煤矿基建项目档案收集工作中存在的主要问题与成因

摘 要:任何工程项目都需要有详细的、完整的、真实的档案,以备查询之需。在煤矿基建项目施工管理过程中,相关工作人员也必须注重项目档案的收集与管理工作,积极完善档案信息,以高度负责的精神与认真的态度来进行档案的收集工作,提高档案收集工作的效率。但是,目前我国煤矿基建项目档案收集中依然存在着档案收集不及时、内容不全面、管理不科学等问题,严重影响工程项目的验收。因此,笔者将针对煤矿基建项目档案收集工作中存在的主要问题与成因进行探讨,得出解决档案收集工作问题的措施,以提高档案收集工作的效率,促进煤矿的安全生产。

关键词:煤矿 基建项目 档案收集 主要问题与成因 解决措施

中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2012)05(b)-0231-01煤炭,是我国主要的能源物质之一,煤矿的安全生产成为国家各界人士广泛关注的问题。近年来,国家将重点放在煤矿基建项目的验收上,以保证煤矿基建项目在验收合格后投入使用,进而保证煤矿生产的安全性、可靠性与高效性。验收煤矿基建项目最重要的工作就是验收项目档案,因此,相关项目档案的收集工作就成为煤矿基建项目施工与管理的重要内容。目前,我国煤矿基建项目不断发展,但档案收集工作中依然存在着一些问题,影响基建项目档案收集工作的效率,进而影响相关工作人员对项目的验收。

1 煤矿基建项目档案收集工作中存在的主要问题

第一,档案收集不及时。一般来讲,基建项目档案的收集工作应该是与项目施工同步的,这样才能保证基建项目档案信息的真实性与完整性。但是有很多施工单位只注重项目质量,忽视档案收集的重要性。常常要等到工程项目验收才开始收集整理档案,致使档案信息不完整、缺乏真实性。

第二,竣工移交资料收集不完整。煤矿基建项目档案的收集工作,直接关系到煤矿工作人员对档案信息的利用效率。因此,对于基建项目的所有信息都应该记录在内,以备将来查询使用。工程图纸是煤矿基建项目施工的依据,同时也是档案收集工作中最为重要的一项内容。但是一些施工单位缺乏专业的档案收集人员,不了解档案收集范围,忽视一些极为重要的信息、数据、材料,造成档案内容不全面情况。还有的施工单位并没有根据竣工实际情况对工程图纸进行有效的更新,致使出现竣工移交资料不符合实际施工情况、移交资料不完整的情况。另外,煤矿档案管理人员也没有有效参与到档案的收集管理工作中来,没有有效发挥档案收集工作的监督与指导作用,致使档案信息不全,归档困难。

2 煤矿基建项目档案收集工作问题的成因

第一,档案收集意识不强。档案收集工作需要专人进行,但是有的施工单位都是兼职人员来收集、编制、管理档案,或者是以其他岗位的工作人员此工作。这就形成了上至施工管理者,下至施工人员都没有对档案收集工作给予足够重视的局面,致使煤矿基建项目档案收集工作中出现各种问题。

第二,档案管理制度不完善。档案收集是档案管理的前提,也是档案管理的重要内容,因此,档案管理制度直接影响着档案收集工作的效率。但是,由于施工单位只重视项目质量,忽视档案管理制度的完善,没有严格的管理制度约束,档案收集成为可有可无的工作;使工程结束后不能及时移交档案,质保金迟迟不能返还,影响企业正常运转。使档案收集工作变得复杂而困难,也影响了其收集效率。

第三,煤矿档案部门监督、指导不利。煤矿基建项目档案收集并不仅仅是施工单位的工作,同时也是上级煤矿档案部门的工作。煤矿档案部门要发挥其监督、指导的作用,根据煤矿基建行业自身特点,协调各项目部的关系,钻研档案业务,提高档案收集效率。但是,煤矿档案部门工作人员业务素质不强,影响了监督、指导作用的发挥,致使档案收集、归档、管理工作受到限制。

3 煤矿基建项目档案收集工作问题的解决措施

第一,积极宣传,提高档案人员的档案收集意识。在煤矿基建项目施工前期,档案管理部门应该与施工单位管理人员开会,制定档案收集工作计划,为档案收集工作提供依据。同时施工管理人员还应该对施工单位所有工作人员宣传档案收集的重要性以及收集原则,提高工作人员的档案收集意识,为档案收集工作顺利进行提供条件。

第二,明确责任人,完善档案管理体制。施工单位管理人员必须建立完善的档案管理体制,实行岗位责任制,明确施工档案信息收集的责任人。加强项目档案管理,让工程竣工资料能及时完整移交上级档案部门,以便能有效利用档案价值确保工程质量的可追溯性。从工程项目筹建开始,直到工程项目竣工,责任人应该将相关档案信息做到完整地收集与调整,及时移交给煤矿档案部门,保证档案的管理与利用效率。

第三,规定档案收集范围,提高档案信息质量。基建项目施工之前,项目部相关管理人员就应该对档案收集的范围作出明确规定,以保证档案信息的全面性。要根据工程项目的不同,施工单位相关责任人在收集档案过程中,根据工程同步进行,电子文档的收集,还要注意档案纸张、数据、材料等的完整性与真实性,坚决杜绝虚假档案信息,另外,还要注重竣工图纸的实际性,将所有施工变更都加进竣工图纸中,力求档案信息的可靠性,提高档案信息质量,为档案信息的有效利用奠定基础。

第四,深入现场指导档案收集工作,加强监督指导力度。在煤矿相关管理人员明确档案收集范围时,还要对煤矿档案部门的工作人员进行工作分工,使档案管理人员能够深入到施工现场,监督、指导煤矿基建项目档案的收集工作,对档案重点信息进行反复地审核与评价,严格规定档案质量,坚决杜绝复印件、残缺件等,及时将档案移交、整理、归档,以提高档案的管理与利用效率。

4 结语

总而言之,煤矿基建项目的质量影响着煤矿生产的安全性与可靠性,工作人员必须提高重视。在重视项目质量的同时,还应该注重煤矿基建项目档案的收集与管理工作,创新档案收集方法,坚决预防常见问题的发生,提高档案收集的效率,进而保证为基建项目验收工作提供有效依据。随着信息化技术的不断发展与应用以及煤矿基建项目工作人员的坚持与努力,项目档案收集工作效率得到有效提高,为煤矿的安全、可靠、高效生产奠定基础。

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