财务软件在企业管理中的应用

一、财务软件在企业中应用现状

财务软件在企业中应用最初的目的是为了减少会计核算中大量繁杂重复的手工劳动,并使信息处理的速度和效率大大提高,可靠性更强,将人的主要精力从算账、记账、汇总等事务性处理工作中解放出来,充分发挥财会人员的职能,参与企业的决策与经营管理。经过十几年的不断完善和改进提高,财务软件在会计核算方面的开发与设计日臻成熟,我国财务软件的发展在技术上走过了PC单机PC局域网广域网几个阶段,正在迈向互联网时代。

在PC单机阶段,财务软件的模型是手工模式,主要解决会计核算重复繁杂的手工劳动,成为会计电算化的第一个改革浪潮,这一阶段促进了会计工具和介质的改变,如从算盘到键盘,从账本到磁盘文件,在过去的一段时间内起到了非常重要的作用,为财务软件的发展积累了丰富的经验及大量的数据;局域网是计算机通信网的重要组成部分,它是指在一个局部地区范围内,把各种计算机、设备、数据库等相互连接起来组成的计算机通信网。局域网的建立,其主要目的就是为了更好地实现资源共享与内部信息的迅速有效地进行传输。在这一阶段,财务软件实现了在一定范围内数据的共享,在不同台微机上,只要正确输入并打印完成凭证,那么,记账、转账以及报表的生成均由计算机自动完成,财务部门能够及时掌握各项资金运转情况。在广域网可以实现集中式财务管理,集团型企业可以利用网络财务系统对所在分支机构实现集中记账,集中资金调拨。

现运行的财务软件采用结构化设计,开发工作直接面向用户,软件设计灵活,计算准确,查询方便,人机截面清晰,易于操作。它的主要功能模块有:账务处理系统,报表处理系统,工资处理系统,固定资产管理系统,采购管理系统,库存管理系统,销售管理系统,财务分析,成本分析,领导查询等相对独立的模块。

但是现行会计核算软件存在以下不足:

(1)现行的财务软件是基于手工模式而来,体系封闭,由于产生的技术背景落后,无法实现网络化管理或只支持局部网络应用,更无法支持电子商务,不能适应网络时代企业的需求。

(2)会计信息单一,财务协同无从谈起。一方面会计核算强调会计信息的真实性和可靠性,只是核算已经发生的历史会计信息;另一方面,由于技术方面的限制,传统财务软件无法做到会计信息的实时动态处理,事前预测。

(3)对管理会计考虑较少。现行财务软件主要强调核算功能,而分析管理功能薄弱。在财务会计与管理不断融合的今天,企业的经营管理者将越来越关注于通过财务软件获取对企业生产经营管理真正有用的信息,财务软件应重视管理会计的应用。

(4)财务软件中提供“反记账”、“反结账”功能,本人认为不妥。所谓“反记账”就是将已记账的凭证通过记账的“逆向”过程,使已经完成结账处理的会计期间恢复到未结账状态。这项功能设计迎合了某些财务软件使用者的欢迎,但是却给企业的财务会计系统带来了巨大的隐患。

二、财务软件发展的趋势

1、转型

财务软件的发展应从“核算型”向“管理型”发展,实现财务会计与管理会计有机结合,完善对企业经营活动的计划和控制功能,特别是在预测,决策,控制分析,财务管理与业务管理密切结合等方面有所改进与提高。

企业的管理基础和技术水平决定了企业能够监理和应用怎样的信息系统,信息系统应该与企业的管理基础和技术水平相适应,企业管理理论和实践及信息技术的发展不断推动着信息系统的模式、结构和功能的发展。企业通过科学决策、规范工作流程来优化员工行为,使人财物等资源有效结合,提高全要素生产率。

以所在企业为例,随着计算机技术的发展,公司在其他的一些方面已经应用开发了如物资管理,认识管理,业务管理等子系统,但是这些小系统都是在独立环境下开发的,虽然财务管理系统,业务管理系统和物资管理系统中都有许多共同的信息,但是这些共同信息之间却没有任何关联,即使从一个系统更改了共同信息却不能反映到其他系统之中。造成这种局面的原因是这些软件系统是由不同的职能部门组织开发和应用的相互之间没有通讯渠道,不能保持数据的唯一,成为不能共享的信息“自动化孤岛”,无法协调工作,使各种功能子系统不能有机地集成在一起,组成企业整体优化的信息化系统。

财务子系统作为ERP(企业资源规划系统)的一个组成部分,实现财务子系统与ERP其他子系统之间的信息集成,是我国财务软件发展规律的必然趋势。

核算型财务软件之所以发展迅速,很快被推广应用,主要是因为它是建立在会计复式记账的理论基础上,采用的核算方法,核算程序包括对外提供会计报表的格式有比较明确的规定。而作为管理型的财务软件因各行各业管理方式不同,因而对应提供管理信息具体内容的要求也不同,这就给管理型财务软件的设计及开发增加了难度。本人认为管理及决策贯穿于企业的整个管理过程,决策是组织及其活动的基础。即企业的管理本是一个完整的决策过程,而在会计核算基础上增加的一些查询功能,报表分析功能,虽然对管理人员进行企业管理能够起到一定的辅助支持功能,但是充其量不过是决策过程中的情报活动而已,无法进行有效的事前预测和事中预测。

从决策过程的四个阶段分析来看:

(1)情报活动――探查环境,掌握作出决策的条件。

(2)设计活动――制定分析可能采取的行动方案。

(3)抉择活动――从可资利用的方案中选出一个适当的特别行动方案。

(4)审查活动――对过去的决策进行评价。

管理型软件也应该根据决策过程的四个阶段为用户提供从财务预测――财务决策――编制财务预算――控制与分析一个完整的功能系统,协助管理者进行日常例行事物的管理。

因此财务软件可划分为会计核算系统,财务管理系统和决策支持系统,各系统之间及系统内部都存在着数据传递关系。

核算系统要完成会计数据采集和加工处理,同时要向管理系统和决策支持系统提供有关的数据和资料。

管理系统在对数据进行进一步加工处理的同时,也要向决策支持系统提供有关的分析资料和管理信息,以便决策支持系统作出相应的分析预测,并且给出各决策方案。

2、网络化建设

经济的发展和社会变革的需要,产业结构调整,企业并购、重组已成为我国近年来经济生活中常见之事。并购重组使企业结构的形态发生了巨大的变化和呈现出极大的动态性,为此,需要企业走信息化的道路来加强动态管理。

网络技术的发展,已对社会经济的各个方面产生了重大影响,管理的数字化、实时化、远程化等新的生活生产方式不断涌现,社会环境决定了会计的发展,同时对财务软件的应用产生了深远的影响,经济全球化影响国际贸易和国际投资规模不断扩大,以国际互联网为代表的信息技术在生产、流通、消费等领域广泛应用。因此财务软件也应顺应网络趋势的发展。

网络财务主要体现在财务管理空间、时间和效率三个方面的改变,从空间上看财务管理从企业总部走向企业全部,从企业内部走向企业外部,企业事务可以远程处理,便于整合整个企业的采取资源,全面提高企业的竞争力;从时间上看使得会计核算从事后到实时,财务管理从静态走向动态,企业的一切活动均可以实时报告,便于企业进行在线管理,从而显著提高企业的工作效率。这几个方面的改变带来了财务工作介质和工作方式的改变,本质上都极大地延展了财务管理的能力和质量,使财务管理达到了一个崭新的水平。

(1)远程处理:在互联网之前对异地机构的财务管理由于受传统方式的空间局限,其技术强度或管理成本都是高昂的,基于互联网的财务管理系统突破了这一空间局限,使物理距离变成鼠标距离,使管理能力能够延伸到全球任何一个节点,众多的远程处理功能得以轻易实现,大力强化主管单位对下属机构的财务监控。特别对于集团型等多分支机构的企事业单位具有重要现实意义。

(2)动态核算:如果说PC时代的财务系统主要解决了工作量的问题,那么网络财务管理将在此基础上显著突出速度问题,网络财务下的会计核算将从事后的静态核算达到事中的动态核算,极大地丰富会计信息内容并提高会计信息的价值。

(3)集中式管理:随着市场竞争的加剧,企业为了整合财务资源,提高竞争力,因而越来越多地采用集中式的财务管理模式,网络化财务是集中式财务管理的理想模式。集团公司型企业可以利用网络财务系统对所有分支机构实现集中记账,集中资金调配。

三、安全防御

1、电子商务蓬勃发展,计算机技术和通信技术两者结合,形成一种全新的商业模式,随着电子商务的发展,传统的财务管理也演化到网络财务时代,网络财务的最显著的特点是实时报告,企业可以进行在线管理,网络财务的前景是诱人的,因为企业的经营管理活动几乎依赖于网络系统,如果企业对网络的管理和维护水平不高或疏于管理监控,一旦网络系统瘫痪将严重影响企业的整体运作。它引起的安全问题应注意以下几个方面:

(1)系统的功能是否恰当、完备,能否满足用户商务活动的需要。

(2)系统的数据流程处理方法是否符合有关贸易法规。

(3)系统是否建立了恰当的程序控制,以防止或发现无意的差错或有意的舞弊。

(4)系统的安全保密措施和管理制度是否健全,能否保证系统安全可靠地运行。

(5)系统的文档资料是否全面完整。

(6)财务报告的内容拓展及形式创新所引发的安全隐患。

2、对于安全性防御解决的途径。

(1)制度保障

在法律上建立电子商务法律法规,规范网上交易支付核算行为,制定网络财务准则,只有建立一套行之有效的法律,才有可能保障会计信息反映的完整性和真实性。

健全内部控制制度,制定上机操作规程,建立计算机资源访问授权和身份认证制度,建立安全稽核制度和检测预警系统。加强工作流程如数据的准备环节、系统运行环节、财务管理环节、档案管理环节的制度控制。

(2)技术防范

防火墙:建立在企业内部网和外部网络接口处的访问控制系统,它对跨越网络边界的信息进行过滤,目的在于防范来自外部的非法访问,又不影响正常工作,从而为企业设立了一道电子屏障。

加密技术:数据加密技术对网络服务及开放性影响较少,是保护信息通过公共网络传输和防止电子窃听的首选方法。

数字签名:在INTERNET环境下,电子符号代替了会计数据,磁介质代替了纸介质,财务数据流动过程中的签字盖章等传统手段将完全改变,为验证对方身份,保证数据完整性,在计算机通信中采用数字签名这一安全控制手段。

安全协议:是一组规则,详细说明报文如何“伪装”,以保证它们的安全。

四、财务人员业务及技术水平的提高

电子商务的应用,财务软件的发展及网络技术将全面改变企业经营模式,改变财务人员的工作和生活方式,在新的形式下财务人员依然是企业经济活动反映和控制的主力军,这就给会计人员自身的能力和素质更高层次的复合型要求,既要懂会计,又要懂管理;既要有原则,又要灵活创新;既要熟悉会计业务的操作,又要掌握网络知识。因此财务人员必须不断更新观念,完善自我,才能在激烈的竞争中胜任本职工作。

1、加强学习,不断更新知识

电子商务模式财务与企业管理信息系统不仅要求软件的设计者具有很高的会计企业管理、计算机和网络技术等交叉学科知识,同样也要求财会人员掌握这些知识,并能够在更复杂的硬件和软件环境中有效的应用系统,完成企业在电子商务环境下各种经营业务的核算和管理功能。

2、转变职能

在传统的财务及企业管理信息系统环境下,财务人员注重对会计交易业务的处理;在电子商务模式下,财会人员要改变传统观念,不仅要关注信息的处理,而且要把注意力转向会计的管理智能上,充分参与企业的决策活动,为企业发展提供可靠的信息来源。

3、培养财会人员良好的职业道德与自律性

财会人员要面对各种数据并对其进行处理,而这些数据都是反映企业财务状况和经营成果,具有实际价值的数据。因此,要求财会人员必须保证数据的合法安全,并具有良好的自律意识,法律意识和职业道德,保证自身不会危害企业经济信息的安全。

总之,财务软件的应用及发展与企业的管理水平紧密联系,网络财务既要充分满足企业的动态管理,集中决策等方面的需求,还要和电子商务的发展密切联系,以求得最大的经济效益。计算机在企业管理中的应用开发,尽管目前还面临着不少的问题和困难,但管理人员在这方面的认识和需求日趋增长,在计算机网络化的环境下,财会人员必须学习和研究计算机信息系统,不仅熟悉计算机网络会计的一般知识。而且懂得计算机网络会计的分析与设计技术。人们逐渐认识到计算机在企业管理中的应用是生产经营发展的需要,是能在激烈的市场竞争中取胜的需要,也是对外开放,依靠科技进步促进企业管理的需要,有着广泛的发展前景。