基层档案收集工作的问题与对策

【中图分类号】G272.2 【文献标识码】A 【文章编号】1004-7484(2010)08-0b-02

收集工作是整个档案工作的基础和关键,收集工作的好坏,直接关系到档案形成的完整与否。俗话说:“巧妇难为无米之炊”, 在最初的档案收集过程中,如果收集不全,何谈日后的鉴定、 整理及提供利用?所以,收集工作是整个档案工作的基础和关键。文件材料收集不全的现象仍或多或少地存在着,并且直接影响文书立卷的质量。这个问题应当引起我们大家的重视。要解决这个问题,首先应分析造成材料收集不全的原因,接下来才有的放失,把问题解决好。

1 当前收集工作存在的主要问题

单位领导是档案管理现代化建设的决策者,决定着该单位档案工作管理的命运和前途。然而,有些单位领导在归档意识上不重视,很容易造成重要文件不能及时归档的问题出现。如开会带回的文件材料不及时交文书保管,而是把经常需要参考的文件带在自己身边,不注意对其进行妥善保管,更有甚者,随手便将文件材料扔进纸篓。这样,稍不注意,就会把文件损坏或将其丢失。势必造成文件材料归档不够齐全完整。文件缺件较多,不能按时移交归档,造成案卷无法编号、输入微机,影响档案工作其他环节的正常展开。针对这些问题,文档人员有必要从对工作高度负责的角度出发,向领导讲明道理,讲明立卷归档范围及其档案的作用和意义。而对于领导经常用的文件材料可提供复印件给他们,这样用起来放心大胆,用旧了可以再复印,丢失了可以再补。同时还要严格落实立卷规章制度管理。档案部门和业务部门要按规定,对应立卷归档的文件材料进行认真清理,由承办部门立卷完毕,经档案部门审核无误后办理交接手续。这是在正常情况下进行归档工作的主要形式,也是档案部门开展归档工作的经常性任务。在归档过程中,档案人员要按收发文登记督促,指导文书立卷人员按登记如数移交。确保单位文件材料收发处理的总记录。

2 内部机构各自为政的问题

加强组织领导。档案管理现代化建设是一项系统工程,决不能各自为政,必须加强组织领导,搞好宏观管理。加强档案意识和法制观念,认真贯彻《档案法》。现实中,有的单位领导依法治档的自觉性不高,对档案工作没有引起足够重视,依然存在“说起来重要,做起来次要,忙起来忘掉”的现象,致使出现该归档的文件材料没有归档等违法现象发生。笔者在整理基层文件材料过程中发现,有些归档的文件材料只有复印件而没有原件。问明情况才知道,是内部科室将文件的原件留了下来。他们认为,这类文件与本科室关系密切,自己保存原件放心,而没有认识到原件交到档案室集中统一管理是最有效、最安全的。在这种情况下, 文档人员应主动协调好科室与科室之间的关系,讲明集中统一管理档案的好处,并把有关档案管理的规定反复说给他们听,让他们引起足够的重视。同时,抓住关节点及时归档,文件材料的立卷归档是文书工作的最后环节,同时又是档案工作的起始环节。可以说,立卷归档有保存价值的及时移交档案室归档 。对于本单位召开的重要会议,因涉及多个部门承办,承办人员应主动整理立卷移交档案部门,对于密级较高的会议,为了使会议文件技能按时立卷归档,又不泄密,归档后要严格控制利用范围。在文书立卷之前,要下好通知,让各科室把已经形成的或已阅办的文件材料(原件)及时送交档案室集中立卷,以确保文件材料的完整与齐全。做好利用工作,打消利用者的顾虑。主动地为利用者提供档案信息服务。

3 基层文档人员业务不熟或责任心不强的问题

档案人员专业素质不高,业务技能不强,也是造成档案工作不能健康发展的主要原因。有些新上岗的文档人员,由于对文书立卷的基础知识掌握不牢,平时的收集工作就没有做好。如请示、批复不在一起,底稿与正稿分家,正件与印件不完整。如果遇上不负责任的文档管理人员,文件材料不能及时理顺归档,就会随着时间的推移而将其丢失,人为地造成立卷工作中的“脱节”现象。解决这个问题的办法除了档案行政管理部门在文档人员上岗之前加强业务培训外,还要建立健全管理制度。设立档案人员岗位责任制,确保有关法规和制度落到实处,制定有效措施明确责任,依法管理,做到有章可循,有法必依,使之逐步变成自觉行为,确保档案管理工作跟上单位进程。

总之,基层档案收集不全的问题是多方面的,需要我们广大档案工作者共同努力,这项工作既需要档案行政管理部门的宣传、指导、监督,更需要各单位文档人员不断学习新知识,提高业务能力,把可能在立卷过程中出现的问题,消灭在平时的工作中。只有这样,才定能提高工作效率,有效地保证立卷工作的质量,以此赢得利用者对立卷归档的支持。

作者单位:山东省青州市人民医院262500