归档文件整理的组织工作要求探讨

摘要：归档文件是各机关在实际办公中留存的重要文件，并且涉及所有部门的相关工作。所以在归档文件的整理与保存工作中，需要各个部门协调工作，规范归档文件的整理工作，对此项工作进行周密的计划、高效的监督，才能更好地确保归档文件的整理工作保质保量的高效完成。本文基于相关部门归档文件整理现状，浅要对此项工作进行探析，以进一步节省时间提高文件整理的工作效率。

关键词：归档文件 整理 组织工作

中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）23-0136-01

归档文件的整理工作在进行时应根据相关部门的具体情况，更大限度地确保归档文件的完整性和条理性，与此同时，归档文件整理的组织工作应在确保质量的前提下，以提高工作效率为目的，在最大限度上节省人力时间。所以，归档文件的整理不仅是相关部门的工作，也是所有与之有关的部门在日常生活中严格地按照规章制度进行积累的过程。只有在平时严格地完善归档文件的整理，才能为文件的归档整理奠定基础。

一、完善文件归档整理的细节

归档文件的整理工作不是一蹴而就的，而是经过长时期的积累而完善的。在相关的工作组织中，不能忽略平时对文件整理的完整过程，所以确立相关的整理机构可以有效地提高文件整理效率。

在我国，针对相关归档文件的整理工作，确立了文书部门整理制度。文书部门顾名思义就是各种资料文书的处理部门，而归档文件的整理工作是在相关部门的文书处理人员的整理下完成的。所以文书部门可能是由几个相关文书处理人员组成，也可能是具体的文书部门。不论哪种形式，均为归档文件整理组织工作的基础。但是事实上，在归档文件的整理组织工作中，总是存在着很多的问题。归档文件的整理是一项极其庞大的工作，但在实际整理中此项工作几乎成为档案整理人员的专职工作，此种情况给归档文件的整理带来了很大的困难。很多档案整理人员在工作中需要投入相当大的精力，但是由于其对文件处理过程的不熟悉，加大了归档文件整理的难度，造成文件的缺失，以及日后文件查找的困难等。将归档文件交予文书部门整理，一方面可以充分地发挥文书部门相关人员对归档文件熟悉等优势，减少整理过程中文件的复杂程度，提高工作效率；除此之外，文书部门在日常的工作中可以做到及时地对归档文件进行处理，减少文件的缺失与破损，为日后文件的查阅提供保障。

二、完善整理环节

在确立相关的整理部门，减少整理过程中的困难之外，如何确定简洁方便的整理程序，也是提高归档文件整理工作效率的方法之一。相关部门可以选择集中整理的办法，将归档文件的整理集中于同一部门进行，在一定程度上设立专职员工对文件进行整理，分工明确，有条不紊。但是在较大的机关单位或部门中，由于产生的归档文件种类较多，且数量较为庞大，所以在归档文件的处理过程中，较为适合分散式处理方式，在各个部门内部设有相关人员进行归档文件整理，继而将所有文件再次进行统一汇总整理。此种方式在发挥部门内部人员熟悉自身业务优势的同时，还可以将庞大的工作分散化，确保质量的同时，提高工作效率，减轻归档文件统一处理的压力。在统一整理与分散式整理两种方法之外，各单位在归档文件的整理过程中也可以针对自身特点，结合统一整理与分散整理的相应优势，对归档文件整理工作进行分散统一相结合的方式整理。

三、完善平时归档文件的整理工作

归档文件的整理工作不仅要在相应的整理工作中认真进行，在平时的文件往来过程中，也应做好相关的登记、收集以及检查等工作。只有平时奠定良好的归档文件整理基础，归档文件整理的组织工作才能更加顺利地开展。相关文件的登记工作是确保归档文件完整性以及文件齐全不丢失的关键。在登记工作中，将文件的往来以及会议相关记录等进行相关过程的建立，可以确保归档文件管理人员做到实时掌握归档文件信息。其次，除归档文件的登记外，还应在归档文件整理的组织工作中对文件进行及时的收集，文件的收集是确保归档文件完整的关键，归档文件的整理应根据相关部门特点以及人事变动、会议记录等相关实际情况，进行及时的归档整理。否则在上述情况下，如不及时进行归档整理将会造成归档文件的丢失。除上述两点之外，在日常的归档文件整理过程中，相关人员应做好严格的文件检查，对各类型材料以及文档进行严格的分类，对文档的完整性进行系统的分析，以此减少归档文件在日后的整理过程中存在的问题。

四、结语

归档文件的整理不仅是相关人员以及相关部门的工作，还是相关机关的所有人员的职责。而归档文件的整理组织工作也不仅仅是阶段性的整理工作，更需要相关工作人员在平时工作中认真对归档文件进行整理记录。只有完善归档文件整理组工作，才能确保相关机构各项事务更加顺利地进行。

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