学校档案管理工作现状分析及一点建议

摘要：中小学校档案(以下简称学校档案)系指普通高中、初中、小学在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。 在实际工作，学校档案是教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。本文就学校档案管理现状分析及如何做好学校档案管理工作谈些看法。

关键词：档案管理作用、现状、建议

中图分类号：K206文献标识码： A

学校档案是学校的教职员工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中生成的具有保存或参考价值的档案资料，它反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况，分析利用学校档案，能有效帮助提高教育教学管理水平。做好学校的档案管理，对于学校的工作有着十分重要的作用。

一、学校档案管理工作的重要作用

1、学校档案作为历史的记录，分为干部人事档案、文书档案、教育教学档案、教科研档案、学籍档案、声像档案、照片档案、会计档案、基建档案、设备档案等，真实客观地记录了学校发展的历程，记载着全体教职员工的德、能、勤、绩，汇集着最原始、最可靠的大量信息。对学校具有重要的推进作用，学校档案是学校重要的信息资源，

2、学校档案汇集了学校现有的知识成果，是学校发展和努力的历史沉淀，具有很大的开发利用价值。对学校档案进行综合分析，可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，为新的时期学校工作提供历史借鉴和依据，推动学校自身工作的发展。

二、学校档案管理工作的现状分析

《青岛市中小学档案管理办法》中规定，“学校档案工作是办好学校的基础工作之一，是学校管理工作的组成部分，也是衡量教育质量和管理水平的重要标志。”在工作中，学校已经把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，列入领导议事日程。但实际情况是，仍然存在不够重视档案工作，档案管理资源不足和管理手段不高等问题，其主要表现在以下几方面：

1、档案管理意识不强，利用率不高。

虽然人们已经认识到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，但是在具体工作中如何合理的利用档案仍有不足，管理工作得不到重视是一个重要原因。

2、档案管理人员业务素质不高，档案管理工作开展难度大。

一般学校没有设定专职档案管理岗位，或有的学校的档案管理人员虽有专人，却是兼职。另外，这些档案管理人员多数不是档案专业出身或者不经过培训就上岗，缺乏系统培训，档案管理手段落后，严重制约学校档案管理工作的发展。

3、硬件设施不达标，档案资料不全。

一是受学校的校舍环境所限，有的档案室的设立不太符合档案管理的要求。或库房面积过小，或分散保存，有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，容易缺失或遭受破坏。

二是档案保管设备不齐全，规格不一，不能满足新时期档案多样化的需要。由于历史原因，有些时期的档案缺失，造成资料不全的现象，也使得学校档案管理工作的开展进一步加大难度。

三、加强学校档案管理工作的一点建议

学校档案工作由各级教育行政部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

1.领导重视，完善档案管理工作体系。

学校领导应高度重视档案管理工作，要确定一名校长分管档案工作，并定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。各科室派出专人参与档案工作领导小组，建立完善的档案管理工作制度，形成档案管理体系机制，积极推进学校档案管理工作发展。

2、专人管理，强化档案管理工作基础。

学校各部门要安排一名专(兼)职档案员负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。实行文书处理部门立卷制度。

专业的档案人员必须具有较高的政治思想素质和职业道德修养，做到精通业务。要加强档案人员自身业务素质建设，积极参加档案业务培训，学习档案专业理论知识；建立档案工作网络，运用现代化管理技术和先进技术设备，提高管理水平，跟上办公自动化步伐。

3、全员参与，增强档案管理工作意识。

近些年，随着各项工作的细致开展，档案材料广泛应用于安全检查、督导检查等学校工作中。以此为契机向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，来提高教职工的档案意识，促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。学校各科(组、处)室设兼职档案员，积极参与和配合学校档案管理工作，开展档案的收集、整理、归档，从组织上保证档案工作的顺利开展。

4、硬件支持，保证档案管理工作质量。

硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。学校要有专用档案库房，添购档案管理设施设备，分类存放，编档管理。档案库房必须符合档案管理要求，做到防盗、防火、防光、防高温、防尘、防潮、防虫鼠。确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

5、实现管理现代化，拓宽服务领域 。

随着社会科技的进步，档案管理正走向现代化、信息化。一方面利用电脑、扫描仪等现代化高科技手段提高档案工作效率，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将档案信息及时提供给学校领导、各教研组和各相关部门，提供查阅便利，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，主动提供档案利用服务，做到档案管理工作管理方法科学化，管理手段高效化，档案工作标准化，建立档案管理工作长效机制，要与时俱进，使档案价值得以充分体现，推进教育事业的发展。

参考文献：《青岛市中小学档案管理暂行办法》