办公用户使用电子邮件的若干注意事项

与日常生活中的电子邮件相比，

办公电子邮件在安全、严谨、礼仪等

方面的要求更高一筹。由于介绍电子

邮件正文撰写方法的文章比较丰富，

因此本文主要说明办公用户在使用电

子邮件的时候需要注意的操作层面或

技术层面的要点事宜。

一、电子邮件服务商的选择

办公用户必须根据自己的需要选

择安全可靠、具有高度信誉的服务商。

国内的服务商主要有网易（旗下有

163

邮箱、126邮箱、yeah邮箱、188邮箱

等品牌）、新浪、搜狐等公司，可以满

足主流需要。如果需要经常与国外联

系人联络，则应尽量选用国际服务商，

如

Gmail邮箱、Hotmail邮箱等。

某些企业或机构架设有自己的邮

件服务器，向自己的用户提供电子邮

件服务。这类电子邮箱的地址

@符

号后面是本企业服务器的自主域名地

址，用户使用这样的电子邮箱不仅有

助于强化企业品牌，而且能够塑造专

业化的职业形象。

大多数服务商提供的免费邮箱服

务具备基本功能，可以满足用户的一

般需求。免费邮箱服务的不足主要有

两方面：一是在安全性方面不能向用

户提供完全的保障；二是对于广告邮

件或垃圾邮件的过滤存在不足。

收费邮箱往往面向高端用户，费

用标准各有不同，能够提供更加强大

的信箱服务功能，例如超大附件、邮

件群发、内容加密、垃圾邮件和病毒

过滤等。某些收费邮箱会在

@符号

后面的域名地址中添加

VIP字样，给

用户和联络人带来安全可靠、严谨

庄重的印象，也有助于专业形象的

塑造。

二、电子邮箱用户名称管理

邮箱用户名称是对外形象的重要

载体，但是许多办公用户的邮箱用户名

非常随意，既不利于联络人识记，也影

响了企业形象。注册邮箱用户名称总的

原则是具有意义而且易于辨识和记忆，

具体而言应当注意以下几个方面：

首先，应当具有某种意义以便

被他人识记。尽量选择包含特定含义

的英文单词或汉语拼音，避免使用无

意义的字符或同一字符多次重复，如

abcdefg或ai111111。也有一些用户将

本单位英语名称的缩写或汉语名称的

首字母作为邮箱名称，这种命名方式

虽然在创建者看来具有了特定含义，

但他人眼中却难以识记。

其次，应当避免使用易产生混淆

的字母和数字。例如阿拉伯数字

1和

英文小写字母l、阿拉伯数字

0和英

文字母O（o）、阿拉伯数字

2和英文

字母Z（z）、下划线和短横线。

第三，QQ邮箱用户应注意避免

数字用户名的不利影响。QQ用户往

往采用腾讯公司的电子邮箱服务，邮

箱用户名默认为

QQ号码，是一组无

意义的随机阿拉伯数字，而且位数比较

多，一般情况下很难被他人准确记忆。

第四，将个人电子邮箱和办公电

子邮箱区分开。个人邮箱的名称往往

具有个性化色彩，甚至某些用户会采

用偏离主流价值观和审美观的名称。

如果将这样的个人邮箱作为办公邮箱

来使用，不仅会显得不够严肃、庄

重，而且容易在私人邮件和公务邮件

之间产生混乱。

第五，电子邮箱的姓名或昵称更

改为汉字词语。邮箱姓名或昵称会显示

在邮件列表的“发件人”一栏中。为了

让收件人更准确地了解邮件发件人的信

息，用户应当在邮箱系统设置中将默认

的字符串改为汉字词语，例如办公用户

可以采用“××公司办公室”、“××

公司售后服务部”这样的词组。

三、电子邮箱的密码管理

首先，设立密码应遵守的基本

原则是去意义化和无规律化。所谓

的“去意义化”是指构成密码的字

母、数字并不包含某种特定的意义。

避免使用英文单词、汉语拼音来作为

密码。“无规律化”是指多个密码之

间没有内在联系，不能按照某种规则

去设置多个密码。许多用户喜欢用身

份证号码、车牌号码、电话号码、个

人生日、姓名拼音（全拼或简拼）、

单位名称拼音作为密码，甚至使用

123456、666666、888888等数字串。

这些密码虽然容易被用户本人记忆，

但是也非常容易遭到破解。

其次，密码应当达到一定长度。

构成密码的字符的位数或数量越多，

破解的难度就越大，相应地记忆难度

也就越大。对于一般用户而言，密码

的位数设置为

6～

8位即可。

第三，密码应当定期变更。有

时窃密者破解密码后，为长期窥探并

不修改密码，用户很难察觉已经被破

解。为了避免这种情况出现，邮箱用

户应当定期更换密码，一旦发生密码

泄露也能将损失降低到最小的程度。

密码更换的周期不能过长或过短，一

般可以每 3个月变更一次。

第四，不可设置多个相同的密

码。现代社会要求设置密码的场合比

较多，如银行账户密码、电脑系统密

码等，切忌使用同一个密码，以免造

成全面泄密甚至财务损失。

第五，必须注意对密码的保密。

记忆众多复杂的密码实非易事，于是

不少用户将密码列表集中记录，这样

就会产生更加严重的隐患。用户如果

不得不这样，那么必须妥善保管记录

密码的书面文本或电子文档。

四、电子邮箱的设置

目前的电子邮件服务系统已经非

常成熟，服务商会提供众多设置选项

供用户使用，以提高邮箱的易用性和

便捷性。下面选择介绍其中比较常用

的三种设置。

首先，合理设置签名。签名是发

信人在邮件正文末尾的署名，便于收

信人了解信件的来源。发出的每一封

邮件都需要写上署名，这个重复的工

作可以由邮件系统自动完成。开启签

名功能需要在邮箱的“设置”选项中

进行，具体方法可参照服务商的介绍。

签名的内容一般是发信者的个人

姓名及职务或部门名称，还可以将电

话、传真、地址甚至宣传口号等内容

作为签名。如果必要，可设置多个不

同内容的签名，根据不同的场合或收

信人使用相应的签名。每个签名的信

息不宜行数过多，一般不超过 4行，

语种、字体以及颜色应与正文匹配。

其次，设置自动回复选项。对于

发件人而言，收到自动回复的邮件标

志着自己的邮件被安全投递到目标邮

箱了；对于收件人而言，设置自动回

复功能后降低了工作强度，也体现对

发件人的尊重。自动回复的内容，一

般包括以下方面：确认收到对方邮件

并表示感谢，自我介绍，相关情况说

明，联系方法等。

第三，反垃圾邮件设置。防范垃

圾邮件的措施主要是启用邮箱系统的

反垃圾邮件功能，用户可将垃圾邮件

地址列入“黑名单”中，邮箱系统就

会根据这个名单对发来的所有邮件进

行筛选。

五、电子邮箱的空间管理

服务商在服务器上为每一个电

子邮箱分配了固定的空间，用来存储

该邮箱收取、发送以及撰写中的所有

邮件。当邮件将可用空间全部占满之

后，邮箱就不能正常接收新邮件了。

因此，用户必须要注意对邮箱空间的

管理。

首先，正确使用邮箱的区域。邮

箱空间被划分成了若干区域，并用

“收件箱”“发件箱”“草稿箱”“已删

除”“垃圾邮件”等名称命名，这些名

称标志着区域的功能。其中需要注意

的是，垃圾邮件和已删除文件夹内不

可存放重要的邮件，因为邮件服务器

会定期自动清理这两个文件夹，如果

邮件被删除将造成无可挽回的损失。

其次，应当定期清理无用邮件。

及时取消订阅的邮件列表和电子刊

物。由于邮箱容量有限，应当定期清

理不需要保留的邮件，以免邮箱空间

耗尽而无法再接收新的邮件。

第三，重要文件放入自建文件夹

内。重要文件如果存放在收件箱、发

件箱或草稿箱内，由于信件越来越

多，查找起来就十分不便，因此应当

将其单独存放。许多服务商提供了邮

箱内的自建文件夹功能，自建文件夹

内的邮件不会被系统自动清除，用户

可以将重要的收件或发件存放在自建

文件夹内。

六、附件的使用

电子邮件的附件是随着正文同

时发给收件人的文件，使用附件是电

子邮箱重要而且常用的一种功能。之

所以要使用附件，主要因为附件是独

立文件，不能或不便放在邮件正文

之中。电子邮箱所使用的附件是电

子文档，常用的主要类型有 Office文

档（Word文档、Excel文档、PPT文

档等）、图片（或照片）、音频（或视

频）片段、压缩文件（例如 RAR文

件）等。邮件系统往往会限制附件的

大小，超过限制的附件会被拒绝发送。

首先，有必要使用附件时要大胆

使用。当要发送的文件篇幅比较长或

独立性比较强时，就应当采用附件发

送。不少用户总是担心收件人忽视附

件的存在，因此习惯将附件内容复制

粘贴到邮件正文中，不仅妨碍了收件

人阅读查看，还破坏了文件的完整性。

为了避免收信人忽视附件，可以在邮

件正文中提醒对方注意查收附件。

其次，附件的数量要合理。一封

邮件的附件一般为 4～ 5个。如果附

件数量较多，收信人容易遗漏其中某

个文件。为了便于收信人完整接收，

发信人应当事先将多个文件用压缩软

件整合成一个文件，这样需要发送的

附件就会变成一个，收信人下载后再

在本地电脑上解压缩得到所有文件。

第三，注意附件文件名和格式。

添加附件前应检查附件文件的名称

是否正确、恰当，切忌出现“新建

Microsoft Word 文档”之类不规范的

名称。如果附件是特殊格式的文件，

如 PDF格式文档，应当考虑到收信人

可能没有安装相应的软件，要在邮件正

文中说明打开的方式和所使用的软件，

必要时给对方提供软件下载地址链接。

（作者单位：石家庄铁路职业技

术学院人文系）