元年云报销登场

就在“云计算”逐渐在企业财务管理领域兴起之际，“云报销”这项具体业务也顺势破冰。2012年8月29日，元年诺亚舟公司在北京首次提出“云报销”理念，并推出国内首款基于云计算的报销系统（即元年云报销）。“云计算在会计领域有着不容忽视的应用价值，云报销就是其中值得关注的热点应用之一。”元年诺亚舟高级副总裁李彤评价说，云报销即“云+财务费用报销”，它融合了众多企业报销流程和费用管理的特点，成为云时代企业财务转型的利器。

推进业务转型

“云报销”的诞生无疑将使传统的报销工作发生深刻的改变。之前，企业内部业务人员报销时均是填写纸质的报销单据，一旦填写失误，又要重新填写，这既耽误时间，又影响工作效率。而元年云报销系统将改变这一现象。一方面，基于Web2.0技术架构，该系统具备规范完善的外部数据接口，可与网银系统、凭证系统、ERP业务系统、OA平台系统、人力资源系统、客户关系管理系统等业务系统和移动终端进行对接。业务人员可在线填制报销单，填写完表单后，可按“提交云报销”按钮提交单据进入流程，系统将自动根据流程定义判定本单据相关流程环节和责任人，大大缩短耗费的时间。另一方面，云技术的应用也真正实现了“随时随地，移动办公”—业务人员可以通过智能手机拍下发票或者收据，将图片上传到云平台，并添加到费用报销单据中，快速、便捷的完成报销业务。

与此同时，企业财务人员也会经常抱怨大量的工作时间都用在做费用审批、做账等琐碎的事情上，而没有时间去进行数据分析、数据挖掘等更有价值的工作。通过元年云报销，这一现象将有所改观。在企业财务费用审批工作中，云报销系统会自动根据单据的审批，将其分为审批类和财务类。财务相关岗位的人员可在流程中对单据进行财务审核、付款、记账等各种财务操作。而且，处理方式方便灵活，分为系统内审批和邮件审批，财务人员可以登陆云平台进行流程的审批或者通过邮件对单据进行审批。

“这样一来，我们将省出更多的时间，用在对业务的了解和对费用合理性的审核上，并在分析数据中发现问题，然后与业务部门沟通。”某财务人员表示，“这对财务人员来说更有意义”。

“另外，云报销系统还兼具查询功能，业务人员可对已经发生及正在发生的报销项目进行查询，通过‘我的单据’功能，查询自己填写的单据当前的流程状态。” 李彤说。

实现管控升级

对于管理者而言，云报销平台带来的好处显而易见。一是基于移动应用的云报销系统使得管理者在任何时间任何地点都可以处理费用报销；二是能够实现有效的费用管控。在云报销系统下，每一笔费用开支，都会经过企业设置的报销规则进行检查，违反政策的费用会得到警告。对于不符合要求的费用，审批责任人可以对审批单据做通过、退回、加签操作，从而帮助企业强化报销政策，降低违规率，确保每一笔开支都负责企业政策要求。

另外，业界普遍担心的安全问题，在云报销系统里也能得到很好的解决。“云平台集成了包括网络加密技术、服务器认证技术、软件登录认证技术等多种安全认证技术，从外部身份认证，内部权限管理多个方面为用户提供严密和先进的安全防护措施，保证企业数据安全。”李彤说。

云报销软件依托全面预算管理思想，这不仅增强了这一系统对财务工作的有效管理，而且也提高了财务工作的敏捷性。众所周知，全面预算管理通过将费用成本与利润等指标挂钩制定出可执行的总预算，再通过报销这一环节实现成本费用管控，最终通过将成本费用考核成绩落实到人的考核，实现事前、事中、事后的全面考核，形成一个“计、落、考”的闭环。

但对国内相当数量的不少企业来说，这个闭环却存在一个缺陷：通过报销控制成本费用是全面预算管理闭环中最长的环节。但在这个环节中，报销申请人和报销审批人却经常会因为出差等原因而处于移动状态，无法完成报销的流程。与此矛盾的是，从企业敏捷性经营的角度考虑，企业不仅要实现经营决策的敏捷性，还要提高对业务提供保证的资金管理的敏捷性。报销流程的不顺畅阻碍了企业资金管理的敏捷性，形成了短板。

从硬件发展的角度来看，2012年智能终端的销量将首次超越传统PC的销量，云技术的应用已经成为大势所趋。而利用移动智能终端，将报销流程和数据引入云端，就可以轻松地弥补全面预算管理中因位置移动带来的短板。

利用元年云报销软件，将云报销单据上传至云平台，即使报销审批者处于移动状态，也一样可以利用移动智能设备完成审批费用报销、数据分析等工作。当报销者与审批者都可以在移动状态下完成“计、落、考”的闭环时，元年云报销软件就已经为企业的敏捷管理上紧了发条。

另一方面，中小型成长企业利用元年云报销系统，可以先从费用报销开始实现费用管控，从而启动全面预算管理的初级阶段。当中小型企业成长到一定阶段之后，随着企业规模和管理难度的提升，通过元年E7-FPM财务绩效管理套件软件，可以逐步过度到实现全面预算管理、精细化成本管理和财务合并及分析管理。元年云报销系统虽是功能单一性软件，但其背后却有着从咨询到软件在内的一系列全面预算管理支持，由此可以实现管理方法的一以贯之。