规避物资买卖合同履约风险

一、买卖合同以及合同管理

所谓买卖合同,是指当事人一方将财产的所有权转移给他方,他方支付价款而取得财产所有权的协议。买卖合同作为最典型的合同形式,不但具有合同的共同属性,还具有所有权发生转移,是双务、有偿、诺成合同等特征。买卖合同是当今社会经济生活和社会经济交往中最常见、最基本、最典型的商品交换形式和法律关系,也是企业在经济活动各种合同中所占比例最大的一种,比如T国有大型企业年物资采购合同数量就在6000份左右,合同金额高达26亿元。企业合同管理指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为,是市场经济的外在表现。通过合同管理,企业在市场中实现平等的制约和权利,从而为当事人营造一个公平的环境。严格合同管理的各个环节,防止合同履行中的不适当、瑕疵、纠纷和延迟交货,规避合同履约的风险,是合同承办人维护企业利益的重要工作,有助于合同双方当事人遵纪守法维权,趋利避害,避免失误与损失,依法公平合理地从事经济活动,维护企业正常的经济秩序。

二、买卖合同履约过程中存在的问题

买卖合同既然是合同中最为常见和典型的一种,与之相应的,在履行买卖合同时出现的各种问题,弄虚作假的数量和手段,也层出不穷,根据近年来国有大型企业发生的事例,综合起来说有以下几种手段:

1.假冒合同主体。在物资采购业务中,有些厂商往往本身不具备成为卖方主体的资格,却利用种种手段掩盖或隐蔽其真实身份,制造假象,以达到获取不法利益的目的。伪造、变造或盗取法人企业的营业执照、授权委托书、合同专用章。制造其为某大公司、大企业的业务人员或业务部门的假象,伪装经济实力和履约能力。

2.伪造、变造标的物。在标的物上做文章从来都是不法厂商为牟取额外利润而惯用的手法,在到货物资的检验中我们发现查处的假冒和不合格品具体来说有以下几种:(1)以假充真,以劣充优,以次充好。有些厂商用贴牌,更换商标等手段以假冒伪劣的商品代替优质的、正宗的名牌商品,隐瞒商品存在的瑕疵。比如T国有大型企业通过招标采购了一批国内知名品牌太阳能热水器,但在使用过程中发现太阳能热水器控制板显示器显示失灵或不显示,致使用户误操作导致集热管爆裂,漏水、渗水等问题。经过调查发现正是厂商采用偷梁换柱的做法,热水器外面的支架、太阳能管是厂家正规生产,温控系统、检测系统及内饰,是用低价劣质产品冒充,严重损害了企业和用户的利益。(2)出示高质量的样品,在履行中以伪劣产品代替。T国有大型企业在住宅建设工程中,塑钢中标的样品是“**”牌,供应商却在供货时掺杂了60%的其它杂牌产品,企图蒙混过关。(3)投标时谎称自己的产品是“专利”或“名优特新”产品,其实产品本身并没有高附加值,利用技术认识的欠缺骗取高额价款。

3.标的物质量不合格。所品质量不合格属于合同的瑕疵履行,严重影响了企业的生产建设和经济利益。比如T国有大型企业采购了一套钢管试压设备,由于质量不合格导致两年都无法投运,前期配套设施一直闲置,给企业造成了很大的经济损失。

4.延迟交货。有些供货方只重视合同的名称规格和价款,忽视其它条款,认为只要交货就行了,按不按时不考虑。供货方延迟交货现象在各类采购合同的履行中时有发生,比如在T国有大型企业的一项重点工程建设项目建设中,就有二十多份合同签订的重点物资延期交货,导致工程建设不能按计划进行,严重危及到企业的经济利益。

三、规避合同履约风险的措施

合同的不适当履行和履约风险往往因为上述原因而产生,不仅给企业造成经济损失,耽误生产,而且破坏了当事人经济活动和社会经济程序的正常进行。一定要在以下合同运行的各个环节加强管理,规避合同履约风险,争取把一切风险行为消灭在萌芽状态:

1.审查对方主体资格。即审查供货商有无民事行为能力,所谓民事行为能力,是指公民或者法人能够以自己的行为行使民事权利和设定民事义务,并且能够对自己的违法行为承担民事责任,从而使民事法律关系发生、变更或者消灭的一种资格。对于法人来说,只有具有相应的民事行为能力,才能从事民事活动。法人要具有相应的民事行为能力,必须依法成立。根据我国《民法通则》及其他民事法律的规定,法人依法成立,要有名称、组织机构和章程;有固定的经营场所和必要的设施;有符合国家法律规定并与其生产经营和服务规模相适应的资金数额和从业人数:能够自主经营、自负营盈亏,独立承担民事责任,经主管机关核准登记。审查法人的民事行为能力,就是审查法人有无营业执照,有无上述五个依法成立要件。

2.审查对方的履约能力。对于卖方而言,依照买卖合同的约定,应负交付货物的义务和货物质量合格的义务。审查卖方的履约能力,可以通过审查对方的经营范围和经营方式进行,也可以实地考察。

3.应审查合同承办人的资格。在实际生产经营中,买卖合同的双方法定代表人不可能事必躬亲,法人的业务活动如签订买卖合同等通常是委托其他人经办。买卖合同的承办人无论是法人代表或其委托的人,其签约的法律后果由签约单位承受,这就给一些不法分子以可乘之机,他们冒用和盗用其他单位的名义签订买卖合同,进行欺诈活动,以致给一些企事业单位造成不必要的损失。在签订买卖合同之前,必须对合同承办人的资格进行审查,主要包括对法定代表人的审查、对法人工作人员的审查和对委托人的资格审查。如果买卖合同由委托人签订,就要着重审查委托人的签约资格。根据国家法律规定,签订买卖合同的委托人必须具备三个条件,对委托人要进行三方面的审查:审查其委托证明,审查其权限和审查其签约时是否以委托人的名义进行。

4.对合同的主要条款的审查。买卖合同的主要条款是买卖合同的核心部分,是明确买卖双方当事人的权利义务和当事人履行买卖合同的根本依据。买卖合同首部的内容主要包括买卖双方的名称、合同编号、签订时间和签订地点等。买卖双方的名称必须写得清楚明白,不能有错字、别字、漏字。买卖合同的第二部分包括标的物条款、质量条款、数量条款、价格条款、包装条款、交货条款、验货条款、结算条款、违约责任条款和争议处理条款等。对上述条款,应在合同中慎重审查,力求完备,并用准确清晰的文字予以表述。买卖合同的尾部,主要包括买卖双方的单位名称、单位地址、法定代表人、委托人、电话、开户银行、帐号、邮政编码等内容。

在审查完合同中的首部和文体之后,要审查对方的上述内容的签字盖章是否有误。买卖双方当事人在签订合同时签字盖章是一项十分严肃的程序,一旦签字盖章,即表明当事人完全同意买卖合同中的全部条款,买卖合同即对当事人产生法律约束力,必须对对方的单位名称等内容进行严格审查。要审查买卖双方的单位名称和合同首部的单位名称是否一致,所加盖公章或合同专用章上的单位名称与书写的单位名称是否完全相同,单位地址是否具体,法定代表人、委托人、电话、开户银行、帐号、邮政编码等内容有无漏签,是否清楚。

合同评审工作不仅侧重于规范合同条款,而且更加注重细节,在精、细、严上下功夫,如加强合同附件(技术协议等)与合同的匹配性、一致性审查,防止出现理解分歧;加强合同的可操作性审查,防止出现漏洞,被供应商钻空子(例如没有特殊情况,要求验收地点与交货地点一致等);数量条款,要数字大小写一致,计量单位,计量方法,签约时力求完备、周祥。企业管理部门每年都要根据合同履约过程中出现的新问题和新情况对正在使用的合同文本进行更详细的梳理,反复斟酌,不断修改完善合同条款,使合同更加细致严谨,为合同履行打好基础,也为可能出现的争议或分歧提供解决依据。一旦出现合同纠纷,如何解决,合同里写得清清楚楚,使合同真正成为物资采购全过程中的根本依据,最大程度地维护企业利益。

5.合同标的物的检验是关键。供货商所交标的物是否符合合同约定是合同履行的关键,先进完善的设施和业务过硬的质检员是买方的火眼金睛,可以在入库的第一道关口查出不合格品,防止瑕疵产品在物流环节流通。企业建立完善的质检制度,购置检验设备,加强对质检员的培训,对所有到货物根据不同的产品性质按不同方式进行检验,确保产品入库的合格率100%,才能启到为企业生产建设保驾护航。

6.严格按合同条款履行,追究违约供应商的责任。买卖合同的履行和买卖合同的签订是互相联系的两个阶段,只有买卖合同签订得正确完备,在履行买卖合同时才会顺利,买卖双方的经济利益才会实现。并不是说买卖合同签订得好,履行买卖合同中就不会出现问题,严格按合同约定履行才能最终实现双方签订合同的目的。在T国有大型企业物资采购业务中经常出现供货商不适当履行,迟延履行或瑕疵履行的情况,所品质量不合格,延迟交货等严重影响生产,根据《合同法》我方可以要求供货方承担违约责任。如果双方协商不成,可以根据双方在买卖合同中的约定,或申请仲裁决定,或向人民法院。T国有大型企业通过逐步建立了违约供应商处罚制度,严格按照程序,依照合同及企业相关制度追究供应商的违约责任,处理处罚违约供应商。

坚持有理有据原则,注重证据收集,注重违约供应商的反馈意见,经常与用户单位通过电话或书面形式落实供应商违约原因,并对供应商和用户提供的各种资料进行细致琢磨和推敲,从中查找是否存在漏洞,上网查证供应商所述的不可抗力和政府行为,在事实确凿的情况下,提交企业管理小组进行讨论,形成处理意见,并及时把处理结果反馈给供应商,防止出现负面影响。2008年处罚延期交货供应商24家,处罚的违约金60.78万元;2009年处罚违约供应商91家,违约金509.48万元,但并未因此出现任何法律纠纷。处罚不是目的,促进供应商严格履行合同,保障物资供应才是企业的真正目标。通过对违约供应商处理,警示及教育效果逐步显现,供应商严格按合同履约的意识明显加强,违约合同逐渐减少,更好地维护了企业利益,从另一方面促进了合同的履约。

7.合同履行要有预警机制。为了防范供应商的违约,要建立预警机制,在履行合同前就进行提示,未雨绸缪,防止违约。企业可通过管理信息平台,对合同履行情况即时进行、提示和预警,告知采购和质检部门掌握合同的预计交货期,并留意是否可能产生不履约行为,从而加大合同履行的催交力度,有效降低延迟交货率。

严格管理和履行物资买卖合同不仅是合同承办人的任务,也是企业合同管理部门的任务,各项措施不仅要在签订阶段进行,而且也要在履行阶段进行。只有合同签约人和合同管理部门提高对合同重要性的认识,认真学习合同法律知识,在签约履行实践的每一个环节中都做到细致认真,才能提高合同管理的水平,提高合同的履约率,避免风险和纠纷,维护企业的利益。