浅析档案数据统计利用之效益

【文章摘要】

本文提出了档案数据统计利用必须讲求社会效益和经济效益，并对档案利用产生的社会效益和经济效益进行探讨。

【关键词】

档案利用实际效益

随着体制改革的不断深入和发展，电力企业的生存环境发生了巨大的变化。电力企业要在激烈的市场竞争中，保持强劲的增长势头，必须坚持科学发展观；而科学发展观的一个重要方面，就是要严格地保护知识产权。对于企业来说，知识产权与商业秘密的保护和利用，信息资源的收集和共享，可以通过加强档案管理，提高档案的利用收到预期的效果，从而更好地服务于经济、服务于社会。近年来，随着经济建设和社会各项事业的发展，很多问题通过档案得以解决，充分说明了档案工作为地方经济发展提供了有效的服务。利用是档案和档案工作的出发点、归宿及生命力。

1 档案利用效果信息收集工作的重要性

档案管理是一个企业管理的重要部分，对于电力企业来说也如此，保存好档案，需要时能及时调出是档案管理部门应当做好的工作，因此，为了实现档案数据统计利用的企业效益和社会效益，就要完善档案管理工作，利用信息技术管理的档案，促进企业现代化发展，也是电力企业健康稳定发展的保障。任何企业的发展都是以实现经济利益为发展目标，企业的综合发展不仅仅是生产和销售部门的工作，是多个部门配合的结果，要实现最经济的资金投入和较高的经济收益，就要在历史发展的基础上不断创新，这就需要保留企业在发展过程中的生产档案、经营档案、销售档案等的保存，这些历史数据的可靠性和专业性是任何研究资料不能比拟的。近几年来，我们认真贯彻《中华人民共和国档案法》，狠抓档案信息资源的开发利用，取得了明显成绩。随着改革开放的深化，档案工作的着重点逐步转向经济建设，转向市场，利用摆到了档案工作的首位。自建司以来，我们一手抓档案管理现代化，完善检索信息化体系，提高管理水平；一手抓转变职能，大力开发档案信息资源，做好查阅接待工作。五十多年来，为我司制定计划、规划，实行科学决策，进行经济活动、参与市场招投标、工程建设和管理、编制技术文件，创建文明单位、创建一流企业、申报优质工程、审计、应付各种检查、办理房地产权，编史修志，落实政策以及干部调配、任免、晋级调资、评聘专业技术职务，解决婚姻家庭纠纷，开展诉讼、公证等一系列活动提供了大量可靠的依据，充分发挥了档案的作用，取得了较好的社会和经济效益。

2 在档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题

企业档案资源开发利用是通过对企业需求的准确把握，以企业档案库存内容为基础，对档案资源进行一定形式加工后，形成各种形式的档案参考资料，实现为企业生产经营服务。开展企业档案资源服务的基本条件是：有具备档案开发研究素质的专业人员，能运用文档资料管理系统对档案实体进行多层次的分类、组合、排序，善于识别档案信息间的同异，将隐藏在档案文书中的隐性知识表达出来，转化为企业的技术知识档案；有一定规模的档案库存。做好档案开发利用工作，作为企业档案业务工作管理者要从组织、资源、人才上做文章，在有条件的情况下把档案利用与信息开发结合起来。

2.1 目前档案数据统计的利用一般都按照如下流程，即到了年底要对档案进行整体编制和年报，以便掌握整体档案的情况，当前各档案管理部门对于档案利用数据的收集通常只能反映档案的利用问题，无法反映档案整体给社会带来的经济效益和社会效益，也就是档案数据统计只统计了档案卷数、利用人数以及页数这种表层的数据，而体现不出档案实际开发利用的情况，这样档案工作就只局限在了数据统计利用层面上，损失了实际利益，这是当前档案管理明显存在的问题。

2.2 在档案室查（借）阅利用时，只要求填写其利用目的，不求深层次了解，失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下，利用单位和利用人来档案室查（借）阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名，就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”、“提权依据”等等。由于不作深层次了解，利用结束亦就了结，而失去了档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用，可分两个阶段。第一阶段，又可称初级阶段，即利用者到档案室查（借）阅档案或档案室主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况；第二阶段，又可称为高级阶段，即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了利用档案的作用和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信息，事先必须有所了解和掌握，即在利用时有目的地作些深层次了解，并一一记录在案，以利日后跟踪调查。

3 将实际效益摆在第一位

针对各级档案管理行政部门存在的问题，我们必须在如何发挥出档案数据统计的实际效益发挥出来，如何真实统计数据，一目了然的反映出究竟有多少人查阅过哪些档案，某人查阅过多少次档案，对于一些档案查阅有什么社会效益，这都是我们应当统计的范畴。如何突破性的实现档案利用的实际效益，这是我们应当思考的问题，从根本上解决档案利用数据统计不足的问题，真正掌握查阅档案的目的和效益，因此，除了让调档者主动反应信息，做为档案管理部门，还应当主动开展工作，做好跟踪统计工作，具体作用如下：

3.1 明确档案保管和调阅的价值。我国对于档案的法律规定明确指出，档案记载了文字、图标等重要的历史记录，对于国家和社会都有重要价值。因此，只有了解了档案的重要性才能充分发挥档案数据的利用，当档案丧失了自己的历史留存价值，那么也就失去了保管的意义，充分发挥档案利用工作，前提就是了解档案保管的价值。传统档案保管是在一个相对闭塞的环境内，人们普遍认为档案也不能带来什么经济效益，只是一种历史的保存，这种观念是带有误解和偏见的，尤其是单位的领导，对于档案的价值都没有一个正确的认识和理解，因此单位的档案管理部门无法得到应有的重视，但是随着社会的进步，事实证明这种想法是错误的，档案的价值不管大小，一旦利用都会具有社会效益。

3.2 重视档案数据统计利用的实际效益是真正开展档案工作的表现。档案管理的工作看似简单，其实设计的工作有很多，要想充分开发档案资源，并充分运用，就必须在收集档案和管理两个层面上将工作做充分，档案的保存与管理就是为了让档案在需要的时候充分利用发挥用途和价值，因此档案工作做的好与否，关键就是看档案信息资源的利用程度。因此实现档案的经济效益乃至社会效益，让档案需求者获得利用价值，这是做好档案工作的重点，所以充分利用数据，做好档案统计，才能体现出工作成绩。

4 开发利用档案信息资源

4.1 充分开发档案保管功能，提供多方位服务。丰富的档案室存是提供信息的物质基础，搞好室存建设是提供优质服务的重要手段，广泛收集有价值的档案材料是丰富室存的有效措施，同时也为信息开发打好基础。我们在收集档案时，只有抓住重点，才能做好档案的收集工作。只有不断地提高档案收集质量，才能保持档案的完整性、系统性。只有完整齐全的档案才能为公司各项工作服务。我们要有计划、有重点地收集本单位、本行业的档案资料，还要有针对性地、及时地对相关的、有价值的报刊资料进行收集，不断丰富档案资源，使档案信息有取之不尽，用之不竭的来源，才能实现档案最终的目的——利用。

4.2 加强技术创新，提供快捷服务。随着科学技术的迅猛发展，网络技术的应用，档案信息资源开发产生了质的飞跃，实现了资源共享。档案工作已从传统的手工操作管理转向办公自动化，运用计算机技术对室存档案信息进行检索、编研，提供有价值、准确的信息，把档案信息开发提高到新水平，真正做好档案利用工作，突出档案利用的中心任务和最终目的。完善检索体系，实现多渠道、多角度检索。探索档案信息资源开发利用的新手段和新形势，对档案信息进行深层次分析整理和多次加工，将档案内容、声音、图像、文字等实现一体化存储，与此同时，可以通过网络，检索和提供最新档案信息，真正实现资源共享，让利用者对档案利用产生一种信赖感，不断塑造档案利用的新形象，使档案信息能为社会经济建设提供最快速度的优质服务，有效体现了档案利用社会效益的提高，推动档案利用的社会化、远程化进程，促进档案信息资源的开发与利用。综合档案室紧紧围绕公司的重要工作，突出重点，明确服务方向，积极主动为领导决策服务，为公司各项工作服务。

4.3 规范调阅登记工作，档案的查调工作是档案管理的重要方面，对于需要查阅档案的人员，档案室管理者必须严格遵守部门规定，让查阅人员据实登记姓名、时间、用途，不可漏填；如果需要借出，那么更要详细写清用途，以及标注工作项目，这是做好档案查调工作的关键，借阅者不可含糊其辞，明确的填写是档案发挥实际效益以及监督跟踪的前提。

综上所述，企业管理好档案数据十分重要，也说明了档案利用工作的一个侧面，但更重要是要了解、收集档案的实际效益，以利进一步加强档案信息资源的开发利用工作，为社会各界和经济建设服务。通过挖掘企业档案的知识价值，为企业价值创造活动服务，为提升企业核心竞争力服务，以适应现代企业制度和市场竞争日益激烈的要求。档案工作者和工程建设者应该本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，共同做好档案管理的各项工作。

【参考文献】

[1]邓绍兴、陈智为.档案管理学首都师范大学出版社，2002

[2]刘耿生.《档案开发与利用教程》.中国人民大学出版社，2001

[3]周晓英.《档案信息论》.中国人民大学出版社，2000