清晰数据提升绩效

在今天激烈竞争的商业环境中，作为企业运营重要决策者的首席财务官需要清晰地了解企业成功的要素和原因，这对于提升企业绩效具有重要意义。但是，很多建立了交易系统的企业虽然已经得到了信息和数据，却没有足够的能力进行分析，因而也就无法发现这些数据所蕴含的真正的商业价值，并充分利用其提升企业的绩效。

向来以质量和信誉著称于世的丰田公司在这方面也经历了艰难的探索，并最终以卓越的企业绩效得以在同行业中傲视群雄。他们的商业故事或许对其他企业有所裨益。

至关重要的数据

Toyota Motor Sales(TMS)美国分公司是Toyota汽车公司在北美的销售、营销和推销分支机构。TMS监管着49个州、1350多个Lexus和Toyota的特许经销处的销售以及其他运营情况。150多万辆汽车从制造工厂运送到交易商、经销处这一过程，都必须得到有效地监控和分析。

由于Toyota的运营范围非常广泛，包括管理交易商、在美国进行汽车促销并为汽车定价、从日本进口汽车、将汽车由港口或美国的制造厂运往交易商、装备汽车、将汽车运往中美和南美，并必须保证在整个过程中保证质量和控制成本。

因此，对于Toyota来说数据是至关重要的。Toyota不断分析公司内部的每个进程，以期在效用或效率上有所改进。关键准确的数据能够制定出更好的决策，促成决策的制订，还能够对同一行动的不同执行方案进行对比，因此，“衡量”对于Toyota来说是非常关键的。

现任Toyota客户副总裁的Bob Daly，于1996年被任命为Toyota Logistics Services 团队副总裁时常常因为缺乏跟踪运营情况所需的数据而苦恼。很简单的一个问题，如从日本来的一艘入境船只中有多少辆汽车，他都难以回答。原因是这些数据都来源于很多独立的交易系统，而所有的分析和报表都必须通过几百个，甚至几千个电子表格来完成，这极大地限制了企业的发展。Daly先生认为，Toyota要发展就必须采用一种可靠、安全、有效的方式来管理数据。为了更加方便地访问数据，Toyota很早就采用了数据存储仓库技术，并于1996年安装了Red Brick Data Warehouse。

Toyota在使用Microsoft Access的过程中很快意识到这种数据提取的进程并不能满足其需要。真正需要的是一种易用的支持复杂查询和分析的工具且能够对Red Brick数据进行无缝访问，而Hyperion Intelligence 恰能完成这一需求。

Hyperion Intelligence可以对每辆汽车在运输过程中的状态进行全程跟踪。从汽车装运上船，直到它们到达每个特许经营处，这期间的每个活动我们都可以准确的了解到。 35000多辆汽车在运输途中，条形码扫描系统可以通过每一辆汽车的汽车识别号码（VIN），在任何给定时间进行准确的跟踪。员工只需登陆Hyperion Insight Servers，并进行报表选择，报表就立即呈交到决策者的桌面。

但推进和使用一项新技术从来都不是一件轻松的事。在最初的几年里，Toyota使用Hyperion Intelligence的人数不足200人，大多数是精通IT和数据的分析师，他们利用Hyperion Intelligence从Red Brick中提取数据并推广电子表格。与旧系统比较起来，这种做法应用于从多个系统提取数据方面表现得更加有效，并且无须跨系统集成数据，但它在利用数据存储仓库的潜能方面还存在不足。

2000年，Mike Burkes以数据访问经理的身份加盟Toyota，希望能够改善公司对数据存储数据仓库的访问情况。他开始培训用户使用Hyperion Intelligence的其他功能，在不向电子表格输出数据的情况下，创建具有说服力的报表、图表和表格。今天，Toyota的2000多名决策者都依赖Hyperion Intelligence来开展工作。究竟是什么魔力使大家接受了这项新技术呢？

简单易用制胜

Hyperion Intelligence特有的报表和分析为以下活动提供了坚实的基础：

确定全美最低成本运输路线；

确保年度货运支付款项中的几百万美元能够完整地到达承运人手中（每年节省100多万美元）；

计算每一辆车的实际运输成本；

使客户了解他们所订货物的清单，并对汽车在运输过程中的位置有确切了解；

每天及时输入几千辆汽车的装备进程；

确定新的特许经销处的最佳地点，以及如何进一步增加特许经销处的数量和容量；

最近，Bob Daly获得了一个EIS-style仪表盘。现在，在单一的界面中，通过最少的点击，他可以访问有关运营状况的所有关键绩效指标。在他的笔记本电脑中，他拥有红色、黄色和绿色的指示器，并能够根据需要，在任何地点，深入任何一个指标，以获得更为基础的详细情况。然后，他可以利用这些信息与管理人员进行即时沟通，而无须等待常规的全体员工会议。

此外，Toyota允许供应方的企业合作伙伴和销售商在防火墙之外访问关键的报表。他们可以从报表中了解到汽车处于销售系统的哪一环节以及何时到达具体的销售地点。他们甚至可以通过VIN了解任何一辆汽车的具体细节信息。Toyota希望将来他们的运营系统能够达到这样的标准：当客户提出一项特定的装备要求或者要求为新车上漆的第二天，公司就可以将这一切做好并运送至交易商手中。但需要大量的报表和精确的协调，同时需要Toyota所有部门和商业合作伙伴的通力支持。

通过使用VIN跟踪，并利用详细的支付款项报表发现重复的计费，Toyota每年能够节省80多万美元。当汽车离开一个货运点时，货运开支会自动生成。如果一列火车离站、进站，又再次离开，Toyota需要向铁路承运人支付双倍的价钱。新的报表能够跟踪记录重复，银行账目也会自动的控制重复计费。

全面提升绩效的解决方案

Toyota Logistics Services（数理服务）作为Toyota Motor Sales的一个分支，现在使用Hyperion Intelligence来创建月末报表。过去，分析师每个月通常需要花费好几天时间来准备报表，而现在15页的报表可以自动生成，并且配有彩色的图表和表格。这一改进每年将节省10多万美元。

Toyota Logistics Services同时也使用Hyperion Intelligence报表对每个月的实际货运成本进行衡量，而不是先前的每年一次。以前，创建一份成本报表需要花费200多个工时，而现在，在每个月末，报表会自动生成。Toyota不仅在分析师花费的时间方面节省了20多万美元，并且能够对货运成本进行每月一次的评估，而不是每年一次。这样，在全年时间内进行调整并有效的节省开支将变得更为简便。如果一个重要的活动（例如西部海岸港口关闭）迫使标准程序发生改变，只需一摁按钮便可立即得知这一转变对于收入的影响。

由于运输过程中的延误，每辆汽车每天耗费将近3美元。现在，报表可以向汽车的运输分析师发出警报，让他们采取行动，使汽车继续运行或者改变路线。如果每年运行的42.5万辆Camrys中的每一辆车都可以节省一天空闲的运输时间，潜在的收入可以达到100多万美元。

Bob Daly使用的EIS-style仪表盘每个月节省了很多花费在人工准备报表方面的时间。他以前的装着每月陈旧数据的4英寸装订夹，现在已经被5.5英寸、涵盖最新数据的笔记本电脑所取代。在节省成本之外，他根据变化即时对企业做出调整的能力也显著提高了。

特许经销处的规划分析师考察如何使特定市场区域的销售量最大化。例如，计划在一个销售量落后的大城市增加一个新的特许经销处。团队在报表的基础上发现：增加现有交易商的存货，将可以增加市场销售量。事实证明这个战略相当成功，节省了新的特许经销处初创阶段几百万美元的成本投入。

信息推动特许经销处决策的另一个例子是：利用报表来决定是否购买以前的Oldsmobile特许经销处，并使之为Toyota所用。Oldsmobile特许经销处采用“如果-那么”分析，将对于销售量可能的影响与接收特许经销处的成本进行比较。

以前，一个铁路分析师每天早晨需要启用13份报表，并将所有的信息合并成一个概述报表以便管理。现在，所有的报表都是自动运行的，并且在运行过程中的每一步都会进行大量的计算。现在只需要一部分的时间就可以完成报表，分析师可以利用剩余的时间超前管理铁路运输。

数据存储仓库和Hyperion Intelligence甚至被用于解决一些异常的问题。当从日本来的船只运载的汽车超过5000辆，汽车将被卸载和停放。有时，钥匙丢失，要确定是谁停放的汽车并找到钥匙是相当困难的。现在，Toyota利用Hyperion Intelligence寻找汽车识别号码VIN和钥匙的序列配对，就能够迅速制造出一把新钥匙，这样，每个星期就可以节省很多时间和费用。

从EIS-Style运营概况到每一辆汽车的详细情况，Toyota充分利用可获得的数据，重新设计了很多关键的进程。对Toyota Motor Sales而言，在准确、及时的数据基础上做出决策已经成为现实，而不是将来的远景。

对于复杂的查询和分析，TMS选择了Hyperion Intelligence这一先进、易用的工具。利用来自于现有企业信息系统的数据，Hyperion Intelligence 可以帮助信息开发人员、财务分析人员和最终用户将原始数据转变为有助于制订决策的有用信息。对于战略决策者的首席财务官而言，选择简单务实的商务软件可以帮助企业最大限度地提升企业绩效。

（作者为海波龙（Hyperion）公司北方区总经理）

（本栏目由海波龙（Hyperion）公司协办）