高校教学秘书沟通协调工作的创新与实践

摘 要：教学秘书工作一直在高校教育教学过程中发挥着重要的作用，对于维护正常的教育教学秩序，保证教育教学质量意义重大。本文从沟通协调能力的基本知识着手，介绍了教学秘书沟通协调工作的内容，分析了教学秘书在沟通协调工作中面临的困难，并据此提出了有效提升教学秘书沟通协调工作创新与实践水平的建议。

关键词：教学秘书 沟通 协调

中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）04-0272-02

一、沟通协调能力概述

1.沟通协调的含义

沟通协调是指在工作中管理者妥善处理好与上级、同级、下级等之间的关系，尽量减少摩擦，从而调动各方面工作积极性的能力。一个优秀的管理者，要想做到下级安心、上级放心、同级热心、内外齐心，必须要有良好的沟通协调能力。

2.沟通协调对管理者的要求

首先，积极沟通。重视且乐于沟通，愿意与人建立联系，在遇到沟通障碍时，能够以积极的心态和正确的方法对待冲突和矛盾，而不是强权或回避；其次，换位思考。能够打破自我中心的思维模式；尝试从对方的角度和立场考虑问题，体察对方感受，促进相互理解；再次，及时反馈。重视信息的分享；用心倾听各方的意见，并根据实际情况及时做出调整和回应。

著名的周哈利窗模型根据对信息的“暴露”和“反馈”把个体在交流时的心理分成了四个区域，即开放区、盲区、隐藏区和未知区。该理论认为改善沟通协调工作的实效性应该从缩小隐藏区和盲区两方面入手。缩小隐藏区是增加信息的暴露程度，坦诚的与他人分享信息，让其他人更了解信息，扩大开放区，减少未知区；缩小盲区是指提高他人对管理者和信息的反馈程度，这样可以促进沟通双方的理解和友善，同样可以扩大开放区，减少未知区。

二、高校教学秘书沟通协调工作的主要内容

1.与相关部门之间的沟通协调

相关部门指教务处、学生处、财务处等职能部门。在高校具体教学管理过程中，教学秘书应该做到积极主动与相关处室保持紧密的联系，比如认真配合教务处协调安排本系各专业教学计划的落实，组织学生选课，配合组织各类统考工作的报名、收费、审核学生名单、落实监考人员；根据财务部门的相关规定核算外聘教师和自有专职专任教师的课时费等。

2.与院系领导之间的沟通协调

与院系领导的沟通协调主要是指充分发挥参谋和辅助作用，协调院系领导之间就相关问题及时加强沟通、交换意见，避免互不通气、矛盾集聚，影响集体的团结与和谐。作为教学秘书应该给自己准确定位，充分发挥参谋和辅助作用，就所在部门的教育教学情况特别是存在的主要问题及时向领导提供全面而准确的信息。在汇报过程中，沟通协调要讲究有效的方法和技巧，如实反映相关情况，做到不利于团结协作的话不说，偏激片面的话，闲话、气话不传，争取让领导之间互相理解、相互支持、步调一致、融洽共事，积极营造和谐相处、团结协作的先进集体。

3.与任课教师之间的沟通协调

与教师之间的沟通协调主要是指积极做好桥梁和纽带的角色。高校教师的教学工作具有相对的独立性，部分教师不实行坐班制度，而且在独立学院和民办院校，教师队伍中还有一定比例的外聘教师。作为高校尤其是独立学院的教学秘书平时要加强与校内外任课教师沟通，了解他们的思想动态，结合他们的实际情况进行课程安排、教室安排、考试安排、成绩登录和教师工作计算等方面的工作，尽量避免发生教学事故。

4.与在校学生之间的沟通协调

根据现代大学生的特点，高校教学秘书与学生之间的沟通协调应体现尊重、理解、包容等特点，对学生在各个方面进行积极正面的引导。对学生的咨询，应给予耐心的解答；加强与与学生的沟通交流，了解他们的生活、学习和思想状况；对学生选课、补考、学籍、成绩等相关工作要适当听取学生的意见和建议。同时，在教育教学过程中可能会存在着学生学习能力与教师教学能力之间的矛盾，教学秘书必须进行适当的协调，使效果达到最佳。

三、高校教学秘书在沟通协调工作中面临的问题

1.沟通协调职责有待明确

作为高校管理人员的教学秘书，是在教务处和院系的双重领导下进行相关的工作。关于教学秘书的岗位职责，尽管各个高校或多或少都有规定，但是具体的职责范围不明确，尤其在独立学院和民办高校，教学秘书要负责教学管理、科研、学籍、考试、排课、与外聘教师的沟通等。岗位职责内容的不清晰直接导致了沟通协调职责范围的不明确。

2.沟通协调渠道有待通畅

在高校中，教学秘书是部门与部门之间、教师与领导之间、教师与学生之间沟通的桥梁与纽带。教学秘书的日常工作要受到领导、教师与学生的多重监督，其沟通协调各方面关系的渠道相对不通畅，这一点主要在独立学院和民办高校中教秘与领导、老师之间表现的较为明显。在独立学院和民办高校中，职工均没有事业编制，职工和学校之间是雇佣与被雇佣的劳动关系，故职工在工作中就处处得察言观色，小心谨慎。教学秘书尽管属于管理者，但是没有实际的参谋权，只是教学管理决策的传达者和执行者。部分领导、老师和学生对教学秘书岗位和角色缺乏正确的认识，无论大事小事甚至是一些琐事都会找到教学秘书，为了维持和谐的工作关系，教学秘书不好意思推辞。久而久之，沟通协调渠道的不畅通会引发教学秘书对岗位的厌倦感。

3.沟通协调效果有待提升

教学秘书岗位职责范围较广，所以其沟通协调的效果总体不佳，这一点在独立学院和民办高校中教秘与学生之间表现的比较明显。独立学院和民办高校的生源跟公办院校相比总体素质有一定的差距。独立学院和民办高校的学费相对较高，学生大多数家庭经济条件比较好，经济条件的优越感使学生缺乏一定的团队意识和社会责任感，这在无形之中增加了教学秘书与学生沟通协调的难度。教学秘书的一些工作得不到学生的理解和认可，学生自认为学费较高，对教学秘书角色缺乏正确认识，仅视其为服务者，对其工作缺乏一定的尊重。当对工作的付出与回报不对等时，会影响到教学秘书的工作热情，甚至引发师生之间的抵触、对立情绪。

4.教学秘书素质有待提高

目前在各个高校中，大多数教学秘书所学专业与所从事的工作不相匹配，其知识结构、学历层次和技术职称等于本专业的任课教师还有一定的差距。随着科技的进步，教学秘书的教育教学管理工作越来越趋向于现代化、数字化、网络化、信息化，这对教学秘书自身的综合素质相应也提出了更高的要求。部分教学秘书对岗位角色和工作内容缺乏争取的认识，认为教秘工作就是一些琐事的处理，未充分意识到先进的管理工具对有效提升沟通协调效率的重要性。久而久之，传统的工作方式必然无法适应现代化的办公要求，从而导致办公效率低下，影响工作热情，不能积极主动地投入到工作中去。

四、有效提升高校教学秘书沟通协调工作创新与实践水平的建议

1.强化服务意识

优质的服务可以使教学秘书在领导、教师和学生中树立良好的威信，从而得到大家的信任、认可和支持，有效激发教学秘书的工作热情，促进同事之间、师生之间构建融洽和谐的关系，进而推进教育教学的有序进行。所以教学秘书应根据岗位职责准确定位，强化服务意识，提高服务质量，树立以师为人和以生为本的理念，设身处地从教师和学生的角度进行换位思考，围绕着教育教学工作的中心问题，为领导、教师和学生提供优质的人性化的服务。

2.增强协调能力

高校教学秘书位于教育教学活动的枢纽位置，在工作中需要沟通协调左右，贯穿教学上下，联系部门内外，所以有效的沟通协调能力是教学秘书应该具备的基本能力之一。有效的沟通协调需要技术和技巧，主要体现人际沟通，组织协调和较强的亲和力。比如教学秘书要把上级部门或兄弟院系的有关事宜或重要文件及时准确地传达给所在部门的相关领导和教师，同时将学生对教学情况的信息反馈认真加以汇集整理分析，以保证教育教学有序进行。在上情下达，下情上报的过程中要做到客观、公正，积极营造融洽、祥和、互相信任的良好工作氛围。

3.培养敬业精神

教学秘书工作看似简单，实际上是一份相对琐碎复杂的工作，这就要求教学秘书要一丝不苟地认真对待教育教学管理中的每个环节，同时也对教学秘书的道德修养和业务能力也提出了较高的要求。作为一位合格的教学秘书，要具有高度的事业心和、责任感以及任劳任怨的无私奉献精神，忠诚高等教育事业，热爱本职工作，对领导、教师和学生要热心、耐心，面对教育教学过程中出现的问题要冷静理性，不急躁，不冒失，按照相关的规定，采用合理有效的方式来处理沟通协调过程中出现的问题，切实保证教学秩序稳定。

4.加大创新力度

教学秘书工作尽管繁琐、工作量大，但其中相当一部分工作具有例行性和程序性的特点。例行性和程序性并不意味着一成不变、墨守成规。教学秘书应该结合相关的教育法规和所在部门教育教学的实际情况，既尊重客观规律，又敢于打破传统的工作模式，在看似程序化的工作中打破传统的工作模式，在沟通协调观念、方法和技巧上大胆地寻求创新，提高为领导、教师和学生服务的效率和水平。只有自身的综合素质不断提高，创新能力不断增强，教学秘书才能在教育教学管理过程中创造性地高效率地展开相关的工作。

参考文献

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