定制让开会不再繁琐

高效的会议是集中解决企业重大问题的一种方式,而繁琐的会务工作是否能够留给企业外部的专门机构来解决?

王硕是一家国有企业财务部一名管理人员,每年财政厅会对持有会计证、资格证的人进行新的会计准则培训,老师可以自选,但是会务要自行组织,每次500人的培训会只好选择专门的会务定制机构来打理。

对于商务会议,你常常会觉得有一些什么样的困难?

最大的困难就是选择筹备会议的地方,而后就是跟会议地点管理人员的沟通和协调,如果有专业的人士推荐会感觉好一些,就像你出去旅游,你常常会问问旅行社哪个酒店比较好。

为什么会考虑到定制会议这项服务?

需要什么价位和场地,我们不可能每家酒店都会去看看,如果有一个机构能够给予所有的经验那就非常好了。另外一点就是对会场的布置和房间的协调,如果我们自己去安排,工作量会比较大。

定制都体现在哪些方面?

主要有一些客户化的要求,如果你的会议是一个单纯的授课、讨论或者走访之类,定制的机构会按照你的需求给你一个建议或者方案,什么时候入住和开会,何时走访等等。以前自己组织没有经验,有时候上午就会去酒店报到,但是人家的房间并没有腾出来,定制机构会提醒我们下午或者晚上去入住就比较好。

你觉得一个好的会议标准是什么样的?

好的会议主要体现于内容,内容跟定制机构没有太大的关系,在服务上应该是能满足参会人员和组织者双方的要求,有时候两者的要求并不一样,组织者会要求会场要到多少人、设备准备得如何,参会人员可能会考虑住的地方房间能够朝哪个方向(笑),或者食物的味道更好。

最大的问题是在灵活性上,因为你可能对会议的地点并不熟悉,光靠酒店,它只会对酒店内部的东西比较熟悉,如果一个酒店只能提供中餐,如果出现了西餐的要求,那么就无法得到满足。如果有对周围的环境比较熟悉的专业人员,这个需求很快就能得到满足。

你非常不能容忍会议中哪个环节做得不好?

我不能容忍的就是会议无法按计划实施,如果作为一个组织者,要求会议在早上八点进行,领导和到会者都已经就坐了,而会议室的投影仪和麦克风都没有准备好,负责人也没到,这一点最无法容忍。

其次就是房间的安排,如果付了酒店定金,到了酒店,无法腾出房间就比较糟糕了。有些会务定制机构会提供一些便利的服务:比如在进酒店前提前拿到房卡,为领导安排签单等等。我们之前合作的一些会务定制机构,资源太少,来来去去还是那几家酒店。而我们对空港之旅常常提出酒店车程、以及外带高尔夫球场的种种要求,每次都能得到满意的建议和答复。

你会事先预算成本吗?

我们对会议事先都会有预算的,我会先把一个关,然后让会议的定制者再做一个方案出来,但是原则是不能超过我事先的预算,具体项目的开支可以由他们自行增减和调配,空港之旅会列得非常清晰,同时他们还会给你一个浮动的预算,主要用于一些临时的活动,比如安排外出的活动突然下大雨,临时改成在室内集体看电影了,另外还有吃饭就是你无法控制有人多吃多喝一些。你会发现有经验的会务组织者在这方面会控制得非常到位。

空港之旅:我们负责提供经验

李娜是白云国际机场商旅服务有限公司下属公司空港之旅的副经理,经她手承办的会议不下百次,类型有产品研讨会、订货会、培训会以及各式各样的企业年会等等,“如果是董事会,常常需要做一个U字形或者回字形的布置,有时候又会是正方形的回字形,有时候是剧院式的,有时候是客座式的,有的会是培训式的,不同的会议类型会有不同的讲究,策划基调也常常会分成商务型、喜悦型和活泼型。”说起会议,这位经验丰富的策划者不由地侃侃而谈。

做了这么多年的会议工作,李娜觉得空港之旅在会议的量身定做这一块还是积累了不少的经验,而依托的优势,是以前在做订房中心时与众多的酒店建立的良好合作关系。

她觉得服务这些客户区别仅仅在于与会者的档次上,如果是一个内部人员的交流,会议的档次自然要低一些。而谁将出席会议,谁是会议活动中的重要人员是非常重要的一个因素,“他们常常会决定一个会议的评价,这是我们做会务工作的人需要重视的。”李娜坦言,而她在充分了解了客户的需求之后,提交给客户的方案常常有好几份。

李娜觉得会议的安排主要有会议地点、交通安排、会务筹备、特色餐食、休闲娱乐几大块,“选择会议地点,首先面临的问题是对会议休闲度假胜地资讯的收集和了解,包括会议设施设备、商务服务设施、食宿标准、价格标准、路程远近等项目。然后在预算范围内进行对比筛选。这是一项耗时而繁琐的工作。”尽管如此,李娜还是会事必躬亲。

中山大学管理学院是李娜的老客户了,2003年中山大学管理学院EMBA的第一届年会就是由李娜操办的,当时有100个参会者,李娜自己的上司也在这届学生里,之前大家在英国开了一个年会,也是找专门的服务机构,结果会务组织得并不好,与会者都很不满意,校方有很大的压力,回国后的年会准备在北京召开,院长找到李娜的上司开玩笑地说,“这次由你的公司来组织,组织不好,同学们骂你就行了。”

为了办好这次会议,李娜专门赴北京考察了酒店,住宿酒店原本安排在一家四星级酒店京伦饭店,结果李娜到了酒店才发现这家酒店是接待日本旅游团队的一家酒店,并不适合本次年会。恰好这家酒店旁还有一家建国饭店,服务和设施都很好,李娜还是不放心,特意咨询了北京的同行,大家都说建国饭店比京伦饭店要好,于是李娜跟管理学院的院长建议将酒店地址改到建国饭店,后来会议举办得很成功,最终与会者们的机票也由空港之旅一并代订。

定制会议中的繁琐细节

会议团队到达时,酒店的房间已经整理出来那是最好的,因为路途劳累,参会人员最想进入房间梳洗轻松一下。因此,作为会议策划人,要充分做好会议团在12点前到达时能进入房间。空港之旅常常会让客人在到达酒店前就能拿到房间钥匙,无需经前台办理入住手续。

酒店已经爆房了,当客人还需要改房期和增加房间数量,这时候是比较麻烦的一件事情,如果前台人员无法解决,需要迅速找酒店高层的管理人员来解决,这里常常会考验一个会务定制机构与酒店方的良好合作关系。

为与会人员订餐并不是一件容易的事情,所谓众口难调,如果会程时间比较长,需要考虑新的就餐环境、价钱、口味等等,这项服务的综合难度比较大,空港之旅常常会做大量的前期准备工作,如上网查询,跟专业人士打听或者实地考察等等,从而积累大量的经验。

领导出席的一些活动常常是由下属来买单,如果遇上一些外出的活动,比如打高尔夫球等,可是定制机构与球场不会太熟悉,空港之旅的服务人员要么先期把钱汇给球场,要么找到球场的高层事先沟通,再安排一个工作人员随行,等领导打完球离开之后再把钱付上。