建设工程监理档案存在的问题与对策研究

【摘 要】监理档案是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。是与工程监理有关的重要活动。记载着工程建设主要过程和现状，是具有保存价值的各种载体的文件，收集齐全，整理立卷后移交档案管理机构称监理档案。监理单位是工程质量的责任主体之一，监理资料档案是监理工作的原始记录，是评定监理工作，界定监理责任的依据。针对监理档案管理工作中存在的问题，提出了相应的对策，并从责任制、工作制度、沟通协调、业务培训几大方面给予一定的建议。

【关键词】监理；档案；问题；对策建议

城市建设工程档案是工程建设活动的真实记录，它直接反映了项目工程建设活动的过程和成果，建设工程档案质量也像建筑工程质量一样日益受到人们的重视，随着对建筑工程质量和工程档案质量要求的不断提高，监理工作在建设工程档案材料收集整理过程中所起的作用也日益显著。

建设工程监理档案是建设工程监理活动中直接形成的真实记录，是监理工作质量的反映，是总结、评价工程质量和处理工程责任事故的重要依据。因此，加强对监理档案的管理是监理单位一项非常重要的工作。监理文件档案资料的管理是把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件进行统一管理和保存，从而确保文件和档案资料的完整性。

一、目前监理资料档案中存在的问题

（一）监理人员档案意识淡薄

目前，监理单位的档案管理人员大多为兼职，普遍由现场监理人员兼任，兼职档案管理人员缺乏档案基础理论知识，档案意识不强，收集、整理工作马虎。而现场监理部从总监到一般监理人员往往都以实体质量控制为监理工作的中心，偏废了监理档案的编制管理工作，对施工单位工程资料监督管理也不到位。施工资料与监理资料衔接不够紧密且漏洞百出。

（二）监理档案整理层次不清、内容繁杂

监理档案贯穿于整个建设工程监理的全过程，施工周期长，参与的主体较多，普遍存在监理档案与建设单位、施工单位工程资料重复交叉的现象，导致监理档案收集内容缺乏系统性，层次不清，排序混乱、内容繁杂，复印件较多。报送移交时一团乱麻，很难理清，给查询利用档案带来麻烦。

（三）监理档案制作材料不规范

监理档案的编制大多由兼职档案员来完成，一般未经过正规培训上岗，且对档案资料重视程度不够，造成监理档案制作材料不规范、不统一。目前还有的监理部“监理通知”、“工作联系单”、“旁站记录”等监理文件使用手写填表，且使用的公文纸各式各样，与档案规定公文（A4，297mm×210mm）规格不一致。监理工程师签署工程资料所涉及的栏目签字不全，有的只有姓名，无签署日期。分部、分项工程验收表无现场监理验收后签署的结论性意见，签名、日期书写均不规范。甚至有对资料进行涂改、伪造、随意抽取或损毁的现象发生。

（四）监理档案报送滞后

建设单位组织建设工程档案预验收，施工单位提供的档案资料相对完整，且系统性较高，而监理单位负责整理的监理档案资料往往质量不高，内容不全，报送滞后，影响工程竣工验收的组织。

二、针对监理资料档案中存在问题的对策

（一）加强城建档案法律、法规宣传

进一步增强全社会的城建档案意识和城建档案法制观念，建立健全监理档案管理责任制，层层分解，各负其责，责任到人。培养一支有一定专业基础，经过专门培训上岗的档案管理队伍，从组织、制度、业务上提供保证。

（二）监理档案的收集、整理、编制要遵循监理档案的自然形成规律和内在联系

监理档案是建设工程全过程监理活动的真实记录，有其自身的专业特点和特定的专业程序。因此，记录着监理活动全过程的监理档案，一方面要反映整个建设工程质量、进度、投资的控制情况；另一方面要反映监理单位本身技术管理、经济管理、合同管理、组织管理及工作协调等监理活动的情况。就监理档案而言，它是自成体系的有机整体，有它的内在联系和完整性。因此，在整理编制监理档案的时候，千万不能人为地分散或打乱，要科学地分类、排列，做到：归档文件材料不凌乱，自成体系；档案内容不繁杂，整理有条理；档案排列不颠倒，用表类别层次清楚；归档文件资料收集不重复、不交叉，保持联系有规律。

（三）监理档案要具有专业性、科学性、公正性的特征

监理档案是监理单位依据法律、法规及技术标准规范、施工合同、监理合同等对工程建设实施的专业化监理的真实反映，具有科学性、可靠性、公正性的特点。它既是总结评价工程质量的依据，又是检查监理工作的依据，同时也是探索、完善监理制度的重要参考。因此，监理档案的编制要做到“三个绝对”：绝对真实可靠、绝对规范标准、绝对公正科学。

（四）明确档案的归档范围和归档文件的质量要求

监理档案的编制要按照《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009）、《市政基础设施工程资料管理规程》（DB11/T 808-2011），明确监理档案的归档范围和归档文件的质量要求。准确把握卷内文件资料的排列方法，始终保持监理档案的内在联系，真实全面地反映监理工作的全过程和工程项目的质量。

（五）要加强监理档案规范化、标准化的管理

监理档案的表式应统一使用《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009）、《市政基础设施工程资料管理规程》（DB11/T 808-2011）中的样表，表式涉及的内容应认真填写完整，实行计算机辅助管理，表格的内容为机打，监理审核意见有明确的结论，签字为手写，签章齐备。

（六）建立监理档案责任制

《建设工程监理规范》（GB50319-2000）规定，总监理工程师“主持整理工程项目的监理资料”，专业监理工程师“负责本专业监理资料的收集、汇总及整理”。工程监理项目部资料管理实行项目总监负责制，由总监指定专人进行监理资料管理，具体完成所监理项目资料的收集、整理和归档工作。项目部负责人对本项目部所形成资料的完整性、准确性、系统性负责。鉴于上述规定，建设单位与监理单位在签署工程项目委托监理合同中应设立监理档案专门条款，注明监理档案归档的套数、移交时间、质量要求及违约责任追究等内容，做到职责明确，制度健全，管理到位。

（七）完备的监理档案是竣工验收的重要条件

《建筑工程质量管理条例》（国务院第279号令）第十六条规定，建设工程竣工验收应当“有完整的技术档案和施工管理资料”，“有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件”。第十七条规定“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或其他有关部门移交建设项目档案”，工程档案（包括监理档案）预验收不合格，不得进行竣工验收。所以，监理单位在建设工程竣工验收合格后，应及时组织监理人员整理档案，一式四套，建设单位应当在规定时限内将其中的一套监理档案（原件）会同建设单位、施工单位的档案一并向工程项目所在地的城建档案馆报送归档，办结相关移交手续。

三、就目前监理资料档案中存在问题的建议和意见

（一）建立监理机构内部责任制和工作制度

监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，不论总监理工程师，还是专职资料员，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据监理资料产生与监理过程的特点，制定“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则是适宜的。因此监理机构内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制。专业监理工程师负责本专业的原材料、分项工程的验收及有关监理资料的收集汇总及整理，分部工程验收完毕，即应将完整、真实的监理资料交资料员验收归档。资料员负责监理资料的验收、分类整理。为了保证监理资料管理工作的有序进行，项目监理部还应建立内部工作制度，确定工作程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度。工作有人做，资料有人管，监理日志有人记，确保监理资料的连续性、完整性。

监理人员在要求施工单位的施工技术资料与施工进度同步的同时，一定要做到监理资料与施工进度同步，并随时真实地记录现场监理情况。总监理工程师在检查监理人员工作时，也应同时检查其负责的监理资料。从监理资料的质量可评估该监理人员的工作质量。

（二）要重视对施工资料的监理

在施工监理的全过程中，还必须重视对施工资料的管理。施工资料是施工过程的记录，是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件，监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起。我们对工程实体的质量控制是从工序、分项、分部工程依次做起，同样对施工资料的质量控制也应从工序、分项、分部工程做起。细分目标，步步把关。对施工资料的监理是监理工程师的一项重要工作内容。

施工资料也是日后分清施工单位质量责任的依据。施工单位必须做好施工资料的管理。为了促使施工单位对工程资料管理的重视，在第一次工地会议上就要强调施工资料的重要性，要交代有关施工报验工作的程序和基本条件。特别是在施工准备阶段一定要严格把关，坚持报验必须资料先行，各项施工资料必须真实、合格的原则。在平时的监理例会上也要多次重申。

（三）加强与建设单位的沟通

监理资料管理工作与其他监理工作一样需要加强与建设单位的沟通，争取建设单位的理解和支持。监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料等，都由建设单位提供。平时工作的来往信函、会议纪要、监理工作联系单等也和建设单位有关。工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与建设单位沟通。对施工资料的严格要求也需要争取建设方的理解和支持。

（四）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对监理档案管理现状，档案管理部门要加大对监理档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、检查的重点内容。同时，针对不同现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。注重业务培训，全面加强对资料档案人员专业知识和技能的培训，为保管好监理档案奠定良好的基础。

四、结论

要做好监理资料的管理，应在提高监理人员素质的基础上，项目总监理工程师应给予重视，完善制度，落实责任，勤于检查督促。这样，工程竣工后就能留下一份满意而放心的监理档案资料。