基于授权的审批流优化研究

随着企业规模的发展，企业内部的签批流程越来越复杂，管理效率大大降低。在企业运行的过程中，本人根据实际工作经验，总结了降低审批节点、简化审批流程的方法，介绍给大家，希望能对正在做管理工作的朋友有所帮助。

一、审批流优化的原则

1、全流程关联的原则

2、定义

21 标准：

是指已经过总经理批准的流程文件、标准规范，有以下两种来源：

1）公司内部制定的标准，以文字、表格的形式存在；如出差报销标准、授权明细、非常规物料明细等。

2）通过政府等国家机关的收费标准转化而来的标准规范。

22 前置审批流：

是指发生在某个审批流之前且同时满足以下四个条件的审批流。

——前后审批流的主项内容一致；

——前后审批流的经办人一致；

——审批的金额、数量等在前审批流的范围之内。

——审批结束的审批流。

特点：能比较清楚地描述业务发生的细节，能为下一个审批流提供审批的依据。

3、审批节点设置原则

经办人——部长（可进一步授权） ——总经理

以上为审批节点的总原则，根据审批流具体情况以及高层的要求，具体审批流可以增加必要的审批节点。

二、审批流优化的方法

第一步 筛选

表单是审批流的载体；对审批流的筛选是基于对表单的筛选。为了使审批流有效流转，要识别出流转型表单。

筛选的原则：

——使用频率高的表单

——公司级（各部门均使用）或跨部门使用的表单

——与其他审批流关联的表单（如“出差申请单”与“机票/火车票申请单”）

第二步——分类

根据业务类别将公司级、跨部门级的153个表单划分为13类，具体为HR类、安保类、财务类、采购类、合同类、计划管理类、进出口类、企管类、物资类、系统应用支持类、行政类、营销类、质量类。

第三步——优化

1、分析授权现状，发现优化方向

①授权现状——《审批流权限现状明细表》；

②历史业务数据分析；

③总结现状问题、提出优化方向——《审批流权限现状及优化方向》。

2、运用“审批流优化原则”，完成审批流权限优化的交付物

① 《审批流权限优化表》 含授权原则、审批节点、适用范围

② 表单：整合、优化、符合审批流实施的适用性

③ 标准

三 、审批流优化举例——《签订合同审批单》

31 根据不同类别分析授权现状，发现优化方向 ：

311有三类合同/协议未经公共事务部审核存在法律风险。目前现状：有12类合同/协议未经过公共事务部审核。如：生产部的加工协议等；目前操作方式不规范，有的只是发电子邮件征求公共事务部意见；总经理授权给副总走《用印审批单》的合同有16类。优化建议：需要明确《签订合同审批单》 的适用范围；需要明确授权原则，对于有标准文本的合同，授权给副总审核；对于有相关“业务审批流”的合同，根据合同金额授权给副总审核。

312审核节点。目前现状：公共事务部有时会替老板直接起草合同，直接发起合同审批；副总审核节点位置不确定，有时在公共事务部之前审核，有时在其后；合同有时会多次修改，若每次修改都经过部长、副总，会增加部长、副总的工作量。优化建议：公共事务部建议在系统配置所有老板的审批权限；确定规范的审批节点顺序，便于OA配置；部长初审；部长、副总进行终审核。

313表单。目前现状：业务部门会用《用印审批单》代替《签订合同审批单》用印 表单不规范；《签订合同审批单》上未预留副总签字的位置；有的表单有公司名称字段，有的没有；不同表单的相同字段，字段名称不一致。优化建议：需要明确《签订合同审批单》 的适用范围，所有合同、协议均应使用此表单；将表单通用的字段统一成模板，固化表单格式。

32 运用“审批流优化原则”，完成审批流权限优化的交付物

①审批流权限优化表

原则：1、凡是适用于中国法律，在中国履行的，以中文为准的合同，均应由公共事务部审核，控制风险。

2、适用于国外法律的合同建议香港法务部审核

② 表单

③ 标准——标准文本的明细

有标准文本的合同明细，如统一的协议文本等。

（作者单位：中国海洋大学，山东 青岛 266071）