企业人力资源下人事档案论文

一、企业人事档案管理工作的特点

（1）真实性。真实性是指企业人事档案材料应真实可靠，实事求是的反映企业员工工作、家庭、生活等等真实情况。真实性是企业人事档案管理工作的基础，也是确保其在人力资源管理中得到有效利用的基本前提。只有客观真实的反映员工的全部历史和全部工作，人事档案才具有真正的利用价值，才能为企业选拔人才和应用人才提供真实可靠的依据。

（2）完整性。完整性是指企业人事档案材料在数量上和内容上应是完整无缺的。数量上的完整，要求人事档案材料齐全，一个员工的档案材料应该集中收集和保存在一起，不能残缺和短少，这样才能够详细、全面和系统的反映员工的全貌，以了解其全部工作经历与历史，使档案材料能成为企业用人的决策依据；内容上的完整，要求应随着新档案材料的补充完善，员工的档案材料应能反映在各个时间段的情况，不能留下空白。

（3）安全性。安全性是指应通过良好的人事档案管理以保证档案实体安全和信息内容的安全。实体安全即是要妥善保管，力求避免员工的人事档案材料遭受不应有的损坏，如丢失、破损、调换、涂改等；信息内容的安全，即是要建立健全的人事档案保管制度和保密制度，从内容上保证档案信息的不失密、不泄密，不对员工的个人隐私和权益造成损害。

二、人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

1、为企业人力资源规划提供依据

在企业人事档案材料中，详细包括了目前企业的人才结构、人才数量以及人才水平等信息资料。通过对人事档案的整理与归类，可以详细了解企业当前的人力资源现状，明确企业目前所急需的是哪一类人才，从而为企业的人力资源规划提供重要的依据。例如，通过对企业人力资源档案的整理，了解企业各岗位的用人情况以及哪些岗位员工存在即将退休的情况，并将这些信息反馈给人力资源管理部门，为企业在未来几年内的人力资源规划提供重要的信息依据。

2、保证了企业人才招聘的质量

企业在人才的招聘过程中，需要全面分析、择其所长、避其所短，做到对人才的善用。而要真正做到知人善用，并保证企业人才招聘的质量，就需要全面、历史的了解人员的信息。不仅要了解人的现在，而且要了解人的过去，不仅要了解其才，还要了解其德。以有效避免在人才招聘过程中，不讲德才条件，而只凭主观臆断或个人情感因素进行招聘选拔的问题。一方面，通过做好人事档案材料的查阅与管理，可以较为全面了解其个人经历、做过哪些工作、取得过哪些成绩、有何特长、道德品质如何，进取心和事业心是否较强等各方面情况，有效保证企业能因才录用人才，提高人才招聘的质量；另一方面，人力资源部门也能从人事档案中详细了解个人以往的教育、技能、培训、经验、绩效等方面的信息，有助于企业人力资源部门为人才分配合适的补充岗位。

3、有利于针对性的开展员工培训教育

通过对人事档案的科学管理，有助于企业人力资源管理部门，根据每个人才的不同特点，提出有针对性的培训教育方案，做到因材施教。并从人事档案中探索出人才的成长规律，以更好的培养和使用人才。一方面企业人力资源管理部门，可以通过人事档案中员工信息，如教育背景、技能经验、年龄等，以针对性的开展培训项目，可以更加有效的调动员工在培训上的积极性；另一方面，通过对人事档案信息的分析，能使人力资源管理部门详细了解员工的工作表现、工作业绩、工资薪酬等方面的内容，以此为员工更好的设定职业生涯的规划，并以此有针对性的开展培养教育、实践交流等方面内容，使员工不断向着职业生涯目标迈进，以提高员工对企业的认同感与忠诚度。

4、促进企业的跨地域文化管理

由于企业招聘的员工来自于全国各地，而不同的区域存在着各自不同的生活习惯、观念与文化，这就容易导致不同区域的员工存在着沟通交流不畅，或生活工作习惯冲突等方面的问题。由于企业人事档案不仅能全面、准确的反映员工各方面情况，而且能从人事档案中详细了解企业各单位员工的籍贯、工作生活经历等方面的信息。企业人力资源管理部门一方面可以通过对人事档案的查阅与分析，详细了解员工不同籍贯的人数、文化特质，以有针对性的加强员工之间的沟通交流，尽量避免员工之间可能出现的交流不畅或矛盾问题；另一方面，在开展一些团队合作项目之前，可以先通过人事档案了解员工的文化背景，以提前对员工进行文化与心理方面的交流，实现在团队合作过程中员工的有效沟通。

三、总结

本文从企业人事档案管理工作的内容及特点出发，并主要就人事档案管理在企业人力资源管理中的作用进行了分析与探讨。现代化企业要想获得稳步、高速的发展，离不开一支高素质和具有专业技术的人才队伍，而作为人才信息缩影的人事档案管理工作，是企业选拔人才、培养人才以及开发人力资源的重要基础性工作，对实现企业人力资源管理的开发及最优化利用，都起到了关键性作用。

作者：杨景兰单位：辽河油田总医院