试论新时期高校学生档案管理

[摘 要] 分析高校学生档案管理状况,在27号令出台情况下,提出了高校学生档案管理新策略。

[关键词] 高校 学生档案 管理

高校学生档案是大学生在校期间学习、生活及社会实践的真实记录,是大学生就业及其今后各级组织选拔任用,考核的重要依据。1999年开始扩招以来,大学生就业压力越来越大,就业竞争更加激烈。高校学生档案作为高校毕业生就业工作的一项重要凭证,有着难以替代的作用。当今社会用人单位对人才的信息需求加大,往往需要全面了解所需人才的综合素质,学生档案在很大程度上为用人单位选人和用人决策提供重要依据,因此,如何更加科学、系统、专业地做好高校学生档案管理,是值得探讨的问题。

然而,长期以来,高校学生档案管理存在很多问题,缺乏统一的管理标准、没有可以依赖执行的管理制度,因此各个高校根据自己的工作便利将学生档案存放在教务处或招生处或学生处或各二级学院辅导员处等,造成管理体制混乱、管理人员专业素质低、管理条件落后,完全达不到档案管理的基本条件,以及高校学生档案归档内容含糊不清等。可喜的是,2008年,中华人民共和国教育部和国家档案局联合27号令《高等学校档案管理办法》自2008年9月1日起施行。27号令明确将学生档案整体纳入高校档案工作范畴,单独设立“学生类”,27号令第十五条规定学生类档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等,并明确规定学生档案归档案馆或综合档案室管理。27号令充分体现了对高校学生档案的重视,克服了各高校广泛存在学生档案管理混乱的局面,给高校学生档案管理明确了方向,指明了道路,高校学生档案管理朝着规范化、制度化、法制化方向发展。同时由于高校学生档案数量多、内容杂,学生毕业时限时成批转出,工作量大,时间短,档案馆管理人员有限,高校增设“学生类”档案,并把高校学生档案归口到高校档案馆或综合档案室集中统一管理,在当前落后与教育事业的档案管理工作来说,能否应对这个严峻的考验?为此,笔者提出以下几个应对策略。

一、树立自信心,增强责任感和事业心

法国教育家卢梭曾经说过:“自信心对于事业简直是一种奇迹,有了他,你的才干便可取之不尽,用之不竭,一个没有自信心的人,无论他有多大的才能,也不会抓住一个机会。”因此各个高校档案馆或综合档案室都应抓住这个机会,树立强大的自信心并下定决心,把档案工作做得更好,更强。学生档案管理者还必须有很强的责任感和事业心,因为学生档案数量多,内容杂,工作量大,而且学生档案工作是一项基础性的管理工作,是一项服务性工作,是一项默默无闻,专为学生“铺路”的工作,更是一项政治性、管理性工作。只要我们档案工作者爱岗敬业,就一定能把学生档案工作做得更好。

二、加强档案设施建设,提供标准的档案管理环境

各高校档案馆或综合档案室根据自己的在校学生情况,在现有的基础上,增加库室面积,增添新型装具设备,比如除湿机,空调等,用科学的技术方法保管学生档案,用优质的环境最大限度地保管好学生档案。损害档案的因素是多方面的,档案库房是否达标,温度、湿度、有害生物、有害气体、灰尘、紫外光等各种因素对档案的影响和破坏是不言而喻的。

三、采用现代化手段管理学生档案

在学生档案数量多,工作量大,管理人员有限的情况下,利用先进技术设备,实现学生档案现代化管理。采用现代化手段管理学生档案,就是从学生进校开始就根据他们的特点,把每个学生可以规范化的档案材料录入到计算机中,在建好基本信息的基础上,随时增加学生的基本信息,对学生信息进行维护,确保信息数据完整、真实、准确。日常工作就可以运用计算机进行学生个人信息的查询、统计和服务。当用人单位来政审学生时,我们就可以及时为其提供一份准确的学生个人信息资料,不仅解决了人力、物力的问题,同时也提高了学生档案管理工作的准确性和高效性。这样不仅有利于档案的规范化管理,也有利于档案信息的开发和利用。对于毕业学生的档案去向情况,利用现代网络管理,各高校档案馆或综合档案室可以建立档案信息网,把毕业生就业方案及档案去向情况传输到档案信息网,并根据学生档案转出情况及时更新数据。不管学生在何时何地自己都能及时准确查询到自己的档案状况,这样改变以往电话查询的繁琐工作,节省时间和人力,同时提高了工作效率。

四、加强业务学习,提高管理人员的综合能力

档案工作人员的素质直接影响基建档案工作质量的好坏。 以计算机技术,新材料技术,信息技术等技术为主要内容的新技术革命的出现,使档案工作的技术环境发生巨大的变化。面对档案管理新模式及新技术的挑战,档案工作人员应有较强的事业心,责任心及严谨的工作作风,不断加强业务学习。同时,现代信息技术在档案工作在的应用,档案工作的新理论,新方法,新理念的提出,档案工作人员必须努力优化自己的知识结构,在钻研档案理论的同时,学习和掌握运用现代信息技术进行档案管理的各种知识和技能,使自己具备较全面就知识结构以及敏锐的信息知识,良好的信息道德,较强的信息能力,如计算机和网络档案信息的能,以适应档案管理现代化的需要。