基于Web的学校人事档案自动化管理方案

摘 要： 随着国家政策不断向教育倾斜，教育资源不断丰富，学校的人事档案从手动办公、纸质存档向信息化、网络化、自动化转型。本文分析了学校人事档案管理的特点，基于软件开发和Web技术提出一个学校人事档案自动化管理的方案，在计算机平台上设计实现可以方便存储、检索、统计的完整人事管理系统，以提高学校档案管理的效率，降低档案管理上的人力和时间成本，帮助学校更加有效的进行人事档案管理。

关键词： 基于Web 学校人事档案 自动化管理 系统设计

1.引言

在信息化越来越成熟的今天，办公自动化成为一种潮流，并且使得手动办公的缺点无限放大，然而，由于档案管理领域的特殊性，许多部门单位的档案仍然停留在手动办公、纸质存档的阶段，这种传统的管理方式不仅效率低下，管理成本高，而且存在着容易丢失，存放不安全，检索慢等缺点。学校的人事档案属于学校内部的重要资料，相比较学校的其他部分，如图书教材管理、教务管理、财务管理、行政绩效管理等还处于信息化的初级阶段，档案中反映的年龄、工龄、职称等要素直接影响到学校各教师或教辅人员的切身利益，一旦丢失或发生错误将会造成很严重的后果。因此加大力度加快进程实现学校人事档案的自动化高效安全管理，势在必行。

2.问题解析

2.1传统方式的弊端

现阶段很多学校的人事档案是按部门放入相应的资料箱（柜），然后在纸质上统计，这种方式属于纯人工操作，极易发生投放失误、丢失、信息不对等、查找不易等问题。而档案是反映学校教工各方面信息的重要甚至是唯一依据，涉及教工的工资、保险、税务、职称、医疗等方方面面，所以一旦发生问题，后果十分严重。另外，随着学校教职员工人数的不断增多，信息量大幅度增加，档案管理成本不断攀升，如果遇到需要批量处理的问题，就需要让相关人员自行上报资料，然后人事部门核实，而每年都存在教职员工多次上报相同或相似信息的情况，人事部门的核实统计工作量也很大。

2.2实现目标

使用计算机平台和Web技术，设计搭建一个网络平台，在学校范围内共享访问，由人事部门初始化录入各教职员工的个人信息，并批量分配教职员工个人专属账号和密码，信息录入完毕之后由教职员工本人凭账号和密码登入系统进行信息核实，核实无误后确认。设计统计模块，可实现按照多条件查询统计，以便学校进行信息批量处理。设计后台管理模块，可实现教职个人信息更新等操作。

2.3主要功能

2.3.1人事部门相关通知和查看。

2.3.2个人信息核实和报错。

2.3.3教职员工的档案信息查看和统计。

2.3.4各单位和个人的信息更新。

2.3.5教职员工的考勤、考核、奖励和惩处管理。

2.4相关技术

本系统采用由Orical公司旗下的Java语言作为系统开发的软件程序设计语言，使用JSP技术作为Web的显示层，使用开源免费的MySql数据库作为数据库后台，并在Apache公司的Tomcat6.0服务器上进行管理，其中还涉及Java Bean技术、JDBC数据库访问技术、JavaScript脚本技术、Struts2.2框架技术等。上述一套技术均开源免费，最大限度地节省了学校使用本系统所需支出的成本，技术细节成熟完善，在电子商务、电子政务等领域广泛应用，安全性也可以得到很好的保障。

3.系统设计

3.1系统功能设计

经分析和走访，本系统分为以下五个模块：人事信息模块、信息查看和报错模块、后台管理模块、查询统计模块和人事考核模块。其中，人事信息模块主要是针对学校人事部门的各种通告、新闻的和查看，可以参照各信息实例中设置置顶、重要、悬浮滚动、普通等级别；信息查看和报错模块主要实现个人信息、部门信息的查看，如果发现信息有误可以提交纠错申请，由人事部门核实后进行更新；后台管理模块主要是实现信息的更新、删除冗余等操作，另外也加入维护系统的功能。查询统计模块可以实现档案信息的单个查询和多条件综合检索，并可以实现分类汇总统计。人事考核模块主要实现学校内部各项人事考核指标的个人完成程度，是学校行政信息化公开的重要体现。

功能模块图如下：

3.2数据库设计

良好的数据库设计对于一个高性能的应用程序非常重要，就像一个空气动力装置对于一辆赛车的重要性一样。如果一辆汽车没有平滑的曲线，将会因阻力太大而无法疾驰。关系没有经过优化，数据库无法尽可能高效地运行。应该把数据库的关系和性能看作是规范化的一部分。

本系统采用MySql5.5作为数据库后台，共设计20个数据库表，表内主外键设计以及触发器的设置都严格遵循关系型数据库的第三范式。

3.3关键技术设计

3.3.1采用唯一码来作为教职员工的个人编号代码，放置信息冗余重复和同名员工的信息重叠，并且，由于该唯一码由系统自动生成，和个人的身份信息并无任何关系，从侧面保护了员工的个人信息。

3.3.2如遇到个人信息有误，需要填写纠错申请，然后等待人事部门审核更新。有效防止个人密码丢失后被恶意篡改个人信息的发生。

3.3.3对于需要批量检索的数据，可以按照多个条件联合检索，并支持模糊查询技术。

3.3.4信息分页，当遇到检索的内容条目很多时，可以自动分页实现多页显示。

4.总结

本系统通过软件技术和网络平台实现了学校人事档案的自动化管理，在系统中加入人事考核和人事新闻模块，使得人事部门的办公可以在本平台上实现一体化。本系统具有高效、快速、方便、易用、集成度高、安全性好等特点，可以大幅提高学校的信息化、自动化进程，提高办公效率，增强档案信息的安全性，降低由于重复填报个人信息所带来的额外的工作量。相信本系统的应用可以给学校的档案管理工作带来更多的效益和价值。

参考文献：

［1］Kathy Sierra.Bert Bates，Head First Java.中国电力出版社，2007.

［2］李相国等.Java实例精通.机械工业出版社，2009.

［3］李兴华.Java开发实战经典.北京：清华大学出版社，2009.

注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文

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