刍议OA系统在医院行政管理中的作用

摘 要 在信息时代的新形势下，OA系统（办公自动化）在医院中的应用越来越广。办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，目前已经发展到第三代。自动化办公系统的应用不仅方便医院管理者实现透明化管理的工作，还能让医院办公人员通过网络实现移动互联和协同工作，对医院各类信息传递、降低办公成本和提高医院整体工作效率有着至关重要的作用。

关键词 OA系统 医院行政管理 作用

中图分类号：R193 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.11.070

Discussion on the Role of OA System in Hospital Administration

ZHANG Hao

（Dazhou Central Hospital， Dazhou， Sichuan 635000）

Abstract In the new situation of the information age， OA system （office automation） application in hospitals and more widely. OA is the modern office and computer network functions to combine a new way of office， it has now developed to the third generation. Application of office automation system is not only convenient hospital managers to achieve transparent management of the work， but also to the hospital office staff work together to achieve mobile Internet and through a network of hospitals of various types of information transfer， reduce business costs and improve the overall efficiency of the hospital has to crucial role.

Key words OA system; hospital administration; role

行政管理工作在任何行业都具有非常重要的意义，医院行政管理部门的工作质量、效率的表现，直接地影响着医院其他部门工作的正常开展，间接地影响着为病人服务的质量。传统的医院行政办公方式是纸张作为数据的基本载体，纸质文档既费时又费工，严重影响办公效率及质量。办公自动化系统（OA系统）是将日常行政管理工作中的行政公文运作、医务工作监控、基本信息查询、医院档案管理、医务综合信息管理等功能在局域网的环境下实现信息共享化和一体化，通过在系统进行流程设计，医院内各科室、部门的行政工作都按照系统设计的程序流转，规范管理，降低了办公成本，机关行政管理人员的个人负担减轻，医院行政管理工作的质量和效率显著提高。

1 OA系统的概述

OA系统（办公自动化系统），是将计算机应用、计算机信息技术与网络信息技术相互结合起来的一种现代办公方式，属于信息化社会的产物。OA系统是上世纪七十年代中期发展起来的将日常办公、计算机技术、网络信息技术、网络技术等融为一体的现代行政办公综合性信息技术处理系统。我国的办公自动化是从上世纪八十年代末发展起来的，而医院办公自动化则开始于上世纪九十年代。经过一段时间的发展，目前OA系统已经发展到第二代，正逐步向第三展。

2 OA系统在医院行政管理工作中应用的必要性

国家卫生部在 《2003-2010 卫生信息化远景规划》中提出了：“各级各类医院要逐步实现办公自动化、医院基础信息交换和医院间医疗资源的共享，提高医院行政管理水平”的新要求。在医疗改革的新形势下，各级各类医院争先恐后尝试利用计算机科学技术改变医院目前的传统办公方式，那么实现医院行政办公自动化就成为大多数医院改变传统办公方式的首选，OA系统充分利用计算机网络技术和信息处理技术，彻底改变传统的行政管理方式和方法，理顺了医院的管理程序体制，降低了医院办公成本，对提高医院管理水平，提升医院整体工作质量和服务效率具有十分重要意义。

3 OA系统的主要功能

OA系统具有公文处理功能强大、群体可接受性强和具有较强扩展性等功能特点，主要设有公文管理、医务协作、文档管理、基本公共信息查询等4个功能模块。

（1）公文管理。公文管理模块中包含有收发文管理、公文流程管理、行政公文信息查询、行政公文交换等基本子模块计。其中流程管理的子模块在公文收文开始阶段就对整个流程进行实时监控和督办，可以准确了解公文流转的具体情况，免除了在传阅过程中的等待和联系。

（2）医务协作。医务协作包含新交办事项、代办事项、待办事项、超期需督办事项等子模块。其主要功能是通过对交办事项进行全程跟踪了解督办，解决了涉及需多单位、多部门、多科室协调配合办理工作事项的协作办理问题，很好地提高了办公效率。

（3）文档管理。文档管理中的子模块包含：个人基本信息文档、医院重要档案性文档和医院病患的基础信息查询。医院的办公人员在办公自动化系统中完成文档处理后，将被OA系统直接自动保存到相应的子模块中。同时，可以设置管理权限方便相关人员进行查询。

（4）基本公共信息查询。基本公共信息版块包括医务档案管理、职工信息管理、医院新闻宣传、医院科室业务讨论情况、医院其他工作安排等5个子模块。医院职工在登录系统后会看到一个弹出的窗口，通过窗口，医院每一位职工可以利用平台了解医院最新行政信息和业务信息，还可以进行互动交流，实现全院职工信息共享和快速检索，同时也使医院内部的信息交流渠道更加快捷、通畅。

4 OA系统在医院行政管理工作中作用

（1）简化了行政管理程序，提高了工作效率和质量，降低了办公成本。OA系统是通过医院局域网系统将办公电子化、无纸化，把办公室琐碎的事务提升到计算机管理的水平，将需要多部门配合完成的、日常重复性的一般办公事务在医院局域网络环境下处理，比如行政公文传阅、重要会议的通知、医院重要文档的常规管理、重要信息跟踪督办等日常具体事务，精减了批示、传阅等工作程序，大大减少了行政管理人员的工作强度，降低了办公运行成本，确保了医院公文、重要信息传递的有效、及时，使得医院各职能部门之间的联系和沟通更加便捷，有效解决了“办事找不到人”的尴尬局面，提高了医院的工作效率和质量，有效地保证医院各部门正常、高效、高质地运行，为病患者提供更加优质的服务提供了有效保障。

（2）规范了办公工作流程， 提高了行政管理工作水平。在办公自动化系统中，医院的每一办公工作事项都有规范的工作流程，通过对网上请假审批、网上办公用品申请进行信息化管理，提高了医院医务工作效率和质量，同时也有利于医院对相关部门的经费进行准确、有效的管理。例如：我院对医院办公室的党政公文进行信息化管理，取消了原有的打印复印室，减少工作人员2名。在OA系统的公文办公信息管理流程对每一步骤进行了详细设计，明确了各自的责任和义务，规范了工作流程，减少了因为人为原因导致的错误，使各部门的执行力和工作效率得到了明显提升，使得行政管理工作逐步实现规范化、科学化和制度化管理轨道。同时，OA系统在公文流转过程实行全程监控，各部门可以对未完成的待办事项进行实时监督，确保件件有落实、件件有回音。

（3）提高了行政管理人员队伍素质。OA系统对医院的行政管理人员提出了更高的新要求，医院行政办公人员不仅要掌握系统的基本操作流程和具体使用方法，还需要行政管理人员在平时的日常学习工作中不断学习计算机知识，提高自身的办公自动化技能，才能适应OA系统下的行政管理工作和保障医院日常工作办公的顺利进行，这在潜移默化中促进了医院行政管理人员和医务人员的整体素质水平的提高，从而让全院的行政管理水平、医务工作效率和服务质量都发生质的变化，间接地促进了医院信息现代化建设。公立医院使用OA系统，将摆脱日常办公工作中对纸质文件的过分依赖，目前各类医院实行绩效考核，可用资源正在逐渐减少，无纸化办公是符合当前时展的主流和“节能减排”的国家方针。在OA系统日常操作过程中，需要行政工作人员不断进行业务知识的学习，来适应新的技术形式，从这个角度来讲，OA系统的应用有利于督促医院全体医务人员不断学习，以此来提升自身的计算机操作能力和日常业务工作能力，符合当前医改形势大背景下的信息化要求。

（4）促进决策科学有效，突显管理工作人性化。OA系统的运用可以有效地提升医院的管理水平，使医院领导层所作出的决策更科学、更接地气。医院的领导层可以通过OA系统及时了解医院各部门的运行情况和业务工作开展情况，比如基层医务人员对某一问题的意见建议、年度、季度医院财务收支状况分析、就诊人数统计（门诊、住院、手术数）、后勤、课题等信息数据。通过OA系统能够准确全面充分掌握医院当前的实际情况和基层医务人员和病人的意见建议，为医院管理决策的制定提供了科学详实的依据。同时，也畅通了医院领导层与一线医务人员之间的沟通和联系，增强医院领导与一线职工之间的感情，确保了医院的民主化管理和决策工作的有效进行，有效地促进了医院管理走向规范化、现代化、信息化。

（5）提高了医务协作能力，促进了各职能部门间的交流沟通， 增强了医院整体凝聚力。在突发公共卫生事件发生后，医院相关部门的工作人员，能在通过OA系统在短时间内获得医院的各类权威信息，所有人员都可以通过办公自动化系统及时获得相关信息和工作任务，省去了信息传送工作当中繁琐的周转环节，有效地提高了行政工作的执行力。另一方面，在OA 系统中，还提供了医院内部信息交流模块，比如讨论区、职工家园、青年医生俱乐部等，通过这样一个交流平台，医院领导、医院的专家骨干、青年医生都能将自己在日常工作中的经验和问题进行交流与讨论，不仅有利于提高医院医务人员的整体业务素质，还有利于增强医院广大基层职工的医务工作积极性和整体凝聚力。

5 结语

在医院数字化信息化的大背景下，OA系统在医院的应用，对医院的精细化管理有着积极作用。OA系统是医院各管理系统的核心部分，它将医院的信息系统功能延伸到临床科室应用领域，将极大地缩减病人的等待时间、提高医生的责任意识和治疗效率，使患者得到了最快、最佳的医疗服务。同时，通过OA 系统医院的每一位职工按照相关要求可以查询医院的各种信息，比如：工资、奖励和惩处情况，将所有信息放在阳光下，将充分调动医院全体医务人员的工作积极性，也有利于提高医院行政管理工作效率和质量，对增强医院基层医务工作者的计算机操作能力和医学业务能力，降低医院的行政办公成本有着积极作用，为推动医院行政管理工作朝着无纸化、集成化、数字化、信息一体化发展拓宽了道路。

参考文献

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