浅议新时期如何提高环卫档案管理工作

摘要：随着城市管理体制改革的深化和城市环境卫生事业的发展，环卫档案的价值和意义在城市建设中得到了充分体现。环卫档案利用率越来越高，既有效维护了环卫历史真实面貌，又为管理提供了依据，收到了较好的社会效益和经济效益。城市建设的不断提升，使环卫档案工作的任务、服务对象、管理方式都发生了很大变化。新时期如何提高环卫档案管理工作将成为环卫部门一项重要的工作。

关键词：新时期；环卫；档案管理

Abstract: Sanitation file utilization is high, both effective to maintain the true face of sanitation history, and provides a basis for management to receive a better social and economic benefits. The continuous improvement of urban construction, make the sanitation archival work tasks, clients and management methods have undergone great changes. The new period how to improve the sanitation records management will become an important work of the sanitation department.Key words: the new era; sanitation; file management

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：2095-2104（2012）04-0020-02

一、柳州市环卫档案概况

现柳州市环卫市容管理部门主要有：柳州市城管办、环境卫生管理处、四城区环卫所、柳西环卫所及柳江、融水等6县环卫站。由于历史原因，整个环卫系统档案收集整理工作自八十年代才开始。环卫处办公室设一名兼职档案员，负责收集、保管一些文件资料。进入九十年代后，随着城市管理体制改革的深化和城市环境卫生事业的发展，环卫处领导进一步认识到档案管理对环卫工作的重要性，开始实施依法治档，明确专职档案员职责，成立综合档案室，将档案工作列入本行业的管理计划，制定了《档案管理实施细则》等一整套档案管理制度。其下属的十一个基层单位也开始设兼职档案员，负责收集、整理本单位档案，整个环卫系统的档案工作逐步走上正轨，基本做到了制度化、规范化。1995年10月，环卫处综合档案室晋升为市直机关一级档案室。但从目前档案发展形势来看，整个环卫系统档案工作发展不平衡，整体水平达不到有关标准要求，少数单位的档案工作存在的问题还比较突出。

二、环卫档案管理工作中存在的主要问题

1、档案意识淡薄，档案硬件投入不足

仍有部分单位领导对档案工作的重要性认识不足，认为档案工作可有可无，只是简单保管些材料,负责给利用档案者提供材料即可；在经费投入方面也非常少,且满足于传统的档案立卷方法，导致档案室建设不标准、档案整理不规范，特别是一些县份环卫站，档案保管条件非常简陋，应归档的文件材料集中堆放在陈旧的木柜里，根本谈不上现代化管理。

2、档案管理队伍综合素质较低。目前环卫档案管理人员多数是兼职，在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，知识结构单一，缺乏既有档案专业知识又懂计算机的复合型人才。现整个环卫系统受过档案管理专业正规、教育的为零。

3、档案管理手段落后

目前我市大多企事业单位已基本实现档案利用计算机检索，有的还建立了自己的档案信息网站。相比之下，环卫系统的档案管理现代化水平相对较低，信息化建设还很落后。主要表现在：一是档案管理制度不健全。很多档案的收集、保管、借阅等制度不够健全。有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，造成部分文件资料收集不全，整理不及时；二是档案利用率低，“重保管轻利用”。档案信息资源开发不足，不懂得利用档案来开展工作，提高工作效率。

三、提高环卫档案管理工作的建议

随着信息化、网络化的发展，对档案工作要求越来越高，要搞好环卫档案管理工作，档案管理部门应根据形式的发展需要，及时掌握新技术、新信息，建立科学管理机制，进一步提高环卫档案管理工作。

1、加强领导，增强干部职工档案意识

档案工作要搞得好，离不开领导的重视和支持，这是做好档案工作的关键。各单位领导应从法治的高度来加强本单位的档案工作，依法将档案工作列入单位工作的议事日程，建立、健全档案机构，加强对档案工作的领导、监督和检查，在资金、设备、人才等方面予以充分投入；档案部门则要立足做好本职工作，及时向主管领导汇报档案工作的开展情况、取得的成绩及存在问题，以出色的工作争得领导对档案工作的关注和支持，同时要加大档案宣传力度，大力宣传档案的政策法规、档案工作的重要性，使人们了解档案，明确档案工作在经济建设中的地位和作用，以此提高干部职工的档案意识。

2、建立健全档案工作各项管理制度，严抓档案质量

健全的规章制度是档案工作质量的保证。一方面，应根据有关规定，制定符合本单位档案工作的档案岗位责任制、档案管理办法、档案分类大纲、归档范围、保管期限、档案的整理、保管、借阅及库房管理等制度，使档案工作从制度上有保障，做到有规可依，有章可循逐步走上制度化、规范化的轨道。另一方面，要做好档案材料的收集、整理、归档工作。要明确收集责任，把文件材料的形成、整理、归档、移交等工作纳入各部门职责范围和档案管理人员的岗位责任制，年终与绩效考核挂钩；专职档案管理人员要及时进行监督指导，确保档案材料的完整、准确。

3、加强档案干部队伍建设，提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员素质的高低，又是决定档案质量的关键。因此，当务之急是建立一支既懂档案专业知识，又懂现代化技术的高素质档案干部队伍。一是引进具有深厚档案专业基础知识和计算机知识人才，优化档案干部队伍结构，逐步改变现有档案队伍专业结构单一的情况，满足信息化建设工作的需要；二要加强在岗人员的培训和继续教育学习。通过各种形式的继续教育，有计划的实施档案工作人员全员培训和持证上岗制度，保证档案管理人员能及时更新档案业务与专业知识。

4、增加档案经费投入，加快档案现代化管理步伐

为保证环卫档案事业健康可持续发展，各环卫管理部门应逐步改善本单位档案的工作条件，加大档案基础建设力度，保障本单位档案工作依法开展。一是将档案工作所需经费列入环卫预算，保证档案工作经费的投入；二要加强档案硬件的落实：“三库”分设，特别是档案库房的设施应按国家质量标准来布局、配备，做到“三铁” “八防”；三是配置现代化的办公设施，如：计算机、打印机、专用软件等，加大“GD2000档案管理系统”软件的应用，逐步实现档案利用计算机检索；四是建立本系统档案信息网站，逐步实现档案信息资源共享，并积极探索电子文件和电子档案的接收、管理、保护、利用的方法。

5、强化服务意识，积极主动提供档案利用

保存档案的目的是为了提供利用。档案管理人员须进一步强化服务意识，加大编研力度，积极开发档案信息资源，主动为有关部门提供科学数据和资料，努力提高环卫档案的社会效益和经济效益。一是为制度建设服务。利用档案材料建立健全环卫各项管理制度。二是为维护城市环卫设施服务。城市环卫设施是根据国家建设部城建管理规定进行设置建设的公益设施，如公厕、垃圾转运站等，与人们的生活息息相关，要积极利用档案为环卫设备的维修、保养、改造提供依据，有效维护城市环卫设施。三是为汇编及环卫志编写服务。要利用档案为环卫部门编写环卫志及相关部门提供指导性文件依据。四是为维护职工切身利益服务。要积极提供与职工工作、生活有关的重要资料，为职工社会保险、住房福利、职称评定等提供有效服务。

参考文献：

1.《现代档案管理学》 王云庆 青岛出版社 2002

2.《档案人员岗位培训教程》 姜之茂主编中国档案出版社2002.3