效管理》.《煤炭企业管理》.2006(5)