刍议科研档案的规范化管理

【摘 要】 当前，科研档案管理现状已严重制约了档案资料价值的充分利用。为了全面提升科研档案的管理水平，提高工作效率和质量，实现档案信息数字化和网络化及规范化管理，就必须遵循科研档案规范化管理的原则；强化档案管理意识；建立完善科研档案管理制度；改善科研档案馆藏条件；加强档案管理人员的培训，提高其业务能力和管理水平。

【关键词】 科研档案；规范化；管理

一、实施科研档案规范化管理的必要性

1、科研档案管理现状已严重制约了档案资料价值的充分利用

由于历史原因及多种影响因素的制约，当前科研单位科研档案管理存在诸多问题，突出表现在：一是科研档案归档过程中，立卷不明确、分类不准确。二是信息化程度较低，管理手段单一，服务方式较落后。三是科研单位内部科研档案库藏条件较差，硬件设施不完备。四是管理人员素质不高，缺少专业知识培训。因此，必须改变现状，探求适应现实需要的科研档案管理与利用的规范化道路。

2、科研档案资料规范化管理是面对数字信息化建设的必然选择

当前，随着科学技术的飞速发展，社会信息化步伐加快，信息的数字化、网络化越来越普及，科研档案信息化管理成为档案事业发展的必然趋势。科研单位必须快速更新观念，充分利用好信息化这个武器，走出一条适合科研单位科研档案信息化管理之路，把科研资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，努力提高档案信息化数据质量，迅速实现档案工作网络化，提高现代化管理水平。为利用者创造良好的条件，提高档案的利用率，更好地服务于经济建设。

二、科研档案规范化管理必须遵循的原则

1、要遵循有利于科研档案保管的原则

对科研档案进行准确系统地分类，有秩序地排列保管，以及正确地组卷、立卷、制卡等工作显得十分重要。为便于管理，在整理中还应注意把相关课题尽量集中立卷，与不同保管期限的档案尽量分开立卷。相关课题相对集中立卷，便于查找，不同保管期限分开立卷，有利于鉴定，这两者尽可能很好结合起来。

2、要遵循有利于科研档案保密的原则

科研档案资料是科研人员设计思想、技术方法和创造力的结晶，是科学技术储备的一种综合反映，是国家的资源情报，记载着许多实际的科学技术，甚至涉及国家的机密。因此，在整理科研档案时，应科学地确定其密级。在不影响有机联系的前提下，按有关规定，分别按秘密、机密、绝密加以区分，同时还要注意进行密级调整。整理工作的任何一道程序，一个环节，都应做到保密。

3、要遵循有利于科研档案提供利用的原则

科研档案收集、整理的最终目的是为了提供利用。因此，在整理档案资料时，还必须从方便利用来考虑，要进行正确的分类和排列，为迅速地提供利用创造良好的条件。除了制卡、编号、登账要简明科学外，还应使检索工具多样化。而后，编制出一套完整的、有规律的、系统的科研档案资料汇编，为更好地开发利用科研档案资料，创造必要的物质条件。

三、提高科研档案规范化管理水平的途径

1、加强对科研档案工作的领导，强化档案管理意识

科研档案工作离不开领导的关心和重视，领导对档案工作的态度对科研档案工作的发展是十分重要的。随着档案管理工作的不断深化，主管领导要从思想上高度重视科研档案的管理工作，既要抓好档案管理工作的组织体系，还要加强档案工作的领导、检查和考核，使科研档案的管理水平更加规范化、信息化、标准化。

2、建立完善的科研档案管理制度，确保档案管理规范

（1）严把原始科研资料归档质量关。科研档案是进行科研的重要依据，要搞好科研，必须有完整、准确的科研档案作为依据。如今的科研档案管理工作已不仅仅局限于科研材料整理、分类、保管的过程，而应列入研究课题、科研计划和成果管理的工作之中。科研档案工作者在各阶段都务必要保证形成科研文件材料的完整性、准确性，以此确保科研资料的收集及立卷及时、准确、真实、完整。

（2）建立健全档案资料管理机制。科研档案管理应以《科研档案资料管理条例》及其实施办法为基础，根据本单位的实际情况和具体要求，制定相应的档案管理实施细则，明确本单位档案的范围、归档的基本要求和基本内容、档案资料的移交与整理、保存与借阅制度，用完善科学的管理制度作指导，防止档案资料的流失与泄密，把各项基础工作落到实处。

(3) 重视科研档案的著录和编研。多年来，科研档案的管理方式一直是以对档案本身的管理及归档工作的管理为主，档案进入库房后基本上是被动地提供利用。开展编研工作，使科研档案转化为科研档案信息，变被动服务为主动服务，完善了档案管理职能，强化了科研档案部门的作用。另一方面，编研工作的过程相当于对库存的部分科研档案进行了一定程度的鉴定工作，让使用者更加方便、高效地利用，以提高工作效率和管理效率。

3、重视基础设施建设，改善科研档案馆藏条件，提升档案管理水平

科研单位应配建规模化的库房，增强档案馆的收藏能力，同时要具备现代化库房设施，保证收藏的档案资料存放符合保管要求，做到分门别类的、整齐、规范、保证室内空气、温度、湿度、满足要求，做好防火、防潮、防盗、防虫等各项保管工作，不断提高管理水平，为利用者方便快捷地查找档案资料创造条件。此外努力实现档案资料管理现代化，用数字化改变档案馆的传统服务功能，要在局域内部可实现档案信息、资料开发利用网络化，实现档案信息资源的共享，提高档案资料利用的管理水平。

4、加强档案管理人员的培训，提高其业务能力和管理水平

科研档案管理专业人员的素质直接影响档案管理工作的质量。目前，国家档案部门对档案管理和档案资料开发利用工作非常重视，档案资料管理越来越规范化，对档案工作人员的素质也有了更高的要求。

科研档案管理专业人员应具备相应的档案管理专业知识、科研基础知识、相关学科知识等。科研单位应针对档案管理人员档案意识薄弱、管理人员水平低的现状，结合科研单位的特点，通过继续教育对档案管理人员进行业务培训，使档案管理人员具备深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，掌握科学先进的管理方法，自觉增强责任意识，以满足档案事业高水平持续发展的需要。还要加强档案资料工作管理的培训，使之解放思想、树立服务意识、努力提高自身的工作能力，具备计算机、网络技术及熟悉编研开发科研档案信息的能力，以适应社会发展和满足档案资料开发利用规范化的工作需求。