论建设工程文件与工程资料

建设工程文件和工程资料，从工程档案的角度讲，两者有其根本不同的性质和概念，有其本质的区别，是绝对不能混淆，更不能混为一谈。凡是工程建设活动中直接形成的工程文件，就必须归档，凡是工程资料，不管以何种方式、方法、渠道搜集到的，绝不允许归档。这是建设工程档案人员必须坚持的原则。

一、工程文件与工程资料概念混淆的现状

工程文件与工程资料概念混淆的现状，真可谓是比比皆是，有时让人哭笑不得。笔者在建设工程档案工作中经常发现，在不同层次、不同场合，甚至有些档案人员也会经常这样说：“请抓紧时间把某某工程资料整理好，准备工程交工验收。”这种说法是不准确的，是偷换和混淆了工程文件和工程资料两者的概念。领导或者工程技术人员，由于不熟悉工程文件和工程资料的区别，说了外行话或口误，还有情可原，而工程档案人员也这样说，就很不应该。准确地应称“某某工程文件”。再如在某档案杂志上发表的一篇关于水利工程建设档案管理的论文中，竟有20多处“工程资料”的提法，并且讲“专兼职档案人员具体负责工程项目资料的整理、归档工作”。从该论文内容上看，讲的是如何做好水利“工程文件”的收集、整理、归档工作；而从该论文的字面上看，讲的是如何做好“工程资料”工作，而工程资料只有收藏，而是不需归档的。不可否认，工程建设中也有工程资料需要按资料要求收集、整理、保存。但是水利工程建设中直接形成的工程文件的收集、整理、归档才是工程档案的主要和重点内容。该论文中之所以出现多处表述不准确，主要是在工程文件与工程资料的概念上没有搞清楚，相互混淆所致。

凡是经各级档案行政管理部门颁发或推荐的档案工作法律、法规、规章和办法等，对工程文件和工程资料的表述都十分准确，两者之间有着严格的区分。但是，有些没有经国家档案局联台颁发的文件甚至是国家标准，对工程文件和工程资料的表述就比较混乱。如国标《建设工程监理规范》中“7.1监理资料”，到底是工程监理文件还是监理资料分不清楚，也闹不明白。从该《规范》的内容上看，确实属于在工程监理活动中直接形成的监理文件，应当收集、整理、归档，而从该《规范》的字面上看，又是工程监理资料，就不应该归档。这样就给工程管理、工程档案和监理人员带来了不应有的麻烦。

二、工程文件与工程资料区别的关键点

建设工程文件是指工程建设活动全过程中直接形成的，具有保存和查考价值的，各种形式与载体的真实记录。而工程资料是指通过交流、赠送、购买和汇编而来的，仅供工程建设参考和借鉴的技术材料。两者的根本区别就在于是否是建设工程直接形成的。是工程建设直接形成的工程文件就必须归档，而工程资料是游离于工程建设以外形成的，只有参考价值而没有查考价值，不属于工程文件归档内容和范围，决不能进工程档案。

总之，工程文件与工程资料区别的关键点：是否是在建设工程活动中直接形成的。是直接形成的就是工程文件，就必须归档，不是直接形成的就是工程资料，就不应归档。只要把握住这个关键点，就能从根本上区分工程文件和工程资料，也就搞清楚了两者之间的概念和含义。

三、工程文件概念外延的几个误区

外延是一个概念所确指的对象范围。工程文件概念的外延是指工程文件的对象范围，这个范围是确指的，是不能任意扩大或缩小。工程资料也有其自身的概念，根本不是工程文件概念的对象范围。因此，工程资料是不能转化为工程文件的。有的人或有的教科书讲：在特定的条件下工程资料可以向工程文件转化是一个误区，必须澄清，以正视听。

1　借用外单位的地质资料向工程文件转化的误区

有的人，甚至某教科书写道：在基本建设活动中，为赶工期，节约经费，有不少项目的地质资料是向有关单位借用或购买复制过来的，虽然有些资料是反映相邻单位的地质情况，但与工程地段相距近，当其中部分地质资料作为设计依据时，应将此地质资料转化为建设工程档案。

笔者认为此提法根本不妥，是个大误区。首先这些地质资料是借来的或购买的，是其他工程形成的；其次根本不是本建设工程范围内地质钻探形成的真实记录，而是相邻单位相距较近地段的地质资料。再次是此资料只有参考价值，而决不能成为本工程的设计依据。工程地质是复杂多变的，是看不见摸不着的，有的相距几米就会有不同的探测结果，更不用说相邻单位或相近地段的地质资料了。相信没有哪个设计单位敢这样胆大妄为地使用不是本工程勘探形成的地质数据，进行工程设计。因此，上述所说的地质资料只能作为本工程资料保存，决不能归人工程文件。否则，工程档案的准确性根本无法保证，后患无穷，贻害子孙。

2　预测活动中收集的资料向建设工程文件转化的误区

某教科书还写道：任何重要的工程项目、科研课题都需要进行科学决策，而科学决策的基础是预测，在预测活动中收集的大量资料，如反映技术发展趋势，市场发展前景等有关的论文、文章，一旦作为预测的基础资料时，应将此类资料归入档案。

笔者认为这种说法也是个误区。针对工程建设而言，任何其他工程、科研课题形成的技术预测报告，科研课题形成的技术论文、文章都是资料，只有参考和借鉴作用，并且是部分内容的参考和借鉴，更不能转化为工程文件，只能作为工程资料保存。只有在本工程的预测活动中，直接形成的预测报告、科研报告，哪怕把其他工程、科研课题的论文、文章绝大部分内容被抄写到新形成的预测报告、科研报告中，也是本工程文件，才能归入本工程的档案。

3　替代设备资料向设备文件转化的误区

某教科书中说：在实际工作中，有不少单位的设备图纸因种种原因而丢失、损坏，在设备维修中，使用了同型号不同厂家生产的或同类型不同规格的有关图纸资料，此类图纸资料已由原来的参考作用转化为依据作用，应归入科技档案。

笔者认为此提法差矣。图物相符是工程竣工图和设备随机图不可改变的原则。上述图纸虽然是同型号或同类型，但是，是不同厂家、不同规格的设备图纸，制作、安装、调试也决不会相同，只能借来作参考，而不具有依据作用，绝对不能归入本设备的档案，即便是归档了’这些图物不符的图纸又有何用?要归档也必须是设备维修中参考、借鉴其他设备图重新绘制的图纸。假如设备图纸丢失或损坏，也只能复制同一厂家、同一型号、同一规格、同一批次的设备图纸替代归档，也是补救的措施之一。

4　“五小”活动中有关资料向科技文件转化的误区

某教科书中说到：某企业在开展“五小”活动中，由于采用外来技术资料而创造的操作方法，使产品的优质品率和数量大幅度提高。这些小创造、小发明、小改革大多来自外来技术资料的消化吸收，如果不把这些有关的技术资料归入档案部门，那么产品档案就不完整、不准确。

笔者认为“五小”活动中借鉴、吸收、消化外来技术资料，只有设计出新图纸，编制出新的操作方法和新工艺流程，记录小改小革真实过程的技术文件，才能归入档案。参考、消化、吸收外来技术资料不需归档保存。假若归档保存，产品档案的不准确性就会更大，以后对这些设备保养、维修的技术参数就无所适从。

总之，以上举例的几个误区，其焦点是这些技术资料有的是借来的，有的是借鉴某一部分，有的是参考，有的是消化吸收部分技术资料的内容，都不是活动中直接形成的真实记录，都不能反映事物的本来面貌，都不具有依据作用，所以都不具备转化为技术文件的条件，更不能作为档案保存。