医院人事档案管理问题及对策

摘要：现阶段随着社会经济的不断发展和进步，医院的人事档案管理也开始成为热门话题。档案关乎着一个人的一生发展，因此，医院对人事档案管理的要求有越来越高。人事档案管理也属于医院日常工作的一部分，其管理水平的高低与人才分配的合理性之间有着密切的联系，是牵一发而动全身的结构，若有人员变动，严重的会造成不可预估的损失。本文针对医院人事档案管理工作存在的问题及对策进行了分析和研究。

关键词：医院人事；档案管理；改进策略

一、人事档案管理概述

人事档案就是一种记录的过程，需要从单位整体的内容中，记录员工从事的工作情况，记录的特殊档案。通过人事档案可以全面了解一个人的思想觉悟以及工作履历。因此人事档案必须真实可靠，而且要由专门的负责人负责管理和分配。人事档案管理工作要合理地配置以及使用人员，这样才能确保用人单位的人才拥有较高素质。随着互联网的发展，社会各个行业也都已经引入多媒体进行管理工作，这样人事档案在管理上也可以变得更加快捷高效。

二、医院人事档案管理工作存在的主要问题

1.领导对人事档案管理工作缺乏重视。有不少人事档案管理工作人员认为，管理人事档案工作跟企业的经济效益不挂钩，在工作中，该人员也会敷衍了事，并没有认真负责。另外，人事档案管理工作有机密性、政策性、专业性强等鲜明的特点，同时，人事档案管理工作都需要专业的人员负责，人事档案存放区也相对独立。还有部分医院领导在选择人事档案管理人员时直接随机选取，并没有考虑其专业性或者由于人手不足，很多人事档案管理人员都身兼数职，这样无法保证全部精力投放在人事档案管理工作中，工作效率也会大打折扣，出现相关的弊端，影响企业工作进程，导致问题的出现，造成不利的影响。2.档案管理制度不完善。管理制度是管理人员能够有效进行工作的重要保证，要想提高人事档案管理成效，就必然要有完善的人事档案管理规章制度，并且还要有适当的人员进行监督，这样才能真正将工作落到实处。但是就现阶段来看，很多医院人事档案管理中并没有使用多媒体的信息技术，这样导致在档案的整理存放过程中效率非常低下。人事档案材料包含很多步骤，有收集、整理、鉴别、归档、查阅及更新等，若有一处受到影响，其他各处都会随之改变。这问题的出现是一种常见现象，必须有效地预防，才能够从一定程度上确保档案管理工作高效快捷地完成。3.人事档案管理技术较为滞后。随着社会的不断进步，人事档案管理技术也在不断地发展着。现阶段很多医院的人事管理工作内容复杂、结构烦琐，已经引入计算机的创新型模式。这种管理模式能够将复杂化的信息快速录入到系统当中，减少时间也提升了管理的水平和进程。人事管理档案只停留在了录入阶段，并没有在调出、查询等环节充分显示出优势。但是在相关的内容方面仍然有一定的不足，如停留在存档的基础阶段，对于信息的录入也没有做好进一步的检索。虽然和人工效率相比有了一定的时间压缩和效率提升，内容不具备人性化的特点，效率提升、失误降低，但是人工录入始终比电脑更加人性化。4.档案真实性存疑。医院人事档案管理中的收集、整理等环节都要以能够提供完善的信息资料为目标，但是目前的医院在此方面服务远远没有达到此目标。与其他管理工作相比，人事档案管理普遍存在的轻利用、重保密的问题，档案资源及服务技术开发的意识都没有得到良好的提升，即使有的医院开展了档案利用服务，但是也是由于查阅不方便等其他问题，使该工作并没有有效展开。比如在查阅某人的工资、职称、简历、自然情况等，很少有档案管理人员详细查看该人的档案，这样就造成了数据的不科学或者缺失。部分人员对信息不负责任，为了逃避自身的原因，虚报、漏报或者隐瞒，导致信息出现了不真实的情况，也可能出现对信息的私自删改。这些做法都是错误的，不利于档案的保存，对档案的真实性来说十分不利，不能够保证企业长期发展。

三、改进医院人事档案管理的有效对策

1.提高对档案管理工作的重视度，提升档案管理人员的综合素质。要想做好人事档案管理工作，首先，领导要足够重视，并且选取合格的人负责档案的管理工作。在实际的处理过程当中，应当加大宣传，让相关人员了解档案整理工作的艰巨性和不容错误的重要性，这样才能够让人员自主地确保档案整理的准确性以及对档案信息的保密性。同样，相关部门和领导也应当重视这项工作，采用多种监督办法，保证工作顺利完成。比如建立档案管理领导小组，定期抽查检查，发现问题，责任到人，及时解决，并且档案局要为人事档案管理工作提供必要的人力、物力、财力的保障。另外，从事人事档案管理工作的人员要勤劳可靠，责任心强，作风正派，领导可以定期委派这些专业人员进行培训，使其掌握先进的人事档案管理技术，从而不断提高人事档案管理水平。2.完善档案管理制度，改变管理理念。针对医院人事档案管理工作的问题以及社会群众的需求，医院应当完善档案管理制度，制定一系列条例及办法，并监督落实到位。首先，建立健全人事档案计算机辅助管理制度，对档案的收集、归档、转进、转出、修改、更新等制度要严格监督，防止虚假材料进入。其次，完善人事档案整理工作。让负责人事档案工作的人员更加科学全面地进行档案整理工作，确保工作水平优秀。最后，要建立一系列规范的档案管理流程，档案的收进要先找谁再找谁，更新时要在哪里备案，取出时要有材料提交，档案调动要有调档函等，这些问题都应当在严格的规章制度下进行。在选拔提升的方面，需要对专业人员的素养做出综合的考察，确保专业人员处理档案信息时，能够满足先进性的要求，确保准确性。档案的鉴定需要准备基础材料，也需要准备专业技术资格任职有关材料和专业技术成果材料，这是档案的鉴定中最主要的三个内容。基础材料是证明自身水平的必备内容，包括个人的学历学位证明、技术证明等等。专业技术资格认证有关材料是申请这个工作必备的材料，需要包括申请表和报考表，以确保能够高效融入，完成工作。专业技术成果材料则是属于个人的著作与成果，为医院的管理部门提供准确的信息和录入内容。3.及时更新档案管理技术，落实好档案基础工作。科技的不断发展也应当联系档案管理技术的内容，二者相辅相成，共同进步。只有时代进步推动档案信息技术管理的发展，才能够确保科学有效的人事档案信息数据，实现管理的更新和创造，保证效率和质量共存，资源共享，最大效益的满足发展要求。更新技术是本质的基础，最主要的是在工作中落实好每一个环节，勤恳敬业，做好本职工作。第一，医院需要及时更新技术环境。完善和升级人事档案信息的管理要求，并结合当今现状，建立不同的体制以适应发展。第二，建立相关的保护措施需要对网络的安全系统进行维护。以避免危险内容的侵入，影响信息的有效性和安全性。第三，医院还要在财政上加大对人事档案管理的投入，采购必要的硬件设施来保障信息管理工作的顺利进行。当然，医院高层领导也要大力支持，高度重视人事档案的管理工作。首先，医院高层领导必须重视基础保障的工作，采用科学手段有效解决人事档案管理过程中存在的各种问题，并且确保问题不再发生。其次，医院领导也应当遵守人事档案管理的相关规定，指派专业人员对纸质的人事档案资料进行全面系统地整理分类，合理安排，并且要购买统一的档案盒对档案进行保管。对一些年代较久远的纸质人事档案资料进行整理，防止出现破损，如果纸张偏大，则应当进行折叠处理。对于没有装订的或者装进较窄的档案，也应当重新装订，便于管理。最后，管理人员必须核对档案的内容，确保档案完整无损以及封面没有发生损坏，定期检查和装订是否与预期相一致，将重要的信息放在重要的位置，方便查阅。严格按照排列的要求进行整理，记录不完善的内容，或者存在遗漏的资料，及时记录并反映给相关部门及时处理。4.严格做好人事档案材料的收集、审核与整理工作。相关人员必须严格按照规章要求进行工作，不得出现遗漏和疏忽的现象，科学有效的整理信息，保证档案的完整性和准确性。在收集人事档案资料时，不仅要考虑到员工的需求，还需要在满足规章制度要求的基础上扩展数据资料。同时，还要建立与其他工作人员的联系，建立科学化、系统化的工作体制，做好自身环节的工作。收集资料时，保证数据不会丢失，不出现遗漏的现象，并按照规定，放在合适的位置，做好记录。必须严格做好检查与完善的内容，审核与整理工作，二者缺一不可，不能出现衔接失误的问题，以免造成严重的后果。整理内容时也要科学合理，结构层次清晰，装订规范，确保内容能够利于查找，提升整体人事档案管理的水平。

综上所述，医院的所有工作都应当以客户的需求为基础，并且各个部门都要认真配合，为客户提供最优质的服务。人事档案管理是一项复杂、艰巨的任务，需要专业人员具备较高的素养，根据不同的情况随机应变，正确处理。还要不断跟进时代的进步潮流，具备创新意识，不断学习先进的理念，并在工作当中践行先进的管理思路，科学合理地完成任务。重视人事档案管理工作的每一个环节，遇事沉着冷静，积极与他人沟通，保证高效率地完成工作，提升我国整体的人事档案管理水平。在此基础上，也应当抓紧专业人员队伍的建设工作，稳中求进，从多角度入手，完善工作中可能出现的问题，积极应对，为提升我国人事档案管理工作的进程做出贡献。

参考文献

1.周静，倪芳，聂真，等.医院人事档案管理中存在的问题及应对对策.管理学家，2019（4）.

2.李艳红.试论医院人事档案管理存在的问题及对策.山西青年，2018（7）.

3.安冉.医院人事档案管理工作面临的问题及对策思考.百科论坛电子杂志，2020（1）.

作者:詹淯 单位:德阳市第二人民医院