文件资料论文：小议当代企业文件资料管制

作者：郭爱玲 单位：山西西山金信建筑有限公司第一工程公司

一旦这些资料信息和数据丧失了完整、准确、系统、真实性，一切实用文书就都失去它的使用价值，其目的是保证建设工程使用安全和环境质量。施工技术资料中所呈现的数据、文字、图表等相关内容必须客观、科学、完备、真实地反映工程建设的实际情况。这就要求施工人员或材料员必需熟习相关设计和施工标准，纯熟运用专业制图软件及办公软件；有较强的组织协调才能，有一定的理论基础，熟习相关工程的施工图纸及施工标准要求、工程管理制度、顺序等，熟悉《建筑工程施工质量验收统一标准》(GB50300-2001)规范中的验收标准，认真负责、脚踏实地、细致详细填写各专业施工质量验收规范中的主控项目和其他项目。特别是抗压强度砌筑砂浆与加气混凝土之间存在着强度匹配问题，以确保实验数据真实可靠。全部表格形式须照实填写，所附原材料必须可靠可信，不能瞎编乱造。确保材料的完整、规范工程施工技术资料是施工中有关技术、质量和经营活动的记录，不完整、不规范的技术材料难以全面反映工程施工的质量情况。工程技术资料必须准确、齐全、规范，除此之外，还必须标准化，主要做好以下几个方面：(1)工程管理与工程质量验收资料。工程管理与验收资料是在施工过程中形成的重要资料，包括工程概况、单位工程质量验收文件和施工总结等；(2)原资料出厂合格证、出厂检验报告、复试报告；(3)建筑企业施工技术资料。施工技术资料是建筑工程施工全过程的真实记录，是反映工程质量和工作质量的重要依据；(4)施工(实验)记载。等级生产厂家合格证、材料序号品种、出厂检验报告编号、进场日期、进场数量、复试报告编号、复试结果、报告日期、主要使用部位。

出具文件资料的要求文件应符合字迹清楚、绘图清晰、图表整洁的基本要求，主管部门签章与主管领导签字手续齐备。项目文件必须是原件，复印复制的文件不能保存。打印的文件必须用激光打印。资料签名原则上不能代签，特殊情况需要代签，代签人应持有应签字人的委托书，在签字处盖上实际签字人的签名章（用红色印泥），并在盖章处的右侧签上盖章人的姓名。签字与书写必须用黑色钢笔或黑色签字笔。资料上原始文字已颁布的修改、写错的文字，应用斜线划去，在合适位置写出正确的文字并签名。传真件（激光打印件除外）及复写件应复印后与原件一并，正件在前。现场指令、计量支付证书及附件、整改反馈、监理工程师通知、监理月报等重要资料监理组必须用正本；监理组下发的通知、现场指令等文件标题必须明确。在案卷的组合度上，掌握文件材料的数量，使案卷厚度不超过20mm。文件材料的题名应填写文件材料标题的全称（无标题或标题不详的需根据内容拟写并加方括号），照实抄录。文件日期用8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2005年1月1日，标注为20050101。文件上未注明日期时应根据内容加以考证后填写。工程报验单和工程认可书必须由主管监理工程师签上结论意见。工程认可书需加盖监理组章。文件遵循批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性文件在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；原件在前，复制件在后；图文混合材料文字前，图样后。在签所有施工检验资料时一定要检查资料是否规范，不能有后量先签，以后再补或修改的思想。承包人上报或上级领导部门下发的资料需要阅办时一定要填阅办单，不能直接在文件上书写文字。在资料如需排列资料顺序时，用2B铅笔书写，不能用其他笔胡乱书写；计量附件中有些需要复印的资料要注意复印质量，不能有斑点。

它的使用要严格遵守施工单位内部管理规定，使用时按照以下程序进行：有关单位查阅文件资料，应出示单位证明及本人证件，文件资料管理员要做好登记手续。本单位职工查阅文件资料，文件资料管理员同样要做好查阅登记手续。文件资料一般只供查阅，不予外借。原件原则上不外借。如因工作需要确需外借，需经建设办主任批准并约定归还日期，借阅人应做好外借文件资料保管工作。查阅、借用文件资料，应保证文件资料完好无损，严禁撕损、涂改、抽页、沾污文件资料。允许复印的文件资料，应在登记时注明复印的名称和份数。