VMI模式在医院存货管理中的应用

［摘 要］目前传统库存控制方法的弊病显得更为突出,由此增加了供应链的总体库存成本,结果增加了供应链的运作成本,降低了其整体竞争优势,不利于供应链在竞争中取得主导优势地位。因此,有必要改革传统的库存控制方法,寻求新的库存控制模式来降低库存成本。而供应商管理用户库存(Vendor Man-aged inventory,vmi)模式则能很好的解决这一难题,这种模式通过利用多组织资源,促进医院与存货供应商形成长期的合作关系,使医院存货保持较低水平就能满足日常医疗活动的需求,从而降低成本,提高资产的运作效率。

［关键词］存货管理；VMI模式；医院

［中图分类号］F275 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2011）28-0129-02

医院存货是指医院在日常经济活动中持有的以备耗用或销售的各种物资。主要包括药品、卫生材料、低值易耗、其他材料等。存货是资产负债表中一项重要的流动资产,直接关系到医院的资金占用水平和资产运作效率。存货过多则占用了大量的流动资金,加重了医院的财务负担；存货不足则可能影响正常的医疗服务,导致医院的社会效益和经济效益降低。随着医疗市场竞争加剧,医疗保险制度改革的深入,存货管理成为医院管理的重要内容。

医院持有存货会产生大量的成本。主要包括：①购置成本,包括付给供应商的货款、运输费、装卸费等。②订货成本,只与是否发生订货行为有关,与订购数量无关。③持有成本,包括存货的储存成本、存货损耗和存货占用资金的机会成本。④缺货成本,是指当现有存货的数量或质量不能满足医疗活动的需求时而造成的损失。存货管理的主要原则是实现存货成本与存货效益的最佳组合,提高资金的使用效率,保持良好的现金流。存货管理的方法很多,最终目标就是要决策以下四个问题,即确定需要补充的存货,选择供应商,决定补充的时间和决定存货补充的数量。

1 VMI存货管理模式

供应链管理中决策方式有两种极端情况,第一,完全分散的决策系统,即每个零售商选择有关自身利益的所有决策变量,主要包括销售量及补货策略；第二,完全集中的决策系统,即所有零售商的销售量和整个链的补货策略均由某个独立决策者掌控。VMI运营模式便是这两种极端之间的中间体。在VMI模式中,每个零售商决定其销量,但将其补货策略全部委托给其供应商,零售商承受备有存货产生的成本。

VMI模式在国内译为供应商管理用户库存或卖方管理库存,对于医院而言,是指在满足医疗活动的基础上,医院将其从供应商购买的存货委托给供应商管理,通过相互合作和信息共享,从而降低双方的存货成本。例如,医院与药品供应商签订长期购货协议,供应商根据药品的使用特点和销售情况,向药房建议进货时间和进货数量,使药品库存处于较少的状态就能满足正常的医疗活动需要。VMI模式对存货管理的关键就是进行组织间合作。

这种模式首先要求医院建立完善的计算机网络支持系统,这样供应商才能进机数据库,准确识别需要管理的存货,快速取得最新的存货会计信息。目前,大部分医院都拥有独立的医院信息系统和物资管理系统,为实现医院与供应商的信息对接提供了条件。VMI应用的成功与否取决于所提供的会计信息的准确程度,和供应商利用信息管理存货的能力。还需要成熟的物流支撑体系。这种模式涉及生产厂商、供应商、卫生管理部门以及医院自身多个单位,以完备的物资保障为前提,因此在物流配送体系完善的城市较为适用。

此外,VMI模式还需要由供应商管理的DSS,来进行存货管理的绩效分析。这个系统帮助供应商与医院一起设定存货服务水平、投资水平和整个业务流程所需要的信息,并在一系列目标和约束条件下做出权衡,迅速决定出最优方案。例如决策存货的补充数量与补充时间,安全存量,运输路线等。

2 VMI模式的优势

(1)VMI模式可以使医院存货保持较低的水平,从而降低存货成本,提高资产运行效率,获得良好的现金流量。在这种模式下,医院与供应商是长期的、稳定的战略性合作伙伴关系,能够凭借大量的采购获得价格折扣,降低采购成本。供应商与医院一起设定存货的投资水平和服务目标,通过合作协议来明确双方的权利义务,信息的传递与,运输方式的选择,资金的结算以及存货的安全存量,补充数量,补充时间等,从传统的成本优先模式转变为时间优先模式。由于供应商比医院更理解存货的使用特点,通过实现信息共享,及时掌握存货的相关会计信息,能够更好地计划送货,从而大大提高存货管理的效率,既降低了医院的存货水平,又减少了缺货的发生。

(2)VMI模式增强了企业间的战略合作关系,利用多组织资源,提高供应链效率。传统的存货管理模式采用人工订单,医院尽量保留私有信息,与供应商之间很少形成战略合作伙伴关系。由于缺乏信任与合作基础,往往存在短期行为,从眼前利益出发,用最低的价格来选择供应商。在VMI模式下,市场竞争主体由医院个体转变为整个供应链,处于供应链的每个部分都会相互影响。因此,医院在选择供应商时要综合考虑价格因素、服务水平,以及长期合作的可靠性。供应商在管理医院存货的过程中,更好地了解产品的市场表现,切实掌握存货分布的数量,有利于优化配送计划和运输流程,提高补充存货的效率。一方面,降低了双方存货的持有成本、缺货成本。另一方面,节约了运营时间,提高供应链的运作效率和响应市场的能力。

3 VMI模式的劣势

在这种模式下,由于医院的存货处于较低水平,可能难以应对存货的突发性需求。例如遇到流行病爆发的情况,易造成某些药品断货,不能满足医疗活动的需要。对供应商的依赖程度较高,一旦供应商或供应链出现问题,极易造成存货短缺,使医院的利益遭受损失。

由于这种模式需要很大程度上的信息共享,如果合作的双方缺乏信任,无法共享医院内部的会计信息或信息不实,VMI模式将难以应用。有些情况下,双方的信息系统不兼容或业务流程不够流畅,也会给这种模式带来阻力。

4 结 论

目前,我国医院存货管理存在诸多问题。①库房管理人员很难运用科学的方法来确定最佳库存量,往往凭借多年经验制订采购计划,不能根据外界条件的变化及时调整库存。有时不能充分满足患者的医疗需求,有时则造成药品及卫生材料等存货的积压,增加了储存成本。②由于存货的验收、计量、核算、管理等过程可能发生疏漏,存货自身也会自然损耗,造成存货发生盈余或亏损,经常会造成账实不符,使财务数据不能真实反映存货的状况。③医院缺乏健全的物资管理制度,超过使用年限和毁损物资不能及时处置。VMI模式克服了传统管理方法的种种弊病,提供了一个高效的存货管理方法。医院与存货供应商不再彼此独立运作,供应商既决定产品的产量又决定医院的订货量。同时还跨越了组织界限,使医疗机构充分利用外部资源,通过与供应商长期的、稳定的合作,进一步拓宽了发展空间。