探索面向电子政务的高校档案管理工作

摘要：目前，电子政务建设已经成为高校信息化发展的重点，这为档案信息化管理发展提供了极好的机遇。本文主要研究了高校电子政务建设和档案信息化建设两者之间相互影响、相互促进的互动关系，认为要发挥各自的优势，形成两者的良性互动，共同为高校各项事业的发展服务。

关键词：电子政务 档案管理 高校

电子政务是一项系统工程，它的实施对于高校档案管理工作既是挑战又是机遇。在电子政务建设中，档案信息资源在转变行政职能、提高行政绩效、公开政务信息、规范管理行为等方面发挥了积极作用。目前，有部分高校将档案管理纳入电子政务建设规划，并与电子政务建设同步协调进行，但是，多数学校信息化建设对电子文件、电子档案管理具有很大随意性。如何加强电子政务环境下的电子档案管理，迫切需要档案工作者予以研究解决。

信息技术的突飞猛进，电子政务的迅速发展，给高校档案工作者带来了压力和挑战，同时也迎来了新的发展机遇。高校档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性工作，也是档案工作向现代化迈进的必由之路。在当今以信息技术为主要特征的知识经济时代，信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源，那么，加强高校档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展需要，是发展先进生产力和先进文化的必然要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路。

一、依托电子政务转变高校档案工作管理理念

1. 坚持与时俱进、敢于创新的理念

高校电子政务是信息时代先进科技在学校工作中的具体运用，这种运用覆盖的范围及渗透的领域极为深广。面对各种科技知识成果的转化，高校档案工作者要克服守旧与惧怕改变现状的心理，应有乐于、善于接受新事物、新知识的态度，应有审时度势的头脑和长远的目光, 适时改变工作方法与策略，勇于开拓与创新，积极研究吻合科技环境、科学合理的工作方法，使工作高效、有序地进行，制定相应的规章制度。

2. 树立档案信息资源面向高校、服务社会的理念

相对于其他部门，以往高校的体制、机制改革显得滞后，服务范围狭窄与封闭。作为组成部分档案资源的管理者要随着高校办学定位方向转变而更新工作理念，加快档案信息原有的服务体制和机制改革步伐，研究与创新服务模式，建立广泛的、开放的、社会化的服务体系，树立整体观念和全局观念，在做好向学校教学、科研及管理服务的同时，积极构建信息资源平台，根据需要，向社会经济建设提供档案资源服务。

3. 树立信息资源共建、共享的理念

随着网络信息技术的发展，档案信息资源共建、共享机制建设应运而生，但受传统管理模式与思维惯性的影响，相当一部分档案管理机构在档案信息资源建设与档案信息服务上还沿袭着传统的模式，条块分割的弊端尚未割除，不注重档案行业整体资源的整合，只强调建设档案资源所需的人力或资金等的投入，忽视有独特作用与参考价值的档案资源建设，造成信息高速公路上车少货缺等现象。为此，树立网络化的服务观念，积极主动把计算机技术、多媒体技术、海量存储技术和数字通讯技术等运用到档案资源的建设中，做好档案数据库及信息服务平台的构建工作。加强校际、馆际协作，改变情报、图书、档案等行业资源各自为政、互不兼容的现状。创造条件，把多种分散的信息资源有机地集中整合，对有价值的资源进行挖掘，以整体优势发挥信息资源的利用价值。

二、电子政务发展

为高校档案信息化全面发展提供了契机

档案的价值在于利用，在于为党和国家工作大局服务，为社会各界和广大人民群众服务，档案工作要突出服务这个主题。随着国家经济建设和信息技术的快速发展，档案作为一种重要的信息资源，在各行各业得到了越来越多的开发和利用，日益显示出其应有的重要作用。因此，社会的各个方面对档案工作的要求会越来越高，档案部门的工作也会越来越重。在这种新形势下，如何有效拓展档案工作为全校大局服务，为社会各界和广大人民群众服务，以全面推动高校档案事业，成为档案工作者必须面对、思考和实践的紧迫任务。所以，档案信息化是时代的要求，是高校档案管理自身发展的要求，它已成为不可阻挡的历史趋势和发展方向，而电子政务发展是档案信息化的催化剂和助推器。把档案信息化纳入高校电子政务建设的范畴，以国家电子政务发展为契机，开拓进取，使档案收集、整理、存储、利用等工作适应电子政务发展的要求，进一步增强服务意识，更新服务观念，改善服务方式，提高档案服务的及时性、针对性和实效性，把档案服务工作提高到新的水平，全面推进档案事业的发展。

三、电子政务环境下档案管理模式

在电子政务的实施和推动下, 高校档案管理模式发生了转变。

1. 服务手段的转变

随着政府部门电子政务与高校网络智能办公系统的应用，高校档案信息服务以网络和数据库为重点，档案信息服务方式由以馆( 室) 档案信息资源为基础的被动服务，转向网络资源为主的无限、主动服务。由以传统的静态、间接服务转向以提供现代参考咨询和开发编辑工作为主的动态、直接服务。通过开展档案信息的提炼加工，把分散在档案资源中的无序信息整序、浓缩，通过网络以多种服务方式开展主动、快捷、高层次的档案信息服务。

2. 档案载体的转变

随着电子政务办公的广泛应用，网络技术、数码技术等现代高科技的发展以及新型材料的使用，丰富了档案载体形式，打破了长期以来人类只能依赖文字进行记录的历史，可以通过更直接、更具体、更生动的图像和声音的管理方式展示事物，并以光盘、磁带、移动存储设备等磁性材料为载体记录存档，档案材料的收藏由单一到多元并存转变，馆藏结构也发生改变。

3. 档案工作方式的转变

网络技术及电子政务环境下，高校各部门可以根据工作情况，合理安排时间，将本部门要归档的文件通过网络传送到档案管理部门，也可以直接将数据信息录入到档案数据库中。另一方面，通过网络学校档案管理人员可实行跟进式服务，在形成初期跟踪指导，或者在文档形成之后，随时到各部门的专门数据文件夹中进行信息采集和核对工作，可以大大缩短了文件资料转化为档案的周期，根据需要开展收集工作，确保了归档信息的完整性、准确性，做到有的放矢。

4. 服务方式和服务面向的转变

高校在电子政务背景下，通过网络技术，利用不同的信息服务软件系统，可以对利用者的利用时间、区域及查询档案信息内容等进行统计，及时与用户沟通联系，适时调整档案利用服务，并对不同时期和部门所需的档案信息进行及时配给，满足用户的档案信息利用需求。档案信息服务工作是社会发展到一定历史阶段而产生的社会现象，高校的档案利用服务在不脱离原有基础上，要注意传统档案利用服务方式与现代网络档案信息服务的并举，努力实现传统和现代两种服务方式的有机结合工作，使两者做到优势互补，扬长避短。

四、依托电子政务改革档案管理的思路与建议

高校电子政务的实质是建成一个覆盖党政机构各部门和院系相结合的应用系统，为领导决策和机关办公提供服务，实现学校办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，提高行政效率和管理水平。

能否完善电子政务系统建设框架，在很大程度上取决于能否全校参与、全程管理、全方位确立新的工作思路，并使之付诸实践。高校档案出于自身的职业敏感，最先意识到这一问题的严重性与解决问题的迫切性，也必将责无旁贷地成为电子时代管理机构核心信息资源的主力军和排头兵。档案管理工作针对电子政务系统的建设疏漏迅速发出尽快开展“补漏工程”，积极介入到电子政务系统的开发与建设之中。

（1）对电子政务的主管部门，强调电子文档是电子的主要工具和真实记录，是政府机构最重要的信息资源，是机构可持续发展的信息支持和信息保障。

（2）对电子政务标准制定机构，强调文件、档案管理标准的制定与贯彻已引起普遍重视。高校档案工作应参与其中，为电子政务系统建设嵌入档案管理功能。

（3）对系统设计和软件开发部门，强调作为机构的核心信息资源，文件、档案管理具有特殊性与特殊要求。随着现代化进程的加速，这种要求也在不断变化，必须根据网络应用引起的机构组织方式和管理模式的变革。

（4）对档案管理部门，强调面对新的工作环境、面对IT技术的飞速发展和普及应用，必须承担起保管电子档案的职责、制定制度、划分权责、规范方法；档案人员必须从幕后走向前台、从“后端”走向“前端”、从纸质环境走向电子环境、从信息管理走向知识管理。为此，必须更新知识，加强研究，探讨“前端控制”、元数据管理等，通过理论和实践的互动寻找应对举措。

五、结束语

高校电子政务是一项系统工程，涉及范围包括学校各个职能部门，档案部门作为学校行政管理部门之一，必然要加入到电子政务改革浪潮之中；电子政务的有效实施必须基于跨时间、空间和部门的信息流通与共享，而档案部门是学校各职能部门电子文件等信息资源的集散地。因此，档案工作应有效地支持电子政务建设，适应新环境对档案工作的需求。

参考文献：

1.陈一红. 电子政务环境下高校档案工作探讨[J].长春师范学院学报,2011,30(6):170-173

2. 马建国. 高校电子政务建设与档案信息化建设的互动研究[J].档案2010(2):78-81

3. 刘新良，王育兰. 基于电子政务的高校档案服务工作探析[J].政务办公2009,(160):17-20.

作者单位：深圳大学