探讨如何加强高校档案的社会化服务

一、高校档案社会化服务功能定义

现代社会正处于一个飞速发展的时代，越来越多的领域发展都需要大量的各种各样的信息来填补。高等院校与社会一般机构相比,具有得天独厚的优势，综合了大量的各方面的教学、科研成果。由于高校档案内容的特殊性以及惟一性，在社会上也有着重要的影响，越来越得到社会的关注和重视。为满足社会各个领域对高校信息的日益增长需求,高校档案部门需要将隐藏静态的档案信息开发成系统的、有价值的动态的知识信息,为社会服务，实现高校档案的社会化服务功能。

二、高校档案社会化服务功能的内涵。

1、查证咨询、市场服务的功能。高校档案馆可以为社会提供档案整理、毕业生档案寄存、招生就业咨询、在校学生成绩查询等服务。

2、决策参考功能。和所有档案的基本功能一样，高校档案囊括了各个方面,是学校信息的重要载体,可以作为分析、比较和评价的依据,可以作为决策的直接论据来源,还可以作为预测未来的背景材料。

3、学术交流功能。档案的开放可以吸引众多的学者和研究人员到档案馆来利用档案,进行学术研究。档案馆将成为文化交流的窗口和纽带,这将提升档案馆的文化含量,提高档案馆的史料开发水平。

4、展览教育功能。通过档案展览展示历史,以其真实性、直观性感化大众,发挥高校档案馆的社会教育作用。档案馆将各种形式的档案资料重要资源进行立体的展示，真实再现高校发展和艰苦创业的历程和所取得的成就,展示学校的精神风貌。使人们对高校有一个整体上的了解。

因高校档案自身的独特性,除具备以上基本功能外,还同时具备文化记忆功能。社会发展对文化需求的增强,人们对精神生活的日益增长的需求，使高校档案的文化记忆功能为增加了其档案服务的附加值。

三、高校档案服务社会化的优势。

1、信息资源优势。馆藏保存大量的具有很高价值的教学、科研档案信息,它汇集了优秀的科学文化成果。科技知识只有与科技人员和劳动者相结合才能转化为生产力。高校档案馆通过向社会提供科技档案信息服务,将大量的专业知识、科学技术传播给社会成员,供他们学习、实验、研究时参考借鉴。

2、人才优势。高校档案馆普遍拥有一支高素质的人才队伍。他们大多具有中、高级专业技术职称或系统的档案专业知识的高学历人才;具有一定的科研能力和较强的信息收集、加工、处理能力。高素质的人才队伍是开发馆藏信息资源,开展社会化服务的重要保证。

四、高校档案馆服务社会化的实现途径

1、大力宣传高校档案的重要性，激发人们对高校档案的潜在需求，唤醒高校档案社会化意识。目前高校档案馆的封闭式管理造成信息资源的巨大浪费,阻碍了自身的发展。在社会信息化的宏观背景下,高校档案人员应积极开拓创新,突破旧观念、旧传统的束缚,打破围墙界限,树立开放观念,把馆藏信息资源看成是全民共同财富,为社会公众提供及时的档案信息服务。不仅要服务本单位的教学、科研等各项工作,更要关注社会建设的发展进程,寻找和发现高校档案工作满足社会需求的切入点和结合部,展示高校档案馆的作用。激发人们对高校潜在的各种利用需求,达到充分发挥档案价值的目的。

2、建设具有本馆特色的数据库。高校档案馆要进行社会化服务,必须根据学校的专业特点,有选择有重点地建立齐全完整、内容丰富,能从不同层面反映学校历史全貌的特色馆藏。因此,要拓宽档案收集渠道,重点收集反映本校重大活动、重点建设项目和重大科研项目等各方面情况的原始材料。如教学档案、科研档案、名人档案、照片档案等等。同时,建设具有高校档案信息特色的各类数据库,如建立以社会各用人单位为服务对象的学籍档案数据库,用于鉴别学生毕业证、学位证的真伪;建立以在校生和毕业生为服务对象的学生成绩档案数据库,为毕业生求职、升学、留学等提供快捷方便的服务;建立以在校生为服务对象的学位论文专题数据库,为学生完成毕业设计服务;建立以高校科研项目应用者为服务对象的科研成果档案数据库,为科研成果转化提供针对。这样,通过自身特色化建设,使馆藏信息资源更为丰富,为进行社会化服务提供信息保障。

3、确立社会化服务目标。高校档案馆在面向本校教学科研及管理服务的同时,要确立为社会公众提供档案信息服务的目标,并成为档案馆任务和职能之一。制定具体的措施来开展社会化服务。如改善馆舍环境和硬件设备。简化查询利用手续。尽量减少人们对档案查询利用的条件、手续方面等方面的限制。

4、充分利用网络提供社会化服务。建立信息网络平台,开展档案网上服务,实现档案馆馆藏资源的共享。通过公共网络可以免费获取所需的文献，允许任何用户读取、下载、拷贝、分发、打印、检索以及获取在线全文信息，支持用于法律允许的其他目的(不包括商业、法律、技术贸易壁垒方面的应用)，惟一的限制是复制与发行。通过开放存取这样一种方式来实现一种全新的信息交流方式，最大限度地实现档案信息的社会共享。

5、重视档案信息增值服务工作。要加大对档案信息内容的研究和开发力度,把档案信息内容转变为档案信息知识。一方面充分利用档案部门现有的编研人员。一方面积极支持社会力量对已公布档案信息内容进行研究和开发,努力提高档案信息资源开发利用的深度。推进高校档案馆的社会服务功能,既是高校发展与档案建设工作的要求,也是档案工作自身发展的需要。高校只有通过档案工作机制的不断创新,才能使高校的社会服务功能不断拓展,从而使档案事业获得可持续性的发展。