利用ERP实现费用预算的项目化管理

【摘要】 项目预算管理经过诸多实践表明其在利用有限资源、实现有效管理上成效显著。在中小型寿险公司原有ERP的基础上，通过需求分析、费用分类管理、IT技术支持等逐步建立费用预算的项目化管理，无疑会帮助公司在激烈的市场竞争中取得成本领先的优势。

【关键词】 ERP； 项目预算管理； 寿险公司

一、中小型寿险公司实施ERP进行费用预算项目化管理的必要性

根据保监会网站公布的信息，截至2011年12月31日纳入统计保费收入的人身险公司共有61家，2011年原保费收入不超过100亿元的公司为51家，占比为83.6%，年度总原保费收入为1 077亿元，占全部人身险公司原保费收入的11.3%。这一批数量占大多数，市场份额少的公司就是所谓的中小型寿险公司。这些公司一方面要接受国家对金融体系企业的严格监管，这种监管包括对各种经营财务等信息的披露，也包括现场和非现场监管的要求，这需要企业拥有较为完备的核心业务信息、财务信息、流程监控信息系统的支持，而ERP的应用是可以满足这种信息提取的需要；另一方面数量众多的中小型寿险公司在仅拥有10%左右市场份额的情况下要生存发展，直接面临大型寿险公司的挤压和渠道合作的困难，要推动产品销售，成本控制上压力巨大，迫切需要采用合理的管理方法降低成本，提高资源利用效率。正是在外部监管和内部管理的需求下，即使年度原保费收入只有数亿元的寿险公司，也配备了有ERP功能的软件，这其中以Oracle电子商务套件居多；其次是SAP、SUN等。

从现有角度来看，ERP以网络信息技术为基础，将企业的信息流、物流、资金流进行集成化、系统化，提升企业的管理效率，促进资源的优化配置。ERP在企业运用中，在诸多方面可以将预算管理融入ERP，进而实现费用预算的项目化管理，本文称之为费用的项目预算管理。其表现有两个方面：一是管理思想上具有一致性，ERP和预算管理都是为了通过有效的管理，将一定期间的有限资源合理配置，实现企业的战略目标，而ERP正是提供了这样一种管理平台；二是信息技术的发展，在软件技术上实现了符合多角度的管理需求的流程，国际上和国内数家实力雄厚的公司开发出适合寿险公司的核心业务、财务、流程管理模块的ERP系统，在硬件上网络快速发展、服务器和数据库提供了强大的跨区域、多用户支持。但现阶段，我国中小型寿险公司管理上的短板是预算编制部门规划能力不强，更难以对项目预算作出有效规划，在认识上难以突破传统科目预算的限制。据笔者在江苏省中小型寿险公司中的调查，项目预算额度也只是覆盖固定费用预算的不到50%。运用ERP进行项目预算管理，可以起到以下作用：

（一）实现对管理需求的快速响应

传统方式人工或邮件传递、预算编制管理人员通过表格汇总整理，这些信息搜集费时而且准确性较差。在这种模式下，预算的编制、控制分散在公司的各层级、各责任中心，在寿险公司这种体现比一般企业更甚。寿险公司纵向机构设置和我国政府的行政层级类似，总公司在各省设立省分公司、在地市设立中心支公司、在区县设立支公司或营销服务部，各机构横向又分各部门。有了ERP的项目预算管理后，各责任中心的项目可以进行多维度、交互即时汇总，横向的可以按项目类别、责任中心类别汇总，纵向可以按期间、费用属性、业务类别汇总等。这些数据在不同角度的即时处理，可以使管理层快速得到需要的信息，从而从容应对内外部经营环境的变化。

（二）实现了资源共享和保证目标一致性

实现ERP管理后，这些信息系统具有的资源共享功能，能够在得到授权的层级共享，由于平台和信息完全一致，避免了决策的相互冲突和加强了行动的协同性。正是这些标准化功能和符合管理需要的开放性，使各部门在利用有限资源实现企业目标上具有一致性。

（三）使困难的事前、事中控制成为现实

传统方式的项目预算管理，要做到事前控制，不仅花费精力大，而且管理人员面对大量的数据和其他信息，忙于检查、复核，从中提取有效信息的速度慢，所以众多中小型寿险公司的管理上，往往因此而舍弃了这一步骤。预算管理人员在事中控制上因不能掌握足够的信息而流于形式。由于在事前、事中控制的前置没有完善，在一定程度上增加了决策错误的风险和资源的无效耗费。ERP提供了信息化集成的最佳方案，以价值链为基础，将企业的人力、资金、信息进行有效整合，为企业管理层制定、落实行动方案提供了有效支撑。

二、利用ERP实施项目预算管理的准备工作

项目管理就是项目的管理者在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效的管理。即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目的目标。它强调了目标具体、资源有限、时长特定、综合协调，对企业的资源利用实施项目化管理具有天然的优势，也是预算管理的本质要求。从管理上看，改变费用预算按科目分类的思路，项目预算是按照经济事项的类别来分类，这样费用管理和业务逻辑体现了明显的关联性，反映了某项业务的投入和价值贡献关系，这些经济事项可以是寿险公司的产品开发、理赔勘察、客户服务、渠道开拓、税务事项等。从技术上看，从传统方式下的Excel表格等工具编制项目预算，到利用ERP系统编制，这一转变，将各责任中心对项目工作规划的具体内容在系统管理上具体化，不仅体现为预算额度，而且有递进关系的行动步骤。利用ERP实现预算管理要做到：

（一）进行项目需求分析

项目管理在企业经营行为中的作用越来越得到管理层的重视，其管理手段先进，优化资源配置的效果突出。有数据显示，50%以上的管理工作是项目型工作，寿险公司的新产品研究开发、技术创新、市场拓展、运营活动等工作一般来说都可以运用项目管理方式来进行。项目成本和费用管理是项目管理的重要部分，有效实现项目管理的手段则是预算管理。所以，运用项目预算在预算管理各环节中必不可少，是提升资源利用效率的重要保证。同时通过项目预算分析，可以更细致地观察管理活动的有效性，并采取有针对性地改进措施。