关于构建GRP应用绩效评价体系的研究

摘要:随着互联网的普及，基于信息资源规划（IRP）理论的政府信息化建设受到越来越多的重视，并以政府信息资源规划系统（GRP）的形式在各级政府部门中被广泛推广和应用。然而，长期以来政府很少注意到对以高成本构建的GRP系统绩效的评价。以信息化绩效评价的理论为基础，对政府GRP应用绩效提出了既有定性评价又有定量评价的评价体系，以此来检验政府的工作效率，提高政府为公众服务的效率和质量。

关键词：信息化 政府信息资源规划 GRP应用系统 绩效评价体系GIRP

一、信息化绩效评价的概念及内容

⒈信息化绩效评价的概念

所谓信息化绩效评价，是指对照统一的标准，建立特定指标体系，运用数理统计、运筹学等方法，按照一定的程序，通过定量、定性对比分析，对某一组织一定时期的信息化过程表现和信息化的效果做出客观、公正和准确的综合评价。信息化绩效评价应该是一个分析性的过程，通过该过程评价系统来反映IT如何在组织的活动中实现组织赋予它的使命[1]。单纯评价信息化的结果本身的意义不大，除非它们能够和实现组织业务目标的使命联系在一起。绩效评价在有规划目标和期望结果的环境中才更加重要，通过了解信息化生命周期的整个过程，包括前期的规划与组织、建设与实施、交付和运行等环节的实施情况，有助于对系统进行改善与控制，从而沿着预期的方向不断前进。

⒉信息化绩效评价的内容

信息化绩效的评价集中在两个方面：一方面对信息化过程进行评价，对评价的结果进行分析后，再反馈给组织，实现实施过程的评价与控制；另一方面，对信息化产生的效果进行综合评价[2]。总之，信息化绩效评价的内容可以用图1来表示。

图1 信息化绩效评价内容

二、政府信息资源规划及GRP应用系统

⒈政府信息资源规划

所谓政府信息资源规划( Government Information Resources Planning, GIRP)，是指建立在现代通信技术之上, 以整合和规划政府信息资源、优化政府管理和服务为目标, 对与政府信息资源开发和利用有关的决策、计划、预算、组织、指导、培训和控制活动, 特别是与政府信息内容及其有关的资源(如人员、设备、资金和技术等)的系统的管理。也可以说，GIRP 既是一个管理理念, 也是一个管理平台[2]。政府信息资源规划的构架如图2所示。

图2 GIRP架构

⒉GRP应用系统

在企业资源规划 ( Enterprise Resources Planning ,ERP) 系统被广泛地推广和使用并给企业的长期发展提供支持的同时，政府机构改革和政府服务观念的引入也要求政府进一步提高工作效率。所谓GRP是指政府资源规划（Government Resource Planning），是利用现代先进的信息技术，以优化政府管理和服务、合理配置政府资源为目的的管理系统。这是政府资源规划的一次革命，很多行政部门也在根据自身的实际情况逐步实施GRP系统，从软件和硬件两个方面来完成GRP系统的搭建。实施GRP的过程是将先进的政府管理服务流程通过先进的软件在计算机中形成一套体系，只有各级政府机构对GRP的高度重视才能将陷阱的管理流程集成到计算机中，从而充分发挥电子政务的作用。通过GRP项目的实施可以将政府机构的各项数据进行共享，将原先手工处理的数据资料转换成电子文档，从而发挥了电子政务中电子的特点，保证了数据传输的高效性和准确性[3]。同时数据的安全性也是软件企业在实施GRP过程中所要解决的重要问题。电子政务涉及到国家各个政府行政部门，所以GRP系统的安全性和可靠性是电子政务在政府机构实施的关键。GRP应用系统可以将网络办公自动化系统和各种信息资源进行综合管理，从审批流程和审批手段上进行科学的改进，从而提高行政机关的办公管理效率，增加了政府审批过程的透明度，同时也满足了市民、企业对于政务公开和政府办公效率提高的强烈要求。

总体来说，GRP系统是政府信息化和电子政务建设的重要组成部分，并在一定程度上促进了政府工作效率的提高。但是，正如ERP应用绩效被长期忽略一样，GRP的应用绩效也没有得到应有的重视。政府将更多的人力、物力、财力用来建设可以看得见的网络系统、计算机平台，但是GRP的应用效果应该得到更多的重视。为了能够科学地评价GRP应用绩效，本文将提出一个评价体系。

三、构建GRP应用绩效评价体系

⒈构建GRP应用绩效评价体系的基本思路

随着我国GRP应用的不断深入，应用GRP的政府部门应积极开展应用绩效评价工作。一方面，通过定量计算、定性分析和客观公正的评价，从不同的角度科学地揭示GRP应用状况，促使政府能够从中分析问题，认识自我，持续改进应用水平；另外也有利于我国政府GRP应用体系的建立与完善，提高政府为公众提供公共物品和公共服务的水平和效率。

构建GRP应用绩效评价体系的基本思路主要有以下5个方面：

第一，完善应用体系，提高应用水平。GRP系统在我国的政府部门的应用范围还不广泛，通过绩效评价可以完善该系统，为在全国范围内的推广提供可靠的质量保证，避免政府财政支出的浪费。

第二，明确应用目标，引入模式重组。政府流程再造是政府信息化和提高政府办公效率的有效方法，GRP系统在设计时将考虑到政府流程再造的需要并以此为基础进行模式重组。这对于政府工作的改进具有实际意义。

第三，立足于管理创新与可持续发展。GRP系统的应用本身就是一次政府工作方法的创新与改革，而且应用该系统也可以促进管理创新，将更多的被企业证明有效的管理方法引入到政府中来[4]。因此，该评价体系也将创新与可持续发展作为评价的标准之一。

第四，加大定量与非财务指标的比重。以往的政府绩效评价定性指标多于定量指标，而且评价系统很难起到真正的作用。在这个新的绩效评价体系中，将应用新的指标来保证评价结果的准确性。

第五，推动管理创新，提升政府服务水平。提高政府服务水平是GRP系统的最终目的，进行流程再造、模式重组都是为了能够提高服务质量和水平，这也是本文所提出的评价体系的最终目标。除此之外，该评价体系也应该和各级机关部门所使用的GRP系统密切结合，以适应个体需要。

⒉GRP应用绩效评价体系组成部分

作为一个整体，GRP应用绩效评价体系从大的方面可以分为3部分，即组织体系、制度体系和指标体系。

⑴组织体系

组织体系由专家组和工作组两方面组成，大量数据的整理分析汇总都由工作组完成，专家组负责评价。在整个评价活动中组织起到很重要的支撑作用，只有高效合理的组织才能为评价活动提供支持和帮助。由于在评价过程中将有大量的数据收集、分类、整理、分析工作，这些可以由有工作经验的工作组完成；而根据数据进行评价和得出评价结果，这样的工作则应该由聘请的专家来完成，这样有利于评价工作的公正性和科学性，使评价结果更具有说服力和可信度。组织体系是整个评价体系的基础，是评价工作能否顺利完成的重要因素。

⑵制度体系

制度体系由四个方面组成，即绩效评价指标说明、绩效评价标准值、评价方法和评价操作细则。这些都是从制度和评价管理方面来确保绩效评价的科学性和合理性。这些制度体系是评价的立足点，只有明确的标准才能进行科学的评价[5]。制度体系对于整个评价体系来说是不可或缺的。

⑶指标体系

GRP应用绩效评价体系的绩效评价指标的范围包括4个方面，首先是管理创新，主要是业务模式和业务流程创新，特别是业务模式创新，体现在政府事务管理环节的方方面面。这些业务模式和业务流程在不同的政府机构中通过GRP应用，肯定有不同程度的创新[6]。其次是政府部门的运作管理，包括该部门的服务的提供（为市民和企业等）方面。第三是政府部门的信息化程度，具体说来就是GRP的应用水平，应用状况。第四是财务方面的状况，包括该政府部门的财政收支状况、财政预算情况等。能否将有限的财政经费最大程度地为公众办事，是政府财政的主要目的。

从另一个角度来看，GRP绩效评价指标由定性指标和定量指标两部分组成。

①定性指标。由GRP应用状况、政府内部管理和政府对外形象（即公众满意度）3部分组成。

GRP应用状况包括系统目标，系统集成和系统运行三个指标。关键是系统目标要明确量化，也就是前面所说的应用GRP要改变传统管理模式，将被企业证明有效的管理模式引入到政府的管理中。同时这个目标还要量化和可操作性。提出目标量化这个问题对任何一个政府机构和部门来讲是一个挑战，是一个压力，应该是我们工作需要研究解决的关键问题。这样就有利于对GRP项目进行绩效评价。

政府内部管理包括管理理念、协同服务、基础管理、公务员素质、数据共享五个指标。可以看到，通过GRP的应用，上至政府各级领导，下至服务的直接提供人员，他们都能不同程度地接受一些新的管理思想，并转变观念落到实处。通过信息化，政府的基础管理和公务员素质也会得到大幅度的提高，这种提高表现在政府法律法规、工作文档、基础数据、个人的能力和行为准则等方面。

政府对外形象（即公众满意度）是整个评价的关键点。国家和政府产生的动力从政治学的角度来说是管理和治理的需要，是为了满足社会成员的需要而设立的。不论是古代政府还是现代用高科技武装的政府，其根本目的并没有改变，都是为了满足公众的需要，为公众提供公共物品和公共服务。政府的公众满意度对于任何一个政府部门来说都是至关重要的，GRP系统的应用也是为了更好地提供服务，因此公众满意度也是该绩效评价体系中重要的评价指标[7]。但是由于满意度或者说是政府的对外形象很难用一个定量的指标进行衡量，在该评价体系中采取定性的方法对其进行评价。

②定量评价指标。包括12个指标：政府信息管理成熟度、技术使用成熟度、信息化水平指数、政务公开程度、网上办公情况、网上采购率、政府与公众的互动性、在线服务的深度、在线服务的广度、直接经济效益、间接经济效益、社会效益。

政府信息管理成熟度。主要是指信息的电子化程度、互联互通和共享程度。这些可以通过集体的定量形式进行评价，具体的政府部门可以根据需要设立具体的得分规则。

技术使用成熟度。是指在GRP中使用的各种技术的稳定性、兼容性、可扩展性、集成性和安全性的程度。GRP系统在不同部门之间的连接和兼容，是提高数据共享程度、提高服务水平的重要因素，因此，对于GRP的评价应该注重对技术使用成熟度的评价[8]。

信息化水平指数。这是衡量国家或地区的信息化水平的重要标志，这项指标的具体打分原则可以根据国家信息化评测中心的数据进行。

政务公开程度。具体包括公开政府公报、政策法规、政务新闻、机构设置与职责和办事规程等方面。

网上办公情况。指网上导航服务、网上查询、网上咨询、网上申报、网上审批等。

网上采购率。是指网上采购额与总采购额的比值。

政府与公众的互动性。指解答问题的及时性、能否参与决策和一站式办公的程度等。

在线服务的深度。指电子政务的开放性、反馈速度、内容的完整性和时效性等。

在线服务的广度。指政府机关内部、机关之间或机关对外的传统服务中已经通过电子化得以实现的比例。

直接经济效益。指由减少政府工作人员、减少政府机构和减少行政办公费用等支出而产生的效益。

间接经济效益。指应用GRP系统能够为企业、公众和政府节约的时间成本以及G2B、B2B、B2C的交易量。

社会效益。指通过GRP系统的应用所缩小的数字鸿沟和促进政府管理体制改革的程度。

上述问题正说明中国电子政务发展中缺乏有效管理这个根本问题。其中有些问题是可以通过GRP应用直接解决的，有些问题必须是在GRP应用过程中同步或提前引入业务模式重组，以求标本兼治，全面解决。

四、结束语

GRP应用绩效评估体系作为一个复杂的系统，还要受到外部环境的影响。信息技术的飞速发展，政府管理的变革，政府活动的多样性和个性化使我们认识到，要想提高政府提供服务的水平，就应该与时俱进，对GRP这样的政府工作的辅系统的评价也要有新的要求和标准。只有这样，才能进一步提高GRP的质量和可用度，帮助政府实现新型的管理。

参考文献：

1 郝晓玲，孙强．信息化绩效评价[M]．北京：清华大学出版社，2005

2 仓定兰．政府信息资源规划研究[J]．图书馆理论与实践，2006，13(5)：58-59

3 雷战波，姜晓芳．我国电子政府绩效评估发展综述[J]．情报杂志，2006，12(4)：15

4 赵杨．基于IRP技术的电子政务系统的研究与实现[J]．情报杂志，2006，5(3)

5 Dilulio J J， Garvey G，Kettl D F． Improving Government Performance: An 0wner’s Manual[M]． Baltimoreand and London TheBrookings Institution,1993

6 吴爱明，王淑清．国外电子政务[M]．太原：山西人民出版社，2004

7 哈拉契米 A．政府业绩与质量测评问题与经验[M]．张梦中，丁煌，译． 广州：中山大学出版社，2003

8 李绪蓉，徐焕良．政府信息资源开发与管理[M]．北京：北京大学出版社，2005

9 常永华．电子政务实施的绩效评估模型与案例[J]．情报杂志，2005(11)

作者简介：

刘文远，男，1968年生，哈尔滨工业大学博士后，教授，博士生导师，主要从事数据库无环设计理论、基于超图和矩阵的数据库理论以及MRP、ERP网络应用研究。

赵丽丽，女，1982年生，硕士研究生，主要从事信息资源规划方面的研究。

（本文责编：宋文好）