浅议会计电算化档案管理

摘要:在分析会计电算化档案特点的基础上,阐述了会计电算化档案管理的主要环节,指出了加强会计电算化档案管理工作的主要途径。

关键词:会计电算化档案;管理;途径

中图分类号:D922.26文献标识码:B文章编号:1009-9166(2009)011(c)-0046-01

会计电算化是把以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中,并用电子计算机替代手工记账、算账、报账等, 完成对会计信息的收集、整理、输出、分析、预测、决策等,进而实现会计工作的现代化。会计电算化档案指存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计电算化档案作为会计档案的一部分,与传统纸质载体形式的会计档案相比,有着自身的形成特点和管理要求。切实加强会计电算化档案管理工作,是信息时代会计档案工作发展的必然要求。

一、会计电算化档案的特点

1、内容的广泛性。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料。实行会计电算化后形成的会计档案,既保留了传统意义上纸质的会计档案,还应保存记录了会计资料的磁带、磁盘、光盘、微缩胶片、软盘、硬盘等磁性介质,更重要的是应保存会计电算化系统中所有系统软件、应用软件财务软件及其开发文档等内容。2、表现形式的特殊性。会计电算化档案的载体不是传统的纸张而是存储介质,因而具有体积小、质量轻等特点。传统的会计档案具有直观可视性,人们可以不借助任何技术手段就可以直接查看到会计信息。而存储在磁性介质上的会计电算化档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以阅读使用,也才具有生命性。因此,实行会计电算化的时间越长,财务会计档案软件和其他相关软件的版本数就越多,科学管理电算化档案非常重要。3、存放条件要求更高。会计电算化档案中保留的大量磁性介质、软件及文档资料,因其材质的特殊性具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时这些电子数据又受载体质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等因素的影响,因而对会计电算化档案存放的安全性、完整性要求更高。4、信息处理的便易性。会计电算化档案因其会计信息的数字化,大大提高了会计档案的利用效率,便于会计档案信息的资源共享。

二、会计电算化档案管理的主要环节

1、会计电算化档案的收集。财务部门应将财务数据的备份文件保存好,以防计算机因病毒感染或其他原因造成硬件系统损坏后,能以最小的损失在最短的时间内恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外,同时还应收集计算机财务软件的销售与维护公司名称、地址、电话与联系人的信息,以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。2、会计电算化档案的保存。会计电算化档案的载体是磁带、磁盘、光盘、微缩胶片、软盘、硬盘等磁性介质,系统软件、应用软件财务软件及其开发文档等。根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据备份,存放在两个不同的地点,在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案信息的丢失,造成无法挽救的损失。3、会计电算化档案的调阅。随着软件系统的不断升级,会计档案在调阅中会有下面两种情况:一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时需要在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,才能进行调阅。不管采用哪种方法的调阅会计档案,都必须严格遵守会计档案管理的规定,不得违反规定,随意调阅会计档案。

三、加强会计电算化档案管理的主要途径

1、加大会计电算化档案管理的投入力度。要选择质量高、性能好、存期长的材料作为磁性介质产品。接收入库的会计电子档案要装入特制的软件盒中,软件盒须放入特制的防磁档案柜[1]。存放电子会计档案的场所,应具有防磁、防潮、防热、防火、防尘等必备的硬件条件。在不断加大对会计电算化档案管理硬件投入的同时,应培训和配备一些既懂得会计档案管理的专业知识又熟悉会计电算化基础知识的档案管理人员,尽快购买或开发先进的会计电算化档案管理数据库软件,实现会计电算化档案管理软硬件投入并重。2、注重会计电算化档案的归档与保存。电子档案备份可采用“AB备份法”,即在归档时准备双份的电子数据,并且在每份上都作好归档记录,如:会计数据内容、数据生成时间、备份人、归档人、归档时间、软件名称等,再将其分开存放在不同的地方,这些档案的保存应注意防潮、防尘和远离磁场。对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计电算化档案丢失造成无法挽回的损失。对于各类会计电算化档案资料,都应按照《会计档案管理办法》规定存档期限。3、建立严格的借阅审批制度。通过建立严格的借阅审批制度,可防止会计电算化档案资料特别是磁性介质档案资料在借阅过程中泄密、受损和遗失。对于会计电算化档案资料在借阅过程中被借阅人泄密、损害和遗失的,应由借阅人赔偿经济损失,并追究相关责任。4、防范会计电算化档案管理的事故风险。

由于目前会计核算系统多采用局域网,病毒容易通过外来渠道进入系统。为保证会计电算化档案信息的安全,必须制定防范计算机病毒的措施,防止计算机病毒造成电算化信息的重大损失。因此,高校要加强计算机系统管理,所有需安装的软件都必须由系统管理员执行,从根本上解除病毒的威胁。另外,还要安装最新的防毒软件并要及时升级。另外,对于易遭破坏且难留痕迹的磁性介质档案,应具有以下相应的安全保密措施:(1)用户识别控制,防止非法用户接触会计档案。(2)数据权限限制,对安全保密程度不等的数据,赋予不同的使用人员不同的操作权限,防止越权使用。(3)操作日志管理,系统自动进行操作登记,建立加密的机内操作日志,监督系统操作,留下审计线索。

作者单位:湖南人文科技学院

参考文献:

[1]翟娥.高校会计电算化档案管理存在的问题及对策[J].科学管理,2006(9):43-44